ERP项目建设中的投资测算和风险规避

正略钧策投资咨询  顾问  臧家峰、陶亚东

对于ERP系统在企业管理中的地位，随着我国企业近三十年来的信息化发展，已经达成了较为一致的共识。企业ERP的应用逐步深入，这在相当程度上得益于从早期SAP对ERP思想的传播和后期用友金蝶对ERP普及化发展所做的努力，这一方面使ERP厂商积累了更多的经验，一方面也使企业也面临更多的选择。虽然中间也经历了“不上ERP等死、上ERP找死”、“花小钱，办大事”等等各种认识，但对ERP项目建设的必要性和可行性都有充分的认识。尤其是项目选型上，虽然还存在一定量的定制开发ERP软件，但考虑到开发成本、开发风险、持续维护能力等各种情况，企业更多的还是选择一家或几家软件供应商作为其合作伙伴来共同推进信息化系统的建设，即信息化项目建设逐步由定制化解决特殊问题向整体规划下的选择产品化软件解决企业整体管理问题转变。在系统建设中，如何进行ERP项目建设的投资测算，以指导后期资金投入，进而保证ERP项目建设顺利达成预定的目标，一直是困扰企业信息管理部门和资金管理部门的一个难题。本文根据ERP项目的建设内容和建设过程提供一种ERP项目投资的测算方法，并对ERP建设过程中存在的投资风险和规避措施等问题进行探讨。

在企业整个ERP项目建设过程中，涉及的外部资源一般包括IT咨询提供商、软件提供商、开发服务商、实施服务商、运维服务商等，整个建设过程包括立项、可行性分析、IT规划、选型、蓝图设计、方案测试、正式上线、验收与持续服务几个阶段。其中从IT规划阶段开始，需要企业有适当的资金投入作为保障，一般IT规划阶段的费用为咨询服务费，后续的选型、蓝图设计、方案测试、正式上线、验收与持续服务阶段的费用为软件许可费、实施服务费、二次开发服务费、运维服务费等。以下就各类费用的投入进行详细的说明。

IT规划咨询服务费：一般企业IT规划工作由独立于企业和软件公司的第三方咨询公司来承担，一方面使企业ERP项目建设不拘泥于软件公司的现有产品，一方面使企业能有针对性的解决管理难题。此部分的费用标准根据企业自身规模、业务复杂程度、现有应用复杂程度等等，高到上亿，低到几十万不等。一般IT规划项目需要经过资料搜集与调研、现状评估与需求分析、应用规划、实施规划四个阶段，四个阶段在时间上基本均匀分配，在资金投入上一般分为三期，即项目启动后资料搜集与调研前、应用规划完成、实施规划完成，资金投入一般按照442的比例进行，即项目启动后资金投入40%，应用规划完成后资金投入40%，最后实施规划完成后资金投入20%。

软件许可费：一般与软件供应商签订合同后，需要全额支付此部分费用，但此部分费用一般包括软件许可费用和用户站点费用（license）两部分。企业可以选择先选择软件许可和较少的站点费用，后期再增加站点费用的方式来进行资金投入，也可以一次性选择软件许可和站点的方式来进行资金投入。分段增加站点费用，可以降低投资风险，当项目出现异常时，损失较小，但总投入相对于一次性投入一般较高。因此，此部分资金投入计划为项目启动后的一次性投入或后续增加费用投入两种。这里只需要注意一个问题，有些国外软件的license是按照记名用户数算的，不像国内软件的并发用户数，所以在投资时需要着重加以注意。

实施服务费：一般软件的实施服务，由软件供应商或软件供应商的合作伙伴来提供，只是需要注意软件供应商的合作伙伴对软件了解程度有限，当软件需要进行修改和完善时话语权较小，因此在选择时，尽量选择软件供应商的实施服务。此部分的投入一般有按月进行结算和分阶段投入两种方式。如果是按月投入，资金投入按照项目实施计划的周期制定资金计划即可，如果是分阶段投入，一般按照451的方式进行，即项目启动需要投入40%，项目方案测试完成投入50%，项目上线验收稳定运行一个月后投入10%。

