加载中…《word排版技巧》
(2011-02-20 13:37:12)
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计算机应用it |
分类： 杂家 |
1.Word打印设置技巧6则
①.逆页序打印
1篇很多页的文档需打印,按Word中的默认设置，总是从第1页打印到最后1页,所以整篇文档打印完后是最后1页在最上面,第1页在最下面,这样又要手工将所有的页逆序整理一边.其实在打印前只要先在"工具"->"选项"->"打印"选项卡中选中"逆页序打印",即可在打印时按逆序从最后1页打印到第1页,从而打印完后所有的页是顺序排列的.
②.打印同1文档时使用不同的页面方向
如在1篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页面方向,可先选中需改变方向的文档内容,然后选择"文件"-"页面设置"命令,在弹出的"页面设置"对话框中的"纸型"选项卡中设置所需的页面方向,并在"应用"选项栏中选中"所选文字"即可.其实Word是在所选内容的前后各插入1个分节符,并仅对这1节中的内容进行页面方向更改,从而实现了在同一文档中使用不同的页面方向.
③.避免打印出不必要的附加信息
有时在打印1篇文当时会莫名其妙的打印出一些附加信息,如批注.隐藏文字.域代码等.要避免打印出不必要的附加信息,只要在打印前在"工具"->"选项"->"打印"选项卡中的"打印文档的附加信息"下不选中相应的项即可.
④.打印含窗体的格式化文档
利用Word中的窗体可创建诸如统计表格之类的格式化的文档,其他用户可在文档中特定的地方填写相关的信息,而不能更改其他处于非填写区的内容.如要利用已事先打印好的含窗体的空白文档(即在填写区还没有填写内容)来打印多份不同的统计信息,可在"工具"->"选项"->"打印"选项卡中选中"仅打印窗体域内容",这样当在窗体中填写完信息后,打印出来的将仅仅是所填写的信息,而不是将整个统计表格文档打印出来.
⑤.打印到文档
将1篇用Word编辑好的文档进行打印,而正好这台电脑又没有配备打印机,可在"打印"对话框中选中"打印到文档"选项,在输入文件名后即可生成1个后缀名为prn的打印机文件,在其他配备打印机的电脑上用这个打印机文件即可将文档进行打印,即使那台电脑上没有安装Word也行.
⑥.在打印预览界面下编辑文档
一般在打印预览界面中通过放大和缩小来预览文档最终的打印效果,其实只要点击打印预览工具条中的"放大镜"按钮(使按钮处于不按下的状态),就可在打印预览界面中直接编辑文档了,而不用关闭打印预览.
2.巧用Word分节符
在Word的6.0至Word2002版本中,每次开启1个新的空白文档时,都可在Word窗口的左下角发现"1页1节"的字样.由此可知,在此文档中,只包含1个"节".那么,什么是"节"呢?
"节"是Word用来划分文档的1种方式。引入"节"的概念,在编辑文档时,有时并不是从头到尾所有的页面都采用相同的外观.如,在某些文档中,可能会用较宽的表格,这时就希望这个带有表格文档的页面可进行"旋转",以便能取得更好显示效果.这时需用"分节"技术,来控制某个特定页面的版式属性.以Word最新版本Word2002为例：
分节符所包含的信息
分节符可包含以下信息:页面方向(横向或纵向).页边距.分栏状态.纵向对齐方式.行号.页眉和页脚样式.页码.纸型大小及纸张来源.
一.插入分节符
插入分节符的办法为,选择"插入"×"分隔符",弹出"分节符"对话框(如图1所示).然后选择合适的分节符类型,点击"确定"按钮即可.注意:可把分节符当作1种隐藏的代码,它包含所在位置前页面的各种信息(注意:一定是其所在位置之前的,用户在删除分节符时,了解这一概念非常必要).
二.让分节符现形
插入分节符之后,可能看不到它.因在最常用的"页面"视图模式下,看不到分节符.这时,可单击"常用"工具栏上"显示/隐藏编辑标记"按钮,让分节符现形.在文档中显示的分节符如图2所示.从图2可看出,分节符使用双行的虚线表示,同时括号里注明该分节符的类型.
三.了解分节符的类型
在Word2002中有4种分节符可供选择,分别是"下1页"."连续"."奇数页"和"偶数页"选项.
①下一页
在插入此分节符的地方,Word会强制分页,新的"节"从下1页开始.如在不同页面上分别用不同的页码样式.页眉和页脚文字,及想改变页面的纸张方向.纵向对齐方式或纸型,应使用这种分节符.
②连续
插入"连续"分节符后,文档不会被强制分页.但如"连续"分节符前后的页面设置不同,如纸型和纸张走向等,即使选择使用"连续"分节符,Word也会在分节符处强制文档分页.而"连续"分节符的作用,主要是帮助用户在同一页面上创建不同的分栏样式或不同的页边距大小.尤其是创建报纸样式的分栏时,更需连续分节符的帮助.
用Word6.0到Word2002版本的用户在设置报纸分栏时,并不需手工插入分节符.只需选定需分栏的段落,然后选合适的分栏数量即可,Word会自动在这些段落的前后插入连续分节符.如需取消分栏,可直接删除相关分节符,这比重新设置分栏要容易得多.
③奇数页
插入"奇数页"分节符后,新的1节会从其后的第1个奇数页面开始(以页码编号为准).在编辑长篇文稿,尤其是书稿时,人们一般习惯将新的章节题目排在奇数页,此时即可使用"奇数页"分节符.注意:如上一章节结束的位置是1个奇数页,也不必强制插入1个空白页.在插入"奇数页"分节符后,Word会自动在相应位置留出空白页.
④偶数页
"偶数页"分节符的功能与奇数页类似,只是后面的1节从偶数页开始.
改变分节符属性
插入分节符后,如需改变其属性,无需删除该分节符并重新插入新的分节符.可把光标放在需改变分节符属性的"节"中(即分节符前面的任意位置),然后选"文件"×"页面设置",在"页面设置"对话框中选"版式"选项卡,在"节的起始位置"选项中,选新的起始位置即可.
四.删除分节符
在需对分节符进行删除的时候,要注意分节符中所保存的版式信息影响的是其前面的文字,而不是后面的.要记牢,不然在删除时易选错删除对象,而把编辑好的文档弄得面目全非.
如需1次性删除文档中所有的分节符,可用Word2002"查找替换"功能.在"查找和替换"对话框中的"查找内容"选项中填写"^b"(这2个字符代表分节符),也可单击"高级"按钮,在"特殊字符"列表中选取"分节符"选项,并替换为空,然后点击"全部替换"按钮,文档中所有的分节符即可全部删除.
在删除分节符时,该分节符前面的文字会依照分节符后面的文字版式进行重新排版.如,1篇文档分为两个小节,第1小节分两栏,第2小节分3栏.此时如删除它们之间的分节符,那么整篇文档就会变成三栏版式.
