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车同轨 书同文 有「沟」没有「通」?

(2011-07-25 00:20:14)
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it

分类: 成长记《绕着地球做生意》

「你不懂啦!」、「跟你讲也没用啦!」、「唉呦,你不要管啦!」许多爸爸妈妈第1次听到家里的小朋友讲出这样的话时,大概都会很震撼,心情也会很复杂,有些爸妈比较感性,想起小宝宝刚出生的样子,好像还是昨天的情景,但一转眼,却变成了另1个没办法跟自己沟通的独立个体,除了感慨以外,还有更多的感伤;而有些爸妈就可能会比较激动,一听到小孩这样讲,除了勃然大怒、把小孩拽出来痛扁一顿外,嘴里还不饶的骂着:「死囡仔,什么叫做我不懂?跟我讲没用?叫我不要管?我吃过的盐比你吃过的米还多、过得桥比你走的路更多,你敢这样『没大没小、应嘴应舌』(台语)...」?


爸妈的伤心、气愤,或许不是小孩顶嘴的行为,而是因为情绪上被伤害了,没办法再与1个曾经与自己如此亲近的个体有更密切、深入的沟通,「失去掌控,无法沟通」这件事,或许才是爸妈们内心真正的恐惧。


看到这里,或许有人会再回头看一下专栏名称是不是「纵横集」?确定自己没搞错专栏文章,是的,你目前正在看的文章,是「纵横集」没错。但之所以会讨论到亲子互动这件事,重点不在于探讨父母与孩子之间的关系,而是在于「沟通」,放在国际市场经营的角度上来看,就是「信息流之传递」是否具有效率。


朋友有次很沮丧的来找我(好像不沮丧的朋友都不会来找我),在他描述事件的过程中,「你不懂啦!」、「跟你讲也没用啦!」、「你不要管啦!」这些字句不断的出现,但他不是与我讨论他的亲子问题,而是他在经营国际市场业务时的遭遇。


原来,他们公司内部的研发团队与海外市场业务团队,最近为了某项大型标案吵得不可开交,由于标案产品型态特殊,海外团队在与客户沟通后,回头要求研发团队,必须要配合客户规格需求更改产品设计,1次、2次、3次,到了第4次,研发团队忍不住开骂了:「能不能一次讲清楚要改哪里?不要这样一直改来改去,浪费我们时间,客户就一定是对的吗?这个产品原本就不应该这样改啊!」这些抱怨听在身处前线的业务团队耳里格外刺耳,当场就不甘示弱的吼回去:「你们懂什么啊?根本不懂,跟你讲也没用啦!你就不要管我们怎么做生意,只要把产品改好就对了」!

 

类似这样的状况,在许多的产品公司中一点都不特别,几乎是经常性的上演这样的戏码,差别只在于冲突争执的严重程度,以及最后有没有把生意做成而已。这样的差别,其实在于产品公司就其所拥有的价值链中,信息流的传递是否具有效率、有质量,简单的说,就在于是不是有真正的「沟通」。


在先前的「纵横集」中曾经提到,要让信息流能够更准确、更有效率的传递,就必须要有开放(Open)的心态,将信息分享给价值链上的每个环节。但是,开放、愿意分享的心态只是第1步,但却不能保证就此沟通无障碍,就如同先前所提到的亲子问题一样,亲近如父母子女间,照理说,心态的「开放」与「分享」应该没有疑问,但为何亲子问题却还是让许多人伤透脑筋。


问题出在哪里?事实上,问题就出在「沟通」2个字上,不论是有「沟」没有「通」,或是有「通」没有「沟」,都不是真正的沟通,更不可能是有质量的沟通。


有沟没有通? 鸡同鸭讲? 除了Open更要Listen!


在信息流传递过程中,最主要的目的就是要让信息完整、精准的传达到价值链的每个环节上,但许多产品公司的盲点在于:「明明这么简单的一件事,就是把讯息传递出去而已嘛,有这么困难吗」?


