下面是:
“共识工作坊”流程图
--《团队引导工作坊》5-3-1作业(三)
之前在运用共识工作坊时,我比较困扰的是:如何根据直觉分组?怎样确定最佳命名最佳?通过7.25的学习和演练,我找到了对策。为此,我将“共识工作坊”按照自己的理解,进行了重新的梳理。
虽然大家都认为
“共识工作坊”一个有5个步骤,我之前也一直这样认为。但这次的学习和体验后,我会很坚定地认为:“共识工作坊”包括6个步骤:准备、情境、头脑风暴、分组、命名、决定。
区别在于,我将“准备”也列入了其中了。下面我们来拆解每一个步骤,就知道原因所在了。
一、准备
准备环节的目的是:澄清工作坊的意图,我个人认为这是工作坊成败的关键。无论引导者来自专业的架构还是企业内部,需求方提出这个工作坊,背后都有原因,需要深挖。
1、工作坊的问题
“共识工作坊”是针对某个主题,通过集体综合思考的过程,来达成共识的途径。一切都是围绕着工作坊的主题展开的。那么,什么是工作坊的主题呢?我的理解就是需求方要解决的问题和要求。例如,一个需求方提出,要做一个团队凝聚力的共识工作坊。看到这个主题,可能会让人无从下手。我们需要跟需求方确认问题并细化主题,可能方问题有:
(1)目前团队在凝聚力方面,有哪些让你觉得可以改善的方面呢?
(2)如果不做这个工作坊,团队会处于什么状态?
(3)如果工作坊非常成功,您希望看到些什么?
(4)您怎么知道这次工作坊达到目的了?(可根据上一个问题来选择是否继续问)
通过上面的几个问题,可以了解到:团队的现状--问题(2)、差距—问题(1)、目标—问题(3)、评估指标—问题(4).将这几个问题整合起来,就能得到一个符合SMART原则的主题了。这样做的好处有:
1)明确目标
通过了解工作坊的背景,明确目标,对产出有清晰的认识。
2)以终为始
根据主题确定理性目标,评估参与者的现状和需求者的期待确定体验目标,后面的5个步骤,均围绕着理性目标和体验目标进行,确保了有效的产出。
2、理性目标
理性目标,是对工作坊问题的细化,通常具体到:完成一份行为清单,确定一份计划初稿,找到某个问题的解决方案等。例如,针对一个
“如何确保2016年的年度培训计划符合企业和部门的需求?”问题,关注的是计划中课程与培训需求的匹配度,而关键在于需求的挖掘,理性目标就可以是:找到挖掘培训需求的有效途径和方法。
3、体验目标
体验目标是工作坊的氛围和基调,包括两个方面:
(1)团队需要体验的情绪和感受,如:兴奋、冷静、庆祝、信心等。
(2)引导师希望在团队发生的情况,如:更深入的观点,独特的创意、新的发现等。
不少伙伴反馈:不知道如何确定体验目标。我自己的经验是先从参与者的基本信息切入,评估他们对于完成工作坊问题的情绪状态,来确定体验目标。例如,同样是“如何确保2016年的年度培训计划符合企业和部门的需求?”
如果参与者是经验丰富的HR团队,且他们最近两年对年度培训的重视度不够,则体验目标可以确定为:让团队认识到培训需求的重要性;如果参与者是大多数为新手的HR团队,且他们觉得困难很大,则体验目标可以确定为:让团队树立信心。
二、情境
情境的目的是:设定全体参与的基调、明确任务、介绍工作坊会怎样进行。包括下面四个步骤
如果说步骤一准备是关于引导者的准备,那么步骤二情境,就是关于参与者的准备。具体表现如下:
1、陈述工作坊的目标
明确、清晰的目标,本身对参与者就是一种激励。同时也让参加者知道最终需要达成的结果是什么?让目标作为后续步骤的指引。
2、澄清工作坊的问题
没有错误的答案,只有错误的问题。很多时候,我们给出了一个模糊的问题,却希望得到一个具体的结果。或者认为参与者应该清楚问题所在,就将问题一带而过,结果发现大家对问题本身的理解不同,导致在头脑风暴和后续的过程中,可能产生了多个焦点,影响到了最终的产出。正确的做法是:将工作坊的问题张贴在房间的前面,询问参与者是否理解?若有需要,可以请大家讨论后对问题做些修正。
3、解释流程和时间安排
有些伙伴为了保持神秘,不提前告知流程和时间安排,这样可能会让参与者产生焦虑,甚至烦躁。这是我们伴随面对未知的恐惧所带来的负面情绪,因为这让我们缺乏安全感。解释流程时,可以将所有的步骤分为几个模块来简单说明,例如:个人头脑风暴;小组分享……
4、主题交流
在情境的最后环节,可以针对工作坊的问题,进行一个简短的焦点讨论,作为热身。运用ORID四个问题,就可以轻松达到目的。
三、头脑风暴
步骤三头脑风暴的目的:快速列出想法和问题,让所有人都参与贡献想法、提取团队最好的初步思考。包括:个人头脑风暴、小组选择想法和提交第一轮卡片三个环节。每个环节的目的和要求均不同。
1、个人头脑风暴