二次开发服务费：一般软件供应商提供的软件均不可能完全满足企业的信息化需求，整个ERP项目建设中，70%由产品化软件标准功能解决，20%由产品化软件行业化解决方案的标准功能解决，10%由在产品化软件基础上的二次开发解决。因此，在ERP项目投入上，必须考虑二次开发的费用。一般二次开发费用投入也有按月进行结算和分阶段投入两种方式。如果是按月投入，资金投入按照项目实施计划的周期制定资金计划即可，如果分阶段投入，一般按照451的方式进行，即二次开发开始前需要投入40%，二次开发功能完成集成测试后投入50%，项目稳定运行一个月后投入10%。

运维服务费：软件正式上线稳定运行后，一般软件实施服务商和开发服务商会撤离企业现场，软件的后续服务一般有专门的运维公司负责，运维公司即可以是软件供应商的，也可以使实施服务商的。在费用上，通常年费用为软件金额报价部分的一定比例，国外公司例如SAP为22%，国内公司为8%到12%不等，从近几年的趋势来看，软件许可费用有下降趋势，运维服务费有上涨趋势。因此，运维服务费资金投入上，按照年进行计划。

另外在ERP项目建设上，还涉及培训费用、奖励费用等，需要根据企业机构覆盖范围、企业对信息化重视程度等等其他因素进行综合考虑而制定相应的计划，在此不一一列出。

此外，企业ERP项目建设是个复杂、长期的过程，因此在资金投入上也有着一定的财务风险。风险点主要包括：

1、项目预算失败，成本失控。由于预算难以做到面面俱到，往往在项目实施过程中没有考虑一些特殊的预算，而导致成本失控。例如如果企业分支机构较多，而且自身实施力量有限，在实施时，严重依赖实施服务商的实施服务，如果前期没有分支机构的实施费用预算，则会大大增加项目实施的成本，一般这部分成本主要为实施服务费、差旅费等等；

2、项目拖期，导致成本上升。由于ERP项目建设过程中环节较多而且很少有能并行的工作，因此某些诸如诸如数据准备不完善等细节问题导致项目拖期，因而会自然导致成本相应的增加。

3、项目实施范围随意扩大，导致成本上升。目前ERP系统还没有统一的标准，甲乙方、中层和高层、管理人员与操作人员、业务人员与财务人员等等对ERP的理解也不尽相同，而这些人员均是ERP项目建设的干系人，都会对项目的实施范围产生各自的影响。如果项目的实施范围扩大，项目的成本会急剧增加。

4、项目资金的支付可能会造成企业流动资金紧张。由于目前ERP项目越来越向外延伸，包括客户关系管理、数据仓库及辅助决策、电子商务、企业信息门户等等，项目金额越来越大，资金在某个时点会占用大量的企业流动资金，造成流动资金紧张，影响企业正常的生产经营活动。

与之相对应的，需要采取如下措施进行风险防范工作：

1、加强对信息系统实施项目的预算管理，做好立项阶段投资分析工作。要按照项目的建设周期和建设阶段，做好详细的资金预算，对于可能出现的异常情况，尽量在事前考虑充分，做好投资分析工作。

2、明确项目范围，防止随意扩大项目实施范围，建立规范的项目需求变更流程。在ERP项目建设的各个阶段，对项目范围进行专项的管理，在立项阶段，明确项目范围，在后续的方案测试等阶段进行严格的项目范围变更管理，尽量保证项目的顺利进行。

3、加强项目计划管理，防止项目拖期。按照ERP项目实施方法论的要求，ERP项目建设会制定详细的项目实施计划和项目沟通计划，需要实时对项目计划的执行情况进行跟踪和调整，以保证项目过程顺利进行，防止项目拖期而造成的资金投入失控。

4、做好项目资金的预先安排，确保项目得以顺利推进。需要按照项目阶段划分和合同规定，同时结合项目计划的执行情况，制定详细的项目资金投入计划，并根据实际项目建设、项目发生等情况，进行随时调整，确保项目顺利进行。

本文作者系正略钧策管理咨询顾问，该文章已发表于《中国计算机用户》2009年10月刊，如需转载，请联系正略钧策市场部，010-59082982。