五.利用分节符进行快速排版
分节符是排版的好帮手,不过它的作用可能并不局限于那些.例,可把设定好版式的分节符保存在自动图文集中,这样在以后使用时,直接插入该自动条目即可,省去了许多繁琐的排版工作.另外,如需在1个新的小节运用前面某个小节的版式(如纸型及纸张方向等),可进入"普通"视图模式,复制包含前面小节排版信息的分节符,然后把它粘贴到需设定同样版式的段落后.这样,新分节符上方的文字也自动遵循同样的版式.如用复制粘贴方式复制或移动文字,而复制的文字中包含分节符,那么当该段文字被粘贴后,文档中位于新粘贴文字前面的文字也将按新粘贴文字中分节符所规定的版式进行排列.由于在Word文档中,最后1小节的版式信息保存在文档的最后1个回车符中,所以当把最后1段连同回车符复制粘贴到文档的其他小节中时,最后1小节的版式同样会影响所粘贴文字前面的内容.
3.Word文档超级链接知多少
用Word编辑文档时,有些输入的内容会被自动变成蓝色的带有下划线的"超级链接",或称作"超链接",这是1种带有颜色和下划线的文字或图形,单击后可转向Internet中的文件.文件的位置或HTML网页,或是Intranet上的HTML网页.超链接还可转到新闻组或Gopher.Telnet和FTP站点.Word的这种自动功能给编辑文档带来便利.但有时,可能并不需Word这些"热心"举动,探讨用Word时有关超级链接的技巧.依据Word版本是WordXP.
一.关闭和开启自动超级链接
不希望Word自动把Internet和E-mail地址自动转换为超级链接,这时应选暂时关闭自动超级链接功能.您可选择"工具"×"自动更正选项",在"键入时自动套用格式"选项卡中取消"Internet及网络路径替换为超级链接"复选框,单击"确定"按钮.
二.取消超级链接
想取消某段特定文字或图像的超级链接,并不想彻底删除文字或图像时,可用鼠标右键单击该超级链接,在弹出的快捷菜单中选"取消超级链接"选项即可.
1次取消文档中所有的超级链接,可选"编辑"×"全选"(也可用组合键Ctrl+A),选中文档中的所有内容,然后按Ctrl+Shift+F9.不过需注意的是,这个快捷键的功能是将所有的"域",其中包括超级链接,转换为普通文本.所以,使用时要慎重,确保需转换的文档中不包含重要的域.因一旦域被转换成了普通文本,就无法自动被更新,并会因此产生错误.有关域的知识,可参阅Word的帮助文件.
三.避免不完整的超级链接
有时,输入的超级链接包含空格.结果1个地址还没有输入完整,刚1按下空格键,Word就把前半部分自动转换成了超级链接.遇到这种网络地址,在输入时,应用双引号把地址引起来,这样,当输入完尾部的双引号,再按下空格键时,这个中间带有空格的网络地址就能被正确地转换了.这里用双引号应是英文字符,而不是汉字的全角双引号.
四.编辑.跟踪超级链接
需改变文档中超级链接所显示的内容,可用鼠标右键单击该链接,选择"编辑超链接"选项,打开"编辑超级链接"对话框.在"要显示的文字"选项的文本框中输入新的文字,单击"确定"按钮即可.
在"编辑超级链接"对话框中,还可改变超级链接的地址,使它指向另外的网络地址或本地文件.跟踪超级链接的办法是按住Ctrl键,同时用鼠标单击该链接.
五.创建文档内部的超级链接
当需在1个文档内部创建超级链接,以实现阅读中的跳转时,可选择以下3种方法:
(1).拖放式编辑法
先保存文档,然后选特定的词.句或图像作为超级链接的目标,按下鼠标右键,把选定的目标拖到需链接到的位置,释放鼠标按键,在快捷菜单中选"在此创建超级链接"选项即可(如图4所示).
(2).拷贝.粘贴法
超级链接的起点和终点在文档中相距较远,使用拖放式编辑很不方便.这时,可用下面的步骤来创建超级链接.选择超级链接的目标词.句或图像,按Ctrl+C拷贝选定内容,把光标移动到需加入链接的位置,选择"编辑"×"粘贴为超链接"即可.
(3).书签法
先保存文档,选择特定的词.句或图像作为超级链接的目标,选择"插入"×"书签",插入书签时,需为书签命名,注意书签名不能重复.命名后单击"添加"按钮,把光标移到需添加超级链接的位置,选择"插入"×"超级链接",在"编辑超链接"对话框中单击"书签"按钮,并在"在文档中选择位置"对话框中选择特定的书签,单击"确定"按钮即可.
4.处理大型Word文档的命令和技巧
在处理一般的Word文档时,并不会特别注意到页眉页脚等功能.但对大型文档来说，好几十页的1篇东西,如把它打印出来后搞乱了各页的次序……但有页眉和页脚,重新按次序整理将非常Easy.
页眉和页脚
页眉和页脚允许把文档标题和页号自动加入到每1个页.设置文档的页眉和页脚时,只需1次性输入文字信息,这些文字信息就会出现在文档的每1页中.通常把文档的标题放入页眉(页面顶端),把页号放入页脚(页面底部).要访问有关页眉和页脚的命令,请先选择菜单"视图/页面",此时文档就显示为打印输出的分页效果.
选择菜单"视图/页眉和页脚",屏幕上就出现"页眉和页脚"工具条(如图1).开始时光标位于页眉区域,它是1个带虚线边框的区域.要切换到页脚区域,请点击"页眉和页脚"工具条上的"在页眉和页脚之间切换"按钮.再次点击同一按钮将返回页眉区域.
要为页脚加上页号,首先请切换到页脚设置模式,然后双击插入页号的位置,再点击"页眉和页脚"工具条上的"插入页码"按钮把页号的域代码插入文档--此举告诉Word页号应出现在指定的位置.如在应显示页号的地方看到了域代码{page},这是因开启了域代码显示,按下"Alt+F9"可关闭域代码.
高级页号设置
在页号旁边加上文字和符号可修饰页脚中显示的页号.如,可把页号设置成"--第2页--"这种形式.为此,只需把文本加入到Word插入的页号域代码旁边即可.另外,还可用鼠标选中页号,然后任意为页号设置文本格式,比如不同的字体大小和字体类型.
在单独使用页号的情况下,可把页号调整为"第X页共Y页"这种形式.要实现这一点,请选择菜单"视图/页眉和页脚",然后切换到页脚区域.接下来不要点击"插入页码",而是选择"插入自动图文集/第X页共Y页","第X页共Y页"的域代码就会出现在页脚之中.
对于大型文档(实际上是任何文档),还可把文档的文件名字插入到页脚.具体方法是:选择菜单"视图/页眉和页脚",切换到页脚,选择"插入自动图文集",然后从菜单选择"文件名".如希望文件路径也一同出现,请用"文件名字和路径"代替"文件".