有次,我的同事气冲冲的跑进办公室,大声的抱怨着:「真是,牛牵到北京还是牛,不会变成一只聪明的神牛啦!」很熟悉的场景吧,不论是产品公司总部与分公司,或海外据点与当地通路商伙伴之间的信息传递上,常常会出现类似的抱怨与责难。


基本上,价值链是由各个不同功能的环节所组成,而不同环节的运作方式、文化背景、利害冲突可能各有不同,而这些差异就有可能让信息流,在传递过程中,出现信息被扭曲、传递不完整的状况。


举例而言,在许多公司中,最常见的冲突,在于不同部门间的本位主义,如同是价值链环节之间既有的利益矛盾,例如,财务部门经常抱怨,业务团队只懂得做生意要放帐,却不管最后帐是不是收得回来;产品研发部门,永远都觉得自己的产品做得最好,卖得不好就是业务团队不够认真;在海外的业务团队总是认为,总部只知道要求业绩,但却不识民间疾苦,没有提供当地市场需要的支持;就连通路商伙伴都会抱怨产品公司,好卖的产品备货太少、难卖的产品却塞货太多。


对产品公司而言,价值链上的所有环节利益,应该是一致的,但是在很多时候,往往会因为信息流传递的质量出了问题,而造成了价值链环节间的矛盾冲突。像放帐这件事情上,财务与业务部门的利益是一致的,就是要在合理的范围内,提供财务支持放帐,让业务有机会越做越大,但重点是在没有效率的信息流中,就会出现各个部门只听自己想听的话、做自己想做的事,而让整体讯息的完整度与精准度大打折扣,明明讲的都是同一种语言,但各个不同环节解读出来的讯息,却可能是片断的、甚至是天差地远的。


所以,当产品公司发现,在价值链的信息流传递过程出现问题时,应该思考的是:「你听得懂我在说什么吗」?
在台湾早期的综艺节目中,很流行玩一种喝水传话的游戏,参赛者必须口里含着水,从第1个人在见到纸条上的内容后,依次传话到最后1个人,最后1个人如果能说出一样的内容才能过关,由于过程中,参赛者讲的话往往是含混不清的,所以,传到最后一个人时,所说出的答案,常常与第1人的内容,风马牛不相及的,是那种标准「猫在钢琴上昏倒」的答案。在国际市场价值链信息流传递的过程中,如果出现同样的状况,那么,昏倒的就不只是猫了,而是价值链上的所有环节,而因为信息分享传递出现误差,在实际执行时自然就是东缺西少、漏洞百出。

因此,所谓的「沟通」,就要有「沟」,更要有「通」,要建立起一套信息流传递的机制,这就是让信息流可以顺利传递流动的「沟」,但是有了机制还不够,因为机制是死的,而流动的信息是活的,如果在信息流传递的过程中,不同环节之间,无法用大家都听得懂的语言沟通,那么就会变成只有「沟」、而没有「通」。


史记秦始皇本记中,曾提到的「一法度衡石丈尺,车同轨,书同文」,被认为是秦始皇一统天下、成就旷古霸业的关键。试想,在战国时代,不同度量衡、车轨、文字的情况下,各国间的货物、交通、信息交流,需要因为转换或是翻译,额外增加更高的交易转换成本,这绝对是不效率的一种方式。


因此,对产品公司而言,要想让信息流传递顺畅,就是要选择大家都听得懂的语言。也许会有人认为,在开发国际市场业务的过程中,大家共同的沟通语言应该就是英文,只要大家的英文程度都很好,就应该可以沟通无障碍。但有趣的是,很多问题不是出在真正的「语言」问题,而是每一个环节是否让信息流确实精准的传递到其他环节手中,也就是说,在信息流传递的过程中,每一个环节扮演的角色,绝不只是自己听懂就好了,重点是要确定其他人也听懂同样的讯息。


就如同过去「纵横集」曾提到的,价值链上每个环节的价值传递,最终的目的是传递到市场终端客户手上。所以,每一个环节在传递价值的过程中,要思考的不是塞到下一手就没事了,而是要确定,透过层层不同的环节,「价值」还能够完整的传递到市场终端客户中。


要确认让其他人听懂,关键不只在于要怎么「说」,而是在于「聆听」(Listen),因为在很多「有沟没有通」的状况中,常常是,不想听、也懒得再讲。有位朋友就曾这样跟我说:「我真的对那个团队失望透顶,跟他们讲什么都听不进去,他们讲什么我也不想听,就算听到不对的,我也懒得再讲,反而他们也听不懂,何必浪费我的口水」。


事实上,抱着这样心态的人其实还不在少数,在很多会议上,有些主管的报告才刚起头,就看见老板挥挥手制止他不要再讲了,可能是因为之前已经讨论过、又或者是先入为主的认为,这个议案没有新意、不值得再谈。但要注意的是,在瞬息万变的国际市场情势中,许多状况是随时持续变化的,昨天不能做的案子,不见得明天就不能做,其中有许多可能性必须要重新评估。

