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直播电商领域的企业如何构建反舞弊制度

(2023-09-22 12:06:50)
标签:

直播电商

mcn机构

职务犯罪

内控与反舞弊

分类: 公司反舞弊

编者按

在直播行业欣欣向荣、直播带货产业链迅速发展壮大的背后,直播带货行业在制度建设上仍处于有待完善的阶段,巨额的利润驱使下,大量的舞弊行为滋生于企业管理制度的空隙之间。

基于此,「直播领域反舞弊」系列,共四篇文章。本系列的前三篇文章分别探讨了品牌方、MCN机构和平台方员工舞弊行为模式和刑事规制的可行性,本篇为第四篇,将重点介绍直播电商领域企业反舞弊制度的构建。

序言

“直播+电商”,也即直播带货这一新型电商销售模式,自2016年至今也已逐步从萌芽尝试阶段走向百花齐放的成熟阶段。各大商家、平台以及广大的消费者,通过电商平台利用互联网科技,搭建的商家和消费者的桥梁,享受了极大的便利。然而,行业运营模式虽经数年打磨已逐渐成熟,但行业制度的成熟与规范并非瓜熟蒂落,通过对实务中舞弊现象的分析可以看出,目前直播电商行业仍然存在不少的制度缺口,存在较大的舞弊空间。

根据新闻报道及相关裁判文书的调研发现,无论是上游的品牌方、还是中游的平台方和MCN机构,都存在各式各样的舞弊现象,或侵占公司财产、或收受贿赂,极大影响了公司的声誉,也给公司造成了巨大的经济损失。因此,如若能够有效地设计和优化制度,一方面能够在源头上减少舞弊情况的出现,另一方面能够在舞弊发生后的处理中更加游刃有余。本文将从宏观层面,介绍直播电商领域品牌方、MCN机构和平台方共通的反舞弊制度建设机制,并兼顾各方在制度设计和优化的关键点,以初步呈现出直播电商领域反舞弊制度建设的“点”与“面”。

一、员工人事管理反舞弊机制构建

通常而言,舞弊行为人多为公司内部员工,所谓家贼难防,如若公司内部员工与外部人员进行勾结,利用其职务便利以及对公司内部制度的熟悉,进行损害公司利益的舞弊行为,其隐蔽性和调查难度将攀升。因此,有效的员工人事管理反舞弊制度的设计与优化,则为重中之重。

员工手册及规章制度

完善和优化员工手册内容,并补充反舞弊相关的协议。由于直播电商领域电子设备使用的频率较高,很多业务洽谈、数据分析、项目实施都依托于手机、电脑、移动硬盘等设备的使用,因此应进一步规范该些电子设备的使用规范,如统一提供并要求员工在工作时使用公司提供的工作手机、工作电脑等,提前约定电子设备的权属和使用权限等反舞弊相关内容。如若后续发生舞弊问题,则可以据此展开具体的反舞弊调查工作。

反舞弊专项制度与政策

除基础的员工手册和部门规范等制度外,公司可以与员工签订反舞弊相关的专项协议,如反商业贿赂协议、保密协议、竞业限制协议等,预先与员工约法三章,告知其若实施舞弊行为,则可能需要承受的不利后果,以及针对其舞弊行为,公司享有的相关调查的权限。同时,该类协议的约定,也为后续公司通过司法路径解决问题,提供相应的依据。

针对性警示教育与培训

有效的反舞弊警示教育与培训,能够及时劝阻潜在的舞弊人员,放弃其舞弊的念头及计划,悬崖勒马,从而减少舞弊现象的发生。通过在直播电商领域中不同岗位工作权限及内容的设定,有针对性的、不同频次的定期开展反舞弊警示教育与培训,起到防范于未然的作用。

例如,就品牌方和MCN机构方,商务拓展人员(Business Development)是舞弊的高发岗位。因此,相较于其他岗位的人员,针对商务拓展人员的反舞弊警示教育与培训需更加全面与频繁。

二、交易对手管理反舞弊机制构建

在众多直播电商领域的舞弊案件中,无论是品牌方、还是MCN机构和平台方,舞弊人员通常会通过引入其实际控制的关联公司作为所在公司的交易对手,并虚设该关联公司为中间交易环节,而后通过低价与所在公司洽谈业务后高价转包给终端实际交易对手,或低价与终端实际交易对手洽谈业务后高价销售往其所在公司,以从中赚取差价,侵占公司财产。因此,对交易对手的选定和管理,是反舞弊机制设计的一大要点。

反舞弊/反商业贿赂协议

明确与交易对手签订反舞弊或反商业贿赂协议,具体内容可以依据同交易对手的合作情况,进行相关约定。例如,明确约定如若违反舞弊/反商业贿赂协议,则立即与之终止合作,并要求违约方承担协议约定的违约责任,如支付违约金等,并可以约定在后续的业务合作中将不再考虑该公司等的惩戒制度。

一方面,该反商业贿赂协议可以向交易对手表明公司的立场,减少交易对手员工以向公司行贿为由的舞弊行为,而对公司造成的不利影响。另一方面,该反商业贿赂协议,也可用作后续惩治舞弊行为的协议依据之一。