如觉得频繁地选择"视图/页眉和页脚"菜单太麻烦,可从Word的"页面"视图直接转入页眉或页脚,从而跳过菜单选择.方法是双击页面的页眉或者页脚,页眉或页脚就立即处于编辑状态.类似地,要返回文档正文,只需双击页眉和页脚之外的任意位置.
页眉和页脚的显示分别由"页眉"."页脚"这两个样式格式化.如想要为页眉和页脚设置自己的样式,请选择菜单"格式/样式",选择想要修改的样式,然后依次选择"更改/格式/字体".修改字体样式,完成后点击"确定".
对于大型Word文档,常常希望取消第1页的页眉和页脚(比如制作封面).可按照如下步骤轻松地达到这一目的:在"页眉和页脚"工具条上点击"页面设置"按钮,选择"版式"选项卡,启用"首页不同"选项,然后点击"确定".要为文档的剩余部分创建页眉和页脚,请移到第2页,然后按照前面介绍的方法进行设置.
取消首页的页眉和页脚之后,往往还要让页号从第2页开始编号,即让第2页的页号显示为第1页,彻底取消首页或封面页对页号的影响.要实现这一点,请选择页脚,然后用鼠标选中页号,再点击"设置页码格式"按钮.把起始页号设置成0,然后点击"确定".这样,文档第2页的页号就变成了1.
5.处理大型Word文档的命令和技巧二
在处理一般的Word文档时,并不会特别注意到页眉页脚等功能.但是,对于大型文档来说它们可都是无价之宝.好几十页的1篇东西,如把它打印出来之后搞乱了各页的次序……天!想想后果吧.但要是有了页眉和页脚,重新按次序整理将非常Easy.
上期,介绍了"页眉"."页脚"以及"高级页号"等内容,您学会了吗?处理大型Word文档,除了以上方法,还有更多技巧,请看:
用标题分割内容
创建大型Word文档时,最好用标题把包含不同主题的页面分割开来.使用标题方便阅读者分层次阅读文档,使得他们能够很容易地找到各个主题.
要格式化标题,最简单的方法是使用样式,比如默认标题样式"标题1"."标题2"等.用样式格式化标题时,可很容易地得到文档内容目录.
要把样式应用到标题,请先用鼠标选中标题文字,然后从"格式"工具条的"样式"下拉列表框选择样式.如找不到自己想要的样式,点击样式下拉列表的时候按住"Shift键"就可显示出完整的样式清单.如要把文字格式转化成三种主要的标题样式--"标题1"."标题2"."标题3"的话,可直接使用键盘快捷方式,它们分别是:"Ctrl+Alt+1"."Ctrl+Alt+2"."Ctrl+Alt+3"(如图1).
用默认样式格式化标题的优点之一在于它有生成内容目录的能力.要生成内容目录,只需把光标移到要插入目录的位置(通常是文档开头),然后选择菜单"插入/索引和目录",选择"目录"选项卡,点击"确定"按钮.Word将自动在光标所在位置插入1个目录.
用结构图快速导航
用样式格式化文档标题的另外1个优点在于,可方便地利用文档结构图进行快速导航.要查看文档结构图,请选择菜单"视图/文档结构图",此时屏幕的左边就会显示出文档的标题列表.点击这个列表中的任意1个标题,文档主编辑区就会自动转到该标题所在位置.
如使用的是Word2000,大型文档既可用内容目录导航,也可用文档结构图导航.内容目录中的每一项都是指向文档中相应标题的超级链接,点击任意一项就可转到文档的相应部分.要快速返回文档的开头,只要按下"Ctrl+Home"键即可.
导航大型文档的另外1种方法是使用"编辑"菜单的"查找"功能查找特定的文字.如,假设要查找文档中介绍"购机选择"的那1部分,可直接搜索"购机选择"这几个字.倘若文档中这几个字出现次数不是很多,在"查找和替换"对话框中可点击"查找"以及"查找下1次"按钮查找单词的下1次匹配,找到正确的位置之后点击"取消"按钮即可.
当在文档中加入图形和图表时,不要忘了对它们进行编号并加上说明.在Word中,为图形加上题注是很方便的:先选中图形,然后选择菜单"插入/题注",在对话框中输入对图形的说明,最后点击"确定",Word将自动对图形进行编号并加上说明.如以后在这个图形之前加上了其他图形,或者删除了这个图形之前的图形,则Word将自动修改图形编号.
如想要在文档内部引用图形的题注,首先必须把题注转换成图文框.然后,把光标移到需插入题注引用的地方,选择菜单"插入/交叉引用",从"引用类型"列表,选择"图表"(如图3),从"引用内容"列表选择想要的引用类型,在"引用哪1个题注"中选择正确的题注,最后点击"插入"按钮.现在文档中插入了对指定图形题注的引用.如由于图形的前面加上或者删除了其他图形而导致图形编号改变,文档将自动地进行相应的更新.
6.Word2000的六项重要设置
一.度量单位
word中的度量单位有厘米.毫米.磅(1厘米约等于28.35磅).英寸和12点活字(1个12点活字等于12磅)五种.可在"工具→选项"的"常规"选项卡上选定使用哪一种度量单位.
"度量单位"下拉列表框的下面还有1个"使用字符单位"复选框,如将其选中,无论选定了哪种度量单位,视图标尺上的刻度值是"字符";"格式"→"段落"对话框的"缩进和间距"选项卡上"缩进"以"字符"来度量,"段前"."段后"以"行"来度量.
二.取消word97不支持的功能
在"工具→选项"的"保存"选项卡上有1个"取消word97不支持的功能"的复选框.
一旦选中该复选框,就无法使用word97不支持的功能,如在表格单元格中插入表格的功能.具体表现为:当光标移入表格单元格中后,"表格→插入"选单下的"插入表格"命令以及表格工具栏上"插入表格"按钮无法使用.
三.即点即输
在"工具→选项"的"编辑"选项卡上有1个"即点即输"选项区,共有两项设置,即"启用'即点即输'"复选框和"默认段落样式"下拉列表框.需使用即点即输功能,则应选中"启用'即点即输'"复选框,然后在"默认段落样式"下拉列表框中选定所需的段落样式(缺省值为"正文").
四.嵌入truetype字体
当文档中包含某些特殊字体(一般电脑上不安装的字体),如office2000所带的繁体字--mingliu,为了能在其它未装特殊字体的电脑上能正常打开该文档,可在文档中嵌入truetype字体.方法是:将"工具→选项"的"保存"选项卡上的"嵌入truetype字体"复选框选中.
由于1个truetype字体文件的长度,小则数兆,大则十多兆,所以嵌入truetype字体后,文档长度一般将增至数十兆,给编辑.使用带来极大不便.如再选中"只嵌入所用字符"复选框,则文档的长度不会增大很多,但在其它电脑上不能编辑文档中特殊字体部分的内容.
五.首行缩进
是否选用首行缩进功能,可在"段落"→"缩进和间距"→"特殊格式"下拉列表框中设定.如不选用,则必须将"工具→自动更正"的"键入时自动套用格式"和"自动套用格式"选项卡上的"首行缩进"复选框取消.
