项目中抱怨最多的恐怕就是“会议太多”了。下面我们看见如何避免过度开会的情况。

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l  构建更好的会议

1)        如果会议较短而且有用，那么引起的“憎恨”往往会少的多；

2)        每个会议都应该有一个要点，而且只需要实现这个要点就好了；

3)        对于项目经理需要的会就两种：团队会议，一对一的会议；目的是沟通和团队建设，应规划成周期性的会议，不应该长篇大论。

4)        每次会议的长度不要超过1个小时，如果超过一个小时，宁可一周安排两次会议，而不是用一次数小时的会议来替代；

5)        一对一的会议，有半个小时就足够了；

6)        启动和收尾会议可能会长一点，但其他类型的会议应该尽可能的短，会议上应该只邀请需要参加会议的人。

7)        有一个取巧的做法，就是在周会上，讨论某些特殊的话题；先简短的把项目周期性的工作总结一下，然后马上转为需要讨论的特定话题。

8)        把一些短会改成邮件或其他沟通方式，例如收集工作状态；

9)        计划会议的日程，并为每个话题设定时间，如果有必要就提前结束会议；

10)    需要评审的文档提前一到两天发给与会人员，而不是在会议上宣读；

11)    为了避免会议碎片化工作效率，尽量安排在一天的开始，或午饭前，或者下班前的时段；

12)    有些人未必需要全程参加会议，可以在需要其出现时在邀请他，或者让某些人提前离开；

13)    开会前确认与会人员是否会按时参加

l  把会开得更好

1)        准时开始；

2)        对于自己发起的会议，绝对不要迟到；

3)        及时压制那些偏题的话题

4)        如果需要，在会议快要结束时总结那些紧急重要的要点；

5)        贯彻那些会议的决议项；

6)        讨论未来会议要继续讨论的议程；

7)        设定会议行为的基本准则；

8)        会后整理会议记录，需要贯彻执行决议，需要分配的行动项

l  排除不需要的会议

1)        规划会议时，要看看是否有更好的方法可以替代它；

2)        审查现有的会议，取消那些不需要的会议