反舞弊信息披露制度

除签订反舞弊或反商业贿赂协议外,还可以进一步约定关联关系、利益冲突等反舞弊信息的披露条款与重大陈述不实的违约责任,即要求交易对手进一步披露其是否与公司内部员工存在一定的关联关系,与公司是否存在何种程度的利益冲突等,并要求其对其所做的承诺承担相应的责任。

该披露制度便于公司掌握员工与交易对手之间的关联关系,用以判断是否可能存在舞弊现象的可能,同时也能够在发生舞弊时,用作追究该交易对手责任的基础之一。

关联关系调查制度

在对外要求交易对手进行反舞弊信息披露的基础上,对内可以进一步对重点的交易对手展开关联关系调查,以有效识别未披露或异常关联交易。通常而言,关联关系是舞弊行为进行的纽带,快速锁定员工与交易对手及其项目主要负责人之间的关联关系,可以在一定程度上排查公司潜在舞弊“危险信号”,以确保公司能够准确掌握交易对手的真实情况。

结合对实务案例的梳理,较为常见的关联关系人,受限于社交圈的关联度和信任度,主要可分为四个类型:亲属类关联关系人、同学类关联关系人、同事类关联关系人、以及同乡类关联关系人。针对不同的关联关系人,公司则需要通过不同的调查方式进行确认和锁定。

三、业务流程管理反舞弊机制构建

业务洽淡的背景调查

业务合作的起始点为保证达到公平、公正、公开的结果,通常会采取招投标或类似招投标的方式进行。例如,在直播电商领域,品牌方对MCN机构的选取过程,或是头部的MCN机构对品牌方提供的待售产品的选品过程,均为类似招投标模式的评选活动,即通过评审员对参与者提交的服务方案或产品样品进行评审后,决定最终合作选取的对象。

但可能存在部分评审员直接与参与者存在关联关系,或者收受舞弊人员的贿赂而为部分参与投标者谋取不正当的利益,因此,针对参与投标者的背景调查则较为必要。

具体而言,公司可以通过对参与投标者自身的资质、提供的服务方案条件、行业的口碑及经验等进行调查,以判断评审结果是否合理。例如,在同等条件下,大部分参与的MCN机构,都提供各种不同方式的5%返点的情况下,最终选择了一家无返点,甚至账期付款条件极为苛刻的MCN机构进行合作,那么除非有更合适的理由,否则该家MCN机构极有可能存在异常的情况。

异常业务数据的分析

除合作前期对交易对手业务背景的调查外,在后续业务合作过程中,对业务数据也应及时进行分析,以判断是否存在异常情况。例如,在以流量为付款条件的直播服务过程中,直播的流量数据极高,但实际成交的数量却极少,则极有可能存在MCN机构工作人员虚假刷流量的情况。无论是MCN机构内部自查防止员工舞弊影响品牌声誉,还是品牌方防止直播费用被骗取,亦或是平台方对平台运营环境的维护,都需要在日常业务的进行中,制定异常业务数据的分析制度,以发现舞弊现象并及时进行处理与挽损。

四、财务流程管理反舞弊机制构建

财务是舞弊人员实施侵占公司财产的必经之路。如若为侵占公司财产类的舞弊行为,多数情况下需要在财务流程上进行一定程度的造假和掩饰,以骗取公司的钱款。根据调研显示,部分员工因负责直播运营的职务便利,通过伪造报销支出等方式,虚报直播实际支出费用,并通过报销程序将钱款套出。甚至有员工直接通过虚报合同的金额,而要求公司对超出合同约定的金额向交易对手付款,以获取相应的回扣。

因此,一方面公司需要将财务和业务的系统进行对接和互通,避免因无法同步互通而给舞弊人员仅通过信息差即可套取钱款的舞弊空间;另一方面,公司可以强化业务过程中财务支付和报销流程的审核,重点审核合同和财务凭证的真实性、有效性、合规性,要求对异常的报销事项作出必要说明并提供相应的凭证,以增加舞弊人员的舞弊成本。

若经内部审核,发现存在侵占公司财产数额较大的情形,可及时根据相关制度对舞弊人员采用内部处理措施,进行民事追偿救济或采取刑事手段追究其刑事责任。

五、举报线索管理反舞弊机制构建

举报往往是舞弊现象发现的一个重要线索,因此构建畅通的对内、对外的举报通道,可以有效地增加发现舞弊线索的可能性。例如,开通专门的举报热线、举报邮箱等渠道,对内部员工、外部交易对手及其他第三方(如部分外部人员存在冒充公司员工进行诈骗的行为,其他第三方公司往往会误以为是被冒充公司所欺骗,而向被冒充公司进行举报或投诉被冒充公司)进行提供和公开,以接受可能的举报线索、发现潜在的舞弊行为,或预防因舞弊现象的扩大而造成更严重的不利后果。

结语

通过直播电商领域反舞弊制度的设计与优化,即员工人事管理制度、交易对手管理制度,以及业务与财务流程的管理制度的构建,能够增加舞弊人员的舞弊成本,一定程度上预防和减少舞弊现象的发生。结合举报线索管理制度的构建,能够进一步提高公司监察部门、合规部门对该类舞弊现象发现的敏感度。同时,基于前述的制度构建,在业务合作与开展的过程中处处留痕,为后续的可能涉及的仲裁申请、民事救济,甚至是刑事控告,预先做好充足的证据材料准备,以更好地应对与处理该些舞弊问题。

文:毛佳颖

本文为星瀚原创,如需转载请先联系。

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