如选用首行缩进功能,则选中"工具"→"选项"对话框"常规"选项卡上的"使用字符单位"复选框.这样"首行缩进"的距离值就以字符来度量,从而省略每次改变字体大小后,重新设定"度量值"的工作.
六.文档网格
在"文件→页面设置→文档网格"选项卡上有4种选择,即:"无网格"."只指定行网格"(默认)."指定行网格和字符网格"和"文字对齐字符网格".用户可根据编辑文档的类型,选用其中的某1种.
编辑普通文档时,宜选择"无网格".这样能使文档中所有段落样式文字的实际行间距均与其样式中的规定一致.
编辑图文混排的长文档时,则应选择"指定行网格和字符网格".否则重新打开文档时,会出现图件不在原处的情况.
7.利用Word2000阅读电子文档
时下随着大量免费电子邮件杂志的涌现,中文读书软件逐渐流行起来,如ReadBook.e-book之类.这些读书软件有1个普遍的共同点:就是支持多种格式的文档,并且可自由设定自动滚屏以方便阅读.其实Word2000比起这些软件来毫不逊色,现在看如何把Word2000变成1款"读书软件".
第一步:打开将要阅读的文档,选择[工具]菜单中的[选项]命令,然后单击[常规]标签,在"常规选项"中将"蓝底白字"选上.这样做利于消除眼睛疲劳,事实上许多读书软件也是这么做的,如ReadBook.
第二步:单击[视图]菜单中的[网络线]命令,这时屏幕上便出现等间距的坐标线,这样做的目的是为了便于阅读.
第三步:选择[工具]菜单中的[自定义]命令,在弹出的[自定义]对话框中单击[命令]标签,在"类别"一栏中选择"所有命令"并用鼠标在"命令"一栏中将"AutoScroll"拖至工具栏中任一位置,这时出工具栏上便会出现"自动滚动"快捷按钮,只需点击一下,鼠标便会在屏幕右侧的垂直滚动条中变成一上一下的两个"▲"和"▼".
向上轻移鼠标,便可实现自动向上卷屏;同理,向下移动便可实现自动向下卷屏.离垂直滚动条顶端或底端越近,卷屏速度越快;离滚动条中点越近,速度越慢.所要做的就是控制好速度,然后就可慢慢读文章了,悠哉乐哉!读到精彩之处,想要停下来细看怎么办?没关系,随便点一下鼠标就会停下来,要继续则再次按下该快捷按钮即可.今天读不完,可选择[插入]菜单中的[书签]命令做个书签,保存起来留作下次读书时备用.
用Word2000来读书,不仅因它的实质性功能一点儿都不比专业的读书软件差,还因它所支持的文档格式相对于平常的读书软件要多得多,而且如文档中含有图片或背景音乐,Word2000照样支持,平常的读书软件则显得无能为力.使用Word2000的另一大理由是它还支持BIG5码.
8.巧用格式刷快速设置段落和文字格式
在WORD的常用工具栏中有1个"格式刷"按钮,它的功能就是将某1段落和文字的排版格式复制给另1段落和文字.因此通过格式刷可实现以某一段落或某几个文字的排版格式为蓝本,将其它段落或文字均设置成此格式.方法是:对于段落,先将光标停在源段落(蓝本),然后点格式刷按钮,此时鼠标指针变成1把小刷子,这时只需将刷子在目标段落上单击一下,目标段落格式便与源段落格式变成一致;对于文字,先将源文字标记成块,然后点格式刷按钮,此时鼠标指针变成一把刷子,这时只需将目标文字标记成块,则目标文字的格式与源文字变成一致.但这样每次只能刷1次,若在点"格式刷"按钮时双击,使其处于被按下的状态,则可接连刷若干次,(要取消格式光标时,只需按ESC键或再次单击"格式刷"按钮)这对于要将多个格式比较复杂.位置比较分散的段落或文字的格式设成一致时,效率很高,免去了重复为每1个对象设置格式的麻烦.另外有兴趣的朋友可钻研一下"样式",利用它也可省去不少重复的操作.
9.利用矩形区域块(列块)完成一些特殊功能
在WORD中要将文字.段落标记成块,可能大多数用户已经很熟练,可还有1个有用功能未必大家都知道,那就是标记矩形区域块,方法是:先按ALT键不放,然后按住鼠标左键在文档区内画1个矩形区域,即可标记1个矩形块.然后对这个块可像其它块一样进行各种块操作.这种方式在文档内容需以列块方式操作时很有用.如当文档内容中含有多个列数据(但又不宜采用表格),需对各列进行移动.复制或改变列的间距等操作时.
10.Word2000中样式的使用
Word提供了多种可供选择的样式.但是有时可能需创建新的样式,或者更改所需的外观.在创建新样式时,可指定是否将它应用到段落或字符中.另外,为样式指定1个描述其结果的简短.描述性名称,可使和其他人在使用该样式时能够回想起其结果.要更改样式,可调整已有样式的格式设置.
(1).创建新样式
①选定要将其格式保存为样式的文本.
②单击"格式"菜单,单击"样式",然后单击新建.
③键入简短的.描述性名称.
④单击"样式类型"下拉箭头,然后单击"段落",在样式中包括所选文本的行距和页边距,或者单击"字符",在样式中只包括格式,如字体.字号和粗体.
⑤单击"后续段落样式"下拉箭头,然后单击要在使用了该新样式的段落后将应用的样式名称.
⑥单击"添至模板"复选框,将新样式保护到当前模板中.
⑦单击"确定".
⑧单击"应用"或"关闭".
浏览不同的样式列表.
在查看样式对话框中的样式列表时,可选择要查看的样式类型:正在使用的样式,所有样式和用户定义的样式.在样式列表框中显示的样式将基于所选的选项.
(2).更改老样式
①单击"格式"菜单,然后单击"样式".
②单击要更改的样式.
③单击"更改".
④单击格式,然后单击要更改的格式类型.
a.要更改字符"格式",如字体类型和粗体,可单击字体.
b.要更改行距和缩进,可单击段落.
⑤选择所需的格式选项,然后单击确定.
⑥检查预览框,预览样式描述.进行所需的格式更改.
⑦单击"确定".
⑧单击"应用"或"关闭".
提示:
使用样式节省时间.
一旦用样式设置了文档格式,就可快速尝试使用不同的外观.更改每个样式,然后查看自动更改的带有该样式的所有文本.
实验:
(3).快速创建标题样式.
可创建居中和粗体文本的标题样式.键入"标题",选定该文本,然后单击格式工具栏上的居中和加粗按钮.接下来,突出显示格式工具栏上的样式框中的样式名称.键入名称,如标题,然后按Enter键.现在的文档就可使用该样式了.
(4).快速修改标题样式.
可使带有标题样式的文本倾斜.选定标题文本,单击格式工具栏上的倾斜按钮,单击样式下拉箭头,单击标题,单击更新样式,以反映最近所做修改单选钮,再单击确定.