个人头脑风暴是共识工作坊的基础,也是促进人人参与和贡献的方式之一。在个人头脑风暴期间,要求参与者安静思考,快速列出自己想到的观点或想法。完成后,从中选出规定数量的重要想法。
2、小组选择想法
接下来在2-5人组成的小组中,讨论这些想法,并筛选出要求的想法,将这些想法写在卡片上。引导师需要事先准备卡片的书写范例,如:大字体正、6-14个字、一张卡上一个想法。请各小组按照这个要求来写卡片。每个小组要写的卡片数量,取决于参与者的人数和分组。最理想的是全体最后收集到35-45张卡片。
3、提交第一轮卡片
请每个小组选择最想分享的卡片,第一轮需要收集到12-15张,每个小组在第一轮提交的具体卡片数量,可根据参与者人数和分组来确定。收集到卡片后,将卡片随意张贴在墙上并逐一读出内容。此时,引导师要保存客观、包容的态度,说明没有错误的答案,并询问是否有不清楚的地方?若有,请卡片的原创人来做出解释,避免猜测或判断。
四、分组
步骤四分组的目的:推动团队的直觉、发现共识点、形成新的关系、揭示在哪里需要新的数据。包括下面四个环节:卡片配对、收集第二轮卡片,给每个群组做标签,收集其余卡片。
在分组这个步骤中,之前我比较困惑的问题:如何根据直觉分组?可通过配对的方式来解决。针对众多散乱的卡片,也快速分组的确是件头疼的事情。通过先两两配对的方式,降低了分组的难度。同时,为什么会将某张卡片放在同一组,可以考虑:背后的意图、行动、成就是否一致?引导师可以提问:“这是关于什么的?”、“这个小组在做什么?”、“这个小组与前面有什么不同?”
之前我不理解做标签的目的,觉得有点多余。这次我体会到了通过标签的方式,是帮助各个小组快速分组的一个有效方式。在分组结束后,不急于进行下一步,而是停下来,询问大家是否还有需要补充的想法?这也是我这次学习的一个收获。
五、命名
步骤五命名,目的是:引导深入的对话以澄清团队共识、扩展个人最初的视角、催化对最终产出的拥有感。
之前在“命名”这个环节,大家对于什么样的命名更适合这个问题,一直比较困惑。通过这次学习,我有了下面的两个收获:
1、提问
通过提问来引发参与者思考,例如:我们可以用哪4-6个字来描述这组的所有卡片?这些卡片能反映出我们什么样的观点?
2、回到目标
这个命名是否能概括这组的观点并回应工作坊的问题?很多时候,我们纠结在命名本身,忘记了命名的目的是什么?提醒大家回到我们要解决的问题,更有助于得到针对目标的共识。
在进行命名时,先从卡片最大的一组开始,在完成一组后,就可以将相应的标签拿掉。
六、决定
步骤六决定的目的是:确定并拥有共识、识别共识的层面和涵义、清楚知道下一步。这个步骤可以运用ORID来进行,具体流程见下图:
七、工作坊结束时可选的跟进步骤
在共识工作坊
“命名”步骤中,产生了几组命名,我们可以充分利用这些命名。主要可以从三方面着手:
1、事实陈述
1)撰写句子
例如,要做使命陈述,可以请每个小组,根据命名,为每一列写一个句子,然后将这些句子,组成最终的使命陈述。
2)撰写段落
根据每组的信息提供段落大意,每一列请一个小组来写一段话。
3)用作目录
若有适合的导言和结论,工作坊各列可以作为研究或报告的目录。每列的卡片可以用来开始一章的写作。哈哈,其实这就是我自己写书的思路呢。补充一点,对于课程开发而言,可能每列的命名,就是我们的课程大纲。在2013.12.1苏州的线下活动http://blog.sina.com.cn/s/blog_3e4839f70101dn3e.html
中,我们就针对培训现场授课技巧的问题进行了共创,最终每个小组产出了一个TTT的微课程。
2、准备行动
1)优先排序各列
在工作坊的决定步骤中,用焦点讨论法,与参与者讨论各列的优先顺序,并进行排序。
2) 设立特别小组或委员会
通常我们会针对工作坊的问题成立项目委员会,这样的结果是:可能最终的行动只跟这几位成员有关,其他参与者会觉得跟自己没有什么关系。这里分享的是针对每组命名设立小的委员会或特别小组,通过让邀请更多参与者加入,获得更多人的参与和投入。
3)就一些列开展共识工作坊或行动计划
如果本次的共识工作坊主题比较大,最终得到的每列范畴也比较广,就可以根据情况和需要,针对各列继续进行共识工作坊,或者指定行动计划。
3、展示观点的图像
1)创建清晰的白板纸说明
发动参与者讨论各列将的关系,然后将这些关系呈现在白板纸上。
2)用画图或图表来说明共识
用头脑风暴得到一列图形图像(如几何图形、物体等),并将每组命名绘制在一个图形上。
例如,2014.12月在上海的共识工作坊中,我们针对“做些什么努力能让自己成为沟通高手”进行群策群力,最后每个小组讨论绘制了一张图,来说明共识。
3)创造一首歌或诗
用各列的命名或重要词语,变成押韵的短句或其他形式,加上曲调创造成一首歌。