很多时候,因为「先入为主」的观念,而让信息流的传递遭遇瓶颈。所以,「聆听」绝对是确保信息质量的重要关键,透过耐心的聆听、鼓励发问,就能够更清楚的知道该如何传递信息、有哪些信息的传递质量需要提升,需要再讲得更清楚,做到真正的有「沟」也有「通」。


没有河道如何载舟 别让自己变成恐龙


所谓的「有沟没有通」,指的是产品公司虽然建立起信息流传递的机制,但却可能因为本位主义造成信息传递过程的不效率,或是因为缺乏共同的「语言」,而让信息质量出现严重的问题。


但回过头来想,如果是「有通但没有沟」呢?也许有人会说,这样的情况应该不可能发生吧,因为大部分的产品公司都有既定成型的价值链,只要顺着价值链走,就能发展出信息流传递的系统。


话虽如此,但大部分公司成长的历程,通常都是由点发展成线,再由线扩展成整个面,有时候,价值链的环节,或许会随着公司的发展,也同时向外发散扩张,但环节与环节之间,却可能因为发展的脚步过快过急,而无法顺利的联结,在这样的情况下,就会出现大脑与末稍神经之间的反应传导出现问题。就如同身体很庞大、但脑容量很小的恐龙一样,当火烧到恐龙的尾巴时,恐龙可能要等到有一大段尾巴已经烫出水泡了,才突然发现:「啊?有火」!


所以,产品公司其实应该更进一步思考,如何建立一套标准操作系统(SOP),即使在公司规模持续扩充、价值链环节向外发散增加的情况下,仍然能够让信息流传递机制顺利且灵敏的运作,不至于让公司价值链的经营效率,可以与恐龙的反应速度媲美。


值得注意的是,许多产品公司在开拓国际市场的过程中,如果一开始就是屡战屡胜,那么常常就会轻忽了建立标准作业程序的重要性,以为过去怎么做怎么赚,未来也能一样,认为过去公司靠明星级的战将就能打遍天下无敌手,未来也一样可以为公司再立辉煌战功。


当然,这样的想法不见得一定是错的,过去的成功经验,当然可以作为未来更上层楼的基础,但对以永续经营为目标的产品公司而言,在经营国际市场业务的过程中,经验与知识的累积,才是最宝贵的资产,而要将这些无形的经营与知识保存流传下去,就必须要建立一套系统制度。


但要注意的是,所谓的标准作业程序不是死的,就算是在同一套系统之下,对于同一个名词(Term)的解读,也还是有可能因为各个环节不同立场的差异,而出现不同的解读,所以,必须要有清楚且明确的定义,而这样的定义必须是跟着价值链的变化而调整。


很多产品公司或许会以为,若要订定信息流传递的标准作业程序,就是公司由上而下的,制定出一套供所有环节遵循的系统。但事实上,标准作业程序的真正精神,不在于统一制式化的程序,也不是由上至下、说一不二的集权制度,而是大家都相信、都认同的共识价值。


之所以要建立信息流传递的标准作业程序,最重要的目的,在于要让信息流能够顺利且准确的传递,所以,重点在于「互通」,是共通性平台的概念。举例而言,既有PC操作系统并没有强制性的标准规范,但不可否认地是,微软(Microsoft)的Windows或是Vista却已成为全球PC系统共通的操作系统,原因无他,就是因为绝大部分人,都有共识采用微软的系统,而这也让微软系统在某一个程度上,成为PC操作系统的标准。


「世界上最远的距离,就是我在你身边,但你却不知道我爱你」,这是让许多人荡气回肠的经典名言,但如果同样的情形,发生在经营国际市场业务的产品公司身上,却绝对足以酿成一场灾难,因为,这代表了产品公司的价值链出了大问题,信息流的传递效率几乎瘫痪,才会出现近在咫尺、却无法正确传递信息的困境。


所以,对产品公司而言,要让信息流传递顺畅,就如同过去「纵横集」提供的渡船过河的例子,除了要有船,还得要有正确方向的河道,才能让顺利渡行到目的地,而所谓的沟通无障碍,就是要有「沟」、而且能「通」,但要注意的是,随着价值链拉长、信息流扩大,既有的「沟」流渠道,也应该要随之扩充或调整,如此一来,才能真正让信息流顺利畅「通」。

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