①.逆页序打印
1篇很多页的文档需打印,按Word中的默认设置，总是从第1页打印到最后1页,所以整篇文档打印完后是最后1页在最上面,第1页在最下面,这样又要手工将所有的页逆序整理一边.其实在打印前只要先在"工具"->"选项"->"打印"选项卡中选中"逆页序打印",即可在打印时按逆序从最后1页打印到第1页,从而打印完后所有的页是顺序排列的.
②.打印同1文档时使用不同的页面方向
如在1篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页面方向,可先选中需改变方向的文档内容,然后选择"文件"-"页面设置"命令,在弹出的"页面设置"对话框中的"纸型"选项卡中设置所需的页面方向,并在"应用"选项栏中选中"所选文字"即可.其实Word是在所选内容的前后各插入1个分节符,并仅对这1节中的内容进行页面方向更改,从而实现了在同一文档中使用不同的页面方向.
③.避免打印出不必要的附加信息
有时在打印1篇文当时会莫名其妙的打印出一些附加信息,如批注.隐藏文字.域代码等.要避免打印出不必要的附加信息,只要在打印前在"工具"->"选项"->"打印"选项卡中的"打印文档的附加信息"下不选中相应的项即可.
④.打印含窗体的格式化文档
利用Word中的窗体可创建诸如统计表格之类的格式化的文档,其他用户可在文档中特定的地方填写相关的信息,而不能更改其他处于非填写区的内容.如要利用已事先打印好的含窗体的空白文档(即在填写区还没有填写内容)来打印多份不同的统计信息,可在"工具"->"选项"->"打印"选项卡中选中"仅打印窗体域内容",这样当在窗体中填写完信息后,打印出来的将仅仅是所填写的信息,而不是将整个统计表格文档打印出来.
⑤.打印到文档
将1篇用Word编辑好的文档进行打印,而正好这台电脑又没有配备打印机,可在"打印"对话框中选中"打印到文档"选项,在输入文件名后即可生成1个后缀名为prn的打印机文件,在其他配备打印机的电脑上用这个打印机文件即可将文档进行打印,即使那台电脑上没有安装Word也行.
⑥.在打印预览界面下编辑文档
一般在打印预览界面中通过放大和缩小来预览文档最终的打印效果,其实只要点击打印预览工具条中的"放大镜"按钮(使按钮处于不按下的状态),就可在打印预览界面中直接编辑文档了,而不用关闭打印预览.
2.巧用Word分节符
在Word的6.0至Word2002版本中,每次开启1个新的空白文档时,都可在Word窗口的左下角发现"1页1节"的字样.由此可知,在此文档中,只包含1个"节".那么,什么是"节"呢?
"节"是Word用来划分文档的1种方式。引入"节"的概念,在编辑文档时,有时并不是从头到尾所有的页面都采用相同的外观.如,在某些文档中,可能会用较宽的表格,这时就希望这个带有表格文档的页面可进行"旋转",以便能取得更好显示效果.这时需用"分节"技术,来控制某个特定页面的版式属性.以Word最新版本Word2002为例：
分节符所包含的信息
分节符可包含以下信息:页面方向(横向或纵向).页边距.分栏状态.纵向对齐方式.行号.页眉和页脚样式.页码.纸型大小及纸张来源.
一.插入分节符
插入分节符的办法为,选择"插入"×"分隔符",弹出"分节符"对话框(如图1所示).然后选择合适的分节符类型,点击"确定"按钮即可.注意:可把分节符当作1种隐藏的代码,它包含所在位置前页面的各种信息(注意:一定是其所在位置之前的,用户在删除分节符时,了解这一概念非常必要).
二.让分节符现形
插入分节符之后,可能看不到它.因在最常用的"页面"视图模式下,看不到分节符.这时,可单击"常用"工具栏上"显示/隐藏编辑标记"按钮,让分节符现形.在文档中显示的分节符如图2所示.从图2可看出,分节符使用双行的虚线表示,同时括号里注明该分节符的类型.
三.了解分节符的类型
在Word2002中有4种分节符可供选择,分别是"下1页"."连续"."奇数页"和"偶数页"选项.
①下一页
在插入此分节符的地方,Word会强制分页,新的"节"从下1页开始.如在不同页面上分别用不同的页码样式.页眉和页脚文字,及想改变页面的纸张方向.纵向对齐方式或纸型,应使用这种分节符.
②连续
插入"连续"分节符后,文档不会被强制分页.但如"连续"分节符前后的页面设置不同,如纸型和纸张走向等,即使选择使用"连续"分节符,Word也会在分节符处强制文档分页.而"连续"分节符的作用,主要是帮助用户在同一页面上创建不同的分栏样式或不同的页边距大小.尤其是创建报纸样式的分栏时,更需连续分节符的帮助.
用Word6.0到Word2002版本的用户在设置报纸分栏时,并不需手工插入分节符.只需选定需分栏的段落,然后选合适的分栏数量即可,Word会自动在这些段落的前后插入连续分节符.如需取消分栏,可直接删除相关分节符,这比重新设置分栏要容易得多.
③奇数页
插入"奇数页"分节符后,新的1节会从其后的第1个奇数页面开始(以页码编号为准).在编辑长篇文稿,尤其是书稿时,人们一般习惯将新的章节题目排在奇数页,此时即可使用"奇数页"分节符.注意:如上一章节结束的位置是1个奇数页,也不必强制插入1个空白页.在插入"奇数页"分节符后,Word会自动在相应位置留出空白页.
④偶数页
"偶数页"分节符的功能与奇数页类似,只是后面的1节从偶数页开始.
改变分节符属性
插入分节符后,如需改变其属性,无需删除该分节符并重新插入新的分节符.可把光标放在需改变分节符属性的"节"中(即分节符前面的任意位置),然后选"文件"×"页面设置",在"页面设置"对话框中选"版式"选项卡,在"节的起始位置"选项中,选新的起始位置即可.
四.删除分节符
在需对分节符进行删除的时候,要注意分节符中所保存的版式信息影响的是其前面的文字,而不是后面的.要记牢,不然在删除时易选错删除对象,而把编辑好的文档弄得面目全非.
如需1次性删除文档中所有的分节符,可用Word2002"查找替换"功能.在"查找和替换"对话框中的"查找内容"选项中填写"^b"(这2个字符代表分节符),也可单击"高级"按钮,在"特殊字符"列表中选取"分节符"选项,并替换为空,然后点击"全部替换"按钮,文档中所有的分节符即可全部删除.
在删除分节符时,该分节符前面的文字会依照分节符后面的文字版式进行重新排版.如,1篇文档分为两个小节,第1小节分两栏,第2小节分3栏.此时如删除它们之间的分节符,那么整篇文档就会变成三栏版式.
