（今天早上来上班，堵得一塌糊涂，我们的班车晚了半个小时才到公司，是几辆班车里到得最晚的一辆。我从前跟父母住中关村的时候，上班的距离和现在在龙泽一样远。然而，我发现不堵车还好，一堵车的话，我们总会到的比中关村过来的班车晚。我后来就想，这是为什么呢，我们的班车师父的技术可是一流的？后来我发现，是因为中关村的路宽，而回龙观到上地的路太窄了。所以我们职场里，我们也最好选择路宽的公司。不在公司大小，而在于这个公司能为你提供的职业发展的路有多宽。）

第四节  骨灰级的PPT结构——总分总

PPT的结构是指把内容有机组织在一起，帮助听众更好掌握信息的方式。平时最常见的PPT结构是标题、目录，然后就是没完没了的内容。这样的结构显然不能很好地调动起听众的兴趣，更不用说出新了。

PPT最实用的结构应该是总分总。没错，就是我们小学三年级时学写作文时，学到的那个总分总结构。这个结构堪称骨灰级八股。听上去好像有些老套，但可别看扁它。首先它的确特别好用，另外，花些心思用好它，就能让你的PPT非常精彩。从文体角度上说，PPT做成的报告，更像论述文或者说明文，即说明一个事实，然后基于这些事实提出观点。在这个结构中，总分总分别对应的是概述、分论点和总结。具体来讲，就是开始时开门见山，告诉听众这个PPT是讲什么的，接着从几个方面进行论述，这几个方面有可能是并列的，也有可能是递进的。最后进行一下总结。这个总结不但需要在原有基础上进一步明确观点，还要提出下一步的计划。

一、第一个总：概述

这个“总”，在用概述（contents）来表述，针对会议也可以用议程（agenda）这个词。一般只有一页，分条写，每一条都要用简单完整句，最好的效果是让听众1分钟内把握领悟整个PPT的内容。

分多少条合适，要根据报告内容来定。有些人迷信魔幻数字“7”，认为最多不要写超过7条；有些人相信“3”，就说不要超过3条，每条不要超过3层。这些说法都不够科学，具体的数字要和报告的长短直接挂钩。一个100多页的报告，最好分成3—5个章节，开始一页只提出各个章节的要点，在每一章开始的地方再用同样的原则做一个章节的概述。一个只有20多页的PPT，就没有必要细分章节，只要把分步的要点列出来就可以了。概述页里，设置3-5条要点比较适宜，每一条的层次不要多于两层。

图1-15

图1-16

图1-17

很多人喜欢用提问的方法写概要，觉得这样可以吊听众的胃口，很酷。如果你也是这种方法的粉丝的话，请注意两条：

1．要一问到底，保持统一。

同时，要在每一部分的开始或结束时，给出一个明确的解答。比如，在德鲁克管理学院做一个关于跨地区项目管理的培训时，我开始就抛出一连串地抛出了几个问题。如图1-15所示。

每一章PPT的开篇，我又用醒目的大字回答每个问题：

这样，开篇和内容就有效呼应起来。在回答问题时，也要简单完整句，使听众能够一下子抓住主要观点，迅速切入培训的主题——如何能够更好解决跨地区项目中交流困难的问题。

图1-33ABC

2．注意场合。

一问一答一一对应，就像唱山歌一样美妙。不过，正如山歌要在山上唱，使用提问方式写概要也要注意场合。

提问这种方式用在听众相对较少的工作坊（workshop）和公司内部会议上比较好，用问答一层层揭开神秘的面纱，讲解起来生动形象，引人入胜，能够活跃现场气氛。如果听众很多，是个大礼堂，你的问题要么无人回答，要么乱成一片，往往很难做到收放自如。

使用提问方式书写概要，要视项目的重要程度而定。如果是一个重要的项目汇报，老板正着急知道进度，就不适合用提问这种方式，因为这时候，诚心吊老板胃口，就有些跟老板玩“逗你玩”了，变成弄巧成拙了，还是直截了当地好。

（职场感悟）

PPT中概述页的目的是要给听众一个全局感，让听众脑子里有一个big  picture，以有助于听众全面接纳信息。在我们的工作中也需要树立这种全局观念。

总是听一些朋友抱怨说，整天忙忙碌碌从早忙到晚却不知道自己在干什么。其实这就是没有全局感。一方面，是你不知道你的工作对于整个项目或者公司意味着什么，另一方面，你也不知道现在的工作对于你的人生意味着什么。哲学家苏格拉底在一次郊游中，看到三个石匠分别在凿三块石头，并且都很认真。哲学家问他们在凿什么？第一个石匠回答说：“凿石头”，第二个石匠回答说：“准备塑一座雕像”，第三个石匠回答说：“要建一座大教堂”。同样是在凿石头，却有不同的目标。正是因为第三个石匠有这种big picture，后来成了著名的建筑师。三个人同样在凿石头，一个人只看到了无聊的重复性的劳动；一个人看到了技术背后的艺术；而另外一个人则看到了未来那可以与上帝对话的宏伟教堂。显然，他们的工作积极性与人生态度一定不同。

作为项目经理或部门经理，我们有责任告诉团队伟大项目到底是什么，它的前途如何光明，道路会如何曲折。这样才会赢得士气。

一个项目里，最重要的会议就是启动会议（kick-off meeting）。它的目的不是在于分配工作，而是在于告诉大家目标在哪里，步骤是什么，各个部门作为一个个齿轮是怎么结合起来保证机器运转的。只有这样，大家才不会想没头苍蝇一样瞎忙，而是朝着共同的目标去奋斗，所为同舟共济。