五.利用分节符进行快速排版
分节符是排版的好帮手,不过它的作用可能并不局限于那些.例,可把设定好版式的分节符保存在自动图文集中,这样在以后使用时,直接插入该自动条目即可,省去了许多繁琐的排版工作.另外,如需在1个新的小节运用前面某个小节的版式(如纸型及纸张方向等),可进入"普通"视图模式,复制包含前面小节排版信息的分节符,然后把它粘贴到需设定同样版式的段落后.这样,新分节符上方的文字也自动遵循同样的版式.如用复制粘贴方式复制或移动文字,而复制的文字中包含分节符,那么当该段文字被粘贴后,文档中位于新粘贴文字前面的文字也将按新粘贴文字中分节符所规定的版式进行排列.由于在Word文档中,最后1小节的版式信息保存在文档的最后1个回车符中,所以当把最后1段连同回车符复制粘贴到文档的其他小节中时,最后1小节的版式同样会影响所粘贴文字前面的内容.
3.Word文档超级链接知多少
用Word编辑文档时,有些输入的内容会被自动变成蓝色的带有下划线的"超级链接",或称作"超链接",这是1种带有颜色和下划线的文字或图形,单击后可转向Internet中的文件.文件的位置或HTML网页,或是Intranet上的HTML网页.超链接还可转到新闻组或Gopher.Telnet和FTP站点.Word的这种自动功能给编辑文档带来便利.但有时,可能并不需Word这些"热心"举动,探讨用Word时有关超级链接的技巧.依据Word版本是WordXP.
一.关闭和开启自动超级链接
不希望Word自动把Internet和E-mail地址自动转换为超级链接,这时应选暂时关闭自动超级链接功能.您可选择"工具"×"自动更正选项",在"键入时自动套用格式"选项卡中取消"Internet及网络路径替换为超级链接"复选框,单击"确定"按钮.
二.取消超级链接
想取消某段特定文字或图像的超级链接,并不想彻底删除文字或图像时,可用鼠标右键单击该超级链接,在弹出的快捷菜单中选"取消超级链接"选项即可.
1次取消文档中所有的超级链接,可选"编辑"×"全选"(也可用组合键Ctrl+A),选中文档中的所有内容,然后按Ctrl+Shift+F9.不过需注意的是,这个快捷键的功能是将所有的"域",其中包括超级链接,转换为普通文本.所以,使用时要慎重,确保需转换的文档中不包含重要的域.因一旦域被转换成了普通文本,就无法自动被更新,并会因此产生错误.有关域的知识,可参阅Word的帮助文件.
三.避免不完整的超级链接
有时,输入的超级链接包含空格.结果1个地址还没有输入完整,刚1按下空格键,Word就把前半部分自动转换成了超级链接.遇到这种网络地址,在输入时,应用双引号把地址引起来,这样,当输入完尾部的双引号,再按下空格键时,这个中间带有空格的网络地址就能被正确地转换了.这里用双引号应是英文字符,而不是汉字的全角双引号.
四.编辑.跟踪超级链接
需改变文档中超级链接所显示的内容,可用鼠标右键单击该链接,选择"编辑超链接"选项,打开"编辑超级链接"对话框.在"要显示的文字"选项的文本框中输入新的文字,单击"确定"按钮即可.
在"编辑超级链接"对话框中,还可改变超级链接的地址,使它指向另外的网络地址或本地文件.跟踪超级链接的办法是按住Ctrl键,同时用鼠标单击该链接.
五.创建文档内部的超级链接
当需在1个文档内部创建超级链接,以实现阅读中的跳转时,可选择以下3种方法:
(1).拖放式编辑法
先保存文档,然后选特定的词.句或图像作为超级链接的目标,按下鼠标右键,把选定的目标拖到需链接到的位置,释放鼠标按键,在快捷菜单中选"在此创建超级链接"选项即可(如图4所示).
(2).拷贝.粘贴法
超级链接的起点和终点在文档中相距较远,使用拖放式编辑很不方便.这时,可用下面的步骤来创建超级链接.选择超级链接的目标词.句或图像,按Ctrl+C拷贝选定内容,把光标移动到需加入链接的位置,选择"编辑"×"粘贴为超链接"即可.
(3).书签法
先保存文档,选择特定的词.句或图像作为超级链接的目标,选择"插入"×"书签",插入书签时,需为书签命名,注意书签名不能重复.命名后单击"添加"按钮,把光标移到需添加超级链接的位置,选择"插入"×"超级链接",在"编辑超链接"对话框中单击"书签"按钮,并在"在文档中选择位置"对话框中选择特定的书签,单击"确定"按钮即可.
4.处理大型Word文档的命令和技巧
在处理一般的Word文档时,并不会特别注意到页眉页脚等功能.但对大型文档来说，好几十页的1篇东西,如把它打印出来后搞乱了各页的次序……但有页眉和页脚,重新按次序整理将非常Easy.
页眉和页脚
页眉和页脚允许把文档标题和页号自动加入到每1个页.设置文档的页眉和页脚时,只需1次性输入文字信息,这些文字信息就会出现在文档的每1页中.通常把文档的标题放入页眉(页面顶端),把页号放入页脚(页面底部).要访问有关页眉和页脚的命令,请先选择菜单"视图/页面",此时文档就显示为打印输出的分页效果.
选择菜单"视图/页眉和页脚",屏幕上就出现"页眉和页脚"工具条(如图1).开始时光标位于页眉区域,它是1个带虚线边框的区域.要切换到页脚区域,请点击"页眉和页脚"工具条上的"在页眉和页脚之间切换"按钮.再次点击同一按钮将返回页眉区域.
要为页脚加上页号,首先请切换到页脚设置模式,然后双击插入页号的位置,再点击"页眉和页脚"工具条上的"插入页码"按钮把页号的域代码插入文档--此举告诉Word页号应出现在指定的位置.如在应显示页号的地方看到了域代码{page},这是因开启了域代码显示,按下"Alt+F9"可关闭域代码.
高级页号设置
在页号旁边加上文字和符号可修饰页脚中显示的页号.如,可把页号设置成"--第2页--"这种形式.为此,只需把文本加入到Word插入的页号域代码旁边即可.另外,还可用鼠标选中页号,然后任意为页号设置文本格式,比如不同的字体大小和字体类型.
在单独使用页号的情况下,可把页号调整为"第X页共Y页"这种形式.要实现这一点,请选择菜单"视图/页眉和页脚",然后切换到页脚区域.接下来不要点击"插入页码",而是选择"插入自动图文集/第X页共Y页","第X页共Y页"的域代码就会出现在页脚之中.
对于大型文档(实际上是任何文档),还可把文档的文件名字插入到页脚.具体方法是:选择菜单"视图/页眉和页脚",切换到页脚,选择"插入自动图文集",然后从菜单选择"文件名".如希望文件路径也一同出现,请用"文件名字和路径"代替"文件".
如觉得频繁地选择"视图/页眉和页脚"菜单太麻烦,可从Word的"页面"视图直接转入页眉或页脚,从而跳过菜单选择.方法是双击页面的页眉或者页脚,页眉或页脚就立即处于编辑状态.类似地,要返回文档正文,只需双击页眉和页脚之外的任意位置.
页眉和页脚的显示分别由"页眉"."页脚"这两个样式格式化.如想要为页眉和页脚设置自己的样式,请选择菜单"格式/样式",选择想要修改的样式,然后依次选择"更改/格式/字体".修改字体样式,完成后点击"确定".
对于大型Word文档,常常希望取消第1页的页眉和页脚(比如制作封面).可按照如下步骤轻松地达到这一目的:在"页眉和页脚"工具条上点击"页面设置"按钮,选择"版式"选项卡,启用"首页不同"选项,然后点击"确定".要为文档的剩余部分创建页眉和页脚,请移到第2页,然后按照前面介绍的方法进行设置.
取消首页的页眉和页脚之后,往往还要让页号从第2页开始编号,即让第2页的页号显示为第1页,彻底取消首页或封面页对页号的影响.要实现这一点,请选择页脚,然后用鼠标选中页号,再点击"设置页码格式"按钮.把起始页号设置成0,然后点击"确定".这样,文档第2页的页号就变成了1.
5.处理大型Word文档的命令和技巧二
在处理一般的Word文档时,并不会特别注意到页眉页脚等功能.但是,对于大型文档来说它们可都是无价之宝.好几十页的1篇东西,如把它打印出来之后搞乱了各页的次序……天!想想后果吧.但要是有了页眉和页脚,重新按次序整理将非常Easy.
上期,介绍了"页眉"."页脚"以及"高级页号"等内容,您学会了吗?处理大型Word文档,除了以上方法,还有更多技巧,请看:
用标题分割内容
创建大型Word文档时,最好用标题把包含不同主题的页面分割开来.使用标题方便阅读者分层次阅读文档,使得他们能够很容易地找到各个主题.
要格式化标题,最简单的方法是使用样式,比如默认标题样式"标题1"."标题2"等.用样式格式化标题时,可很容易地得到文档内容目录.
要把样式应用到标题,请先用鼠标选中标题文字,然后从"格式"工具条的"样式"下拉列表框选择样式.如找不到自己想要的样式,点击样式下拉列表的时候按住"Shift键"就可显示出完整的样式清单.如要把文字格式转化成三种主要的标题样式--"标题1"."标题2"."标题3"的话,可直接使用键盘快捷方式,它们分别是:"Ctrl+Alt+1"."Ctrl+Alt+2"."Ctrl+Alt+3"(如图1).
用默认样式格式化标题的优点之一在于它有生成内容目录的能力.要生成内容目录,只需把光标移到要插入目录的位置(通常是文档开头),然后选择菜单"插入/索引和目录",选择"目录"选项卡,点击"确定"按钮.Word将自动在光标所在位置插入1个目录.
用结构图快速导航
用样式格式化文档标题的另外1个优点在于,可方便地利用文档结构图进行快速导航.要查看文档结构图,请选择菜单"视图/文档结构图",此时屏幕的左边就会显示出文档的标题列表.点击这个列表中的任意1个标题,文档主编辑区就会自动转到该标题所在位置.
如使用的是Word2000,大型文档既可用内容目录导航,也可用文档结构图导航.内容目录中的每一项都是指向文档中相应标题的超级链接,点击任意一项就可转到文档的相应部分.要快速返回文档的开头,只要按下"Ctrl+Home"键即可.
导航大型文档的另外1种方法是使用"编辑"菜单的"查找"功能查找特定的文字.如,假设要查找文档中介绍"购机选择"的那1部分,可直接搜索"购机选择"这几个字.倘若文档中这几个字出现次数不是很多,在"查找和替换"对话框中可点击"查找"以及"查找下1次"按钮查找单词的下1次匹配,找到正确的位置之后点击"取消"按钮即可.
当在文档中加入图形和图表时,不要忘了对它们进行编号并加上说明.在Word中,为图形加上题注是很方便的:先选中图形,然后选择菜单"插入/题注",在对话框中输入对图形的说明,最后点击"确定",Word将自动对图形进行编号并加上说明.如以后在这个图形之前加上了其他图形,或者删除了这个图形之前的图形,则Word将自动修改图形编号.
如想要在文档内部引用图形的题注,首先必须把题注转换成图文框.然后,把光标移到需插入题注引用的地方,选择菜单"插入/交叉引用",从"引用类型"列表,选择"图表"(如图3),从"引用内容"列表选择想要的引用类型,在"引用哪1个题注"中选择正确的题注,最后点击"插入"按钮.现在文档中插入了对指定图形题注的引用.如由于图形的前面加上或者删除了其他图形而导致图形编号改变,文档将自动地进行相应的更新.
6.Word2000的六项重要设置
一.度量单位
word中的度量单位有厘米.毫米.磅(1厘米约等于28.35磅).英寸和12点活字(1个12点活字等于12磅)五种.可在"工具→选项"的"常规"选项卡上选定使用哪一种度量单位.
"度量单位"下拉列表框的下面还有1个"使用字符单位"复选框,如将其选中,无论选定了哪种度量单位,视图标尺上的刻度值是"字符";"格式"→"段落"对话框的"缩进和间距"选项卡上"缩进"以"字符"来度量,"段前"."段后"以"行"来度量.
二.取消word97不支持的功能
在"工具→选项"的"保存"选项卡上有1个"取消word97不支持的功能"的复选框.
一旦选中该复选框,就无法使用word97不支持的功能,如在表格单元格中插入表格的功能.具体表现为:当光标移入表格单元格中后,"表格→插入"选单下的"插入表格"命令以及表格工具栏上"插入表格"按钮无法使用.
三.即点即输
在"工具→选项"的"编辑"选项卡上有1个"即点即输"选项区,共有两项设置,即"启用'即点即输'"复选框和"默认段落样式"下拉列表框.需使用即点即输功能,则应选中"启用'即点即输'"复选框,然后在"默认段落样式"下拉列表框中选定所需的段落样式(缺省值为"正文").
四.嵌入truetype字体
当文档中包含某些特殊字体(一般电脑上不安装的字体),如office2000所带的繁体字--mingliu,为了能在其它未装特殊字体的电脑上能正常打开该文档,可在文档中嵌入truetype字体.方法是:将"工具→选项"的"保存"选项卡上的"嵌入truetype字体"复选框选中.
由于1个truetype字体文件的长度,小则数兆,大则十多兆,所以嵌入truetype字体后,文档长度一般将增至数十兆,给编辑.使用带来极大不便.如再选中"只嵌入所用字符"复选框,则文档的长度不会增大很多,但在其它电脑上不能编辑文档中特殊字体部分的内容.
五.首行缩进
是否选用首行缩进功能,可在"段落"→"缩进和间距"→"特殊格式"下拉列表框中设定.如不选用,则必须将"工具→自动更正"的"键入时自动套用格式"和"自动套用格式"选项卡上的"首行缩进"复选框取消.
如选用首行缩进功能,则选中"工具"→"选项"对话框"常规"选项卡上的"使用字符单位"复选框.这样"首行缩进"的距离值就以字符来度量,从而省略每次改变字体大小后,重新设定"度量值"的工作.
六.文档网格
在"文件→页面设置→文档网格"选项卡上有4种选择,即:"无网格"."只指定行网格"(默认)."指定行网格和字符网格"和"文字对齐字符网格".用户可根据编辑文档的类型,选用其中的某1种.
编辑普通文档时,宜选择"无网格".这样能使文档中所有段落样式文字的实际行间距均与其样式中的规定一致.
编辑图文混排的长文档时,则应选择"指定行网格和字符网格".否则重新打开文档时,会出现图件不在原处的情况.
7.利用Word2000阅读电子文档
时下随着大量免费电子邮件杂志的涌现,中文读书软件逐渐流行起来,如ReadBook.e-book之类.这些读书软件有1个普遍的共同点:就是支持多种格式的文档,并且可自由设定自动滚屏以方便阅读.其实Word2000比起这些软件来毫不逊色,现在看如何把Word2000变成1款"读书软件".
第一步:打开将要阅读的文档,选择[工具]菜单中的[选项]命令,然后单击[常规]标签,在"常规选项"中将"蓝底白字"选上.这样做利于消除眼睛疲劳,事实上许多读书软件也是这么做的,如ReadBook.
第二步:单击[视图]菜单中的[网络线]命令,这时屏幕上便出现等间距的坐标线,这样做的目的是为了便于阅读.
第三步:选择[工具]菜单中的[自定义]命令,在弹出的[自定义]对话框中单击[命令]标签,在"类别"一栏中选择"所有命令"并用鼠标在"命令"一栏中将"AutoScroll"拖至工具栏中任一位置,这时出工具栏上便会出现"自动滚动"快捷按钮,只需点击一下,鼠标便会在屏幕右侧的垂直滚动条中变成一上一下的两个"▲"和"▼".
向上轻移鼠标,便可实现自动向上卷屏;同理,向下移动便可实现自动向下卷屏.离垂直滚动条顶端或底端越近,卷屏速度越快;离滚动条中点越近,速度越慢.所要做的就是控制好速度,然后就可慢慢读文章了,悠哉乐哉!读到精彩之处,想要停下来细看怎么办?没关系,随便点一下鼠标就会停下来,要继续则再次按下该快捷按钮即可.今天读不完,可选择[插入]菜单中的[书签]命令做个书签,保存起来留作下次读书时备用.
用Word2000来读书,不仅因它的实质性功能一点儿都不比专业的读书软件差,还因它所支持的文档格式相对于平常的读书软件要多得多,而且如文档中含有图片或背景音乐,Word2000照样支持,平常的读书软件则显得无能为力.使用Word2000的另一大理由是它还支持BIG5码.
8.巧用格式刷快速设置段落和文字格式
在WORD的常用工具栏中有1个"格式刷"按钮,它的功能就是将某1段落和文字的排版格式复制给另1段落和文字.因此通过格式刷可实现以某一段落或某几个文字的排版格式为蓝本,将其它段落或文字均设置成此格式.方法是:对于段落,先将光标停在源段落(蓝本),然后点格式刷按钮,此时鼠标指针变成1把小刷子,这时只需将刷子在目标段落上单击一下,目标段落格式便与源段落格式变成一致;对于文字,先将源文字标记成块,然后点格式刷按钮,此时鼠标指针变成一把刷子,这时只需将目标文字标记成块,则目标文字的格式与源文字变成一致.但这样每次只能刷1次,若在点"格式刷"按钮时双击,使其处于被按下的状态,则可接连刷若干次,(要取消格式光标时,只需按ESC键或再次单击"格式刷"按钮)这对于要将多个格式比较复杂.位置比较分散的段落或文字的格式设成一致时,效率很高,免去了重复为每1个对象设置格式的麻烦.另外有兴趣的朋友可钻研一下"样式",利用它也可省去不少重复的操作.
9.利用矩形区域块(列块)完成一些特殊功能
在WORD中要将文字.段落标记成块,可能大多数用户已经很熟练,可还有1个有用功能未必大家都知道,那就是标记矩形区域块,方法是:先按ALT键不放,然后按住鼠标左键在文档区内画1个矩形区域,即可标记1个矩形块.然后对这个块可像其它块一样进行各种块操作.这种方式在文档内容需以列块方式操作时很有用.如当文档内容中含有多个列数据(但又不宜采用表格),需对各列进行移动.复制或改变列的间距等操作时.
10.Word2000中样式的使用
Word提供了多种可供选择的样式.但是有时可能需创建新的样式,或者更改所需的外观.在创建新样式时,可指定是否将它应用到段落或字符中.另外,为样式指定1个描述其结果的简短.描述性名称,可使和其他人在使用该样式时能够回想起其结果.要更改样式,可调整已有样式的格式设置.
(1).创建新样式
①选定要将其格式保存为样式的文本.
②单击"格式"菜单,单击"样式",然后单击新建.
③键入简短的.描述性名称.
④单击"样式类型"下拉箭头,然后单击"段落",在样式中包括所选文本的行距和页边距,或者单击"字符",在样式中只包括格式,如字体.字号和粗体.
⑤单击"后续段落样式"下拉箭头,然后单击要在使用了该新样式的段落后将应用的样式名称.
⑥单击"添至模板"复选框,将新样式保护到当前模板中.
⑦单击"确定".
⑧单击"应用"或"关闭".
浏览不同的样式列表.
在查看样式对话框中的样式列表时,可选择要查看的样式类型:正在使用的样式,所有样式和用户定义的样式.在样式列表框中显示的样式将基于所选的选项.
(2).更改老样式
①单击"格式"菜单,然后单击"样式".
②单击要更改的样式.
③单击"更改".
④单击格式,然后单击要更改的格式类型.
a.要更改字符"格式",如字体类型和粗体,可单击字体.
b.要更改行距和缩进,可单击段落.
⑤选择所需的格式选项,然后单击确定.
⑥检查预览框,预览样式描述.进行所需的格式更改.
⑦单击"确定".
⑧单击"应用"或"关闭".
提示:
使用样式节省时间.
一旦用样式设置了文档格式,就可快速尝试使用不同的外观.更改每个样式,然后查看自动更改的带有该样式的所有文本.
实验:
(3).快速创建标题样式.
可创建居中和粗体文本的标题样式.键入"标题",选定该文本,然后单击格式工具栏上的居中和加粗按钮.接下来,突出显示格式工具栏上的样式框中的样式名称.键入名称,如标题,然后按Enter键.现在的文档就可使用该样式了.
(4).快速修改标题样式.
可使带有标题样式的文本倾斜.选定标题文本,单击格式工具栏上的倾斜按钮,单击样式下拉箭头,单击标题,单击更新样式,以反映最近所做修改单选钮,再单击确定.
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