从一起承揽合同纠纷案看企业印章管理的重要性

企业印章，特别是公章、财务章、合同专用章等重要印章，是企业从事经营和管理过程中最常用的工具之一，上述印章的使用，可以在一定范围内直接代表企业。特别是公章，在大多数情况下，都可以单独代表企业，一旦相关材料上出现了企业的公章，企业就必须承担相应后果。但在现实中，很多中小企业对此并不重视，在空白纸上加盖公章、企业员工携带公章外出办事的现象非常普遍，很多企业为此遭受重大损失。本文结合一起本律师承办过的具体案例，谈一下企业印章管理的重要性。

一、案情简介

青岛某外贸公司（下称青岛公司）是一家从事服装出口业务的贸易型企业，出要客户是日本的企业，由于没有自己的生产工厂，青岛公司在接到订单后，都是选择服装公司加工。2011年起，青岛公司与济宁某服装公司（下称济宁公司）开始建立合作关系，陆续向济宁公司订购了共计约150万元的服装。2012年3月起，济宁公司陆续有三批服装出现了质量不合格、交货延期的现象，涉及货款约70万余元。为此，青岛公司不得不采用了空运、重做等补救措施，但还是被日本客户扣款1.9万美元，再加上其他费用，青岛公司累计损失达27万余元。2013年7月起，济宁公司开始催促青岛公司支付货款，但由于上述问题，青岛公司一直要求济宁公司对账并分担损失，但双方就损失分担问题无法达成一致，青岛公司在支付了部分货款后，拒绝支付剩余部分。2012年10月，济宁公司在济宁某基层法院提起诉讼，要求青岛公司支付拖欠货款38万元，违约金8万元，并申请法院冻结了青岛公司银行存款8万美元。

二、接受委托

青岛公司接到法院的通知后，找到律师咨询，按照青岛公司的说法，双方在所有的业务中，都是通过传真形式签订的合同，合同中约定的管辖法院是青岛公司所在地法院，而且，济宁公司在自己违约的情况下，起诉是没道理的。但律师考虑到事情可能没有这么简单，济宁法院能够受理济宁公司的起诉，说明济宁公司肯定是提交了合同或其他证据的。

后律师到法院阅卷后发现，济宁公司果然提交了三份采购合同，合同中约定的法院赫然是济宁公司所在地法院。青岛公司负责人看到这三份采购合同的复印件后，称从未签订过这三份合同，而且，自己作为买方，在买方市场的情况下，不可能与济宁公司签订这种合同。经过律师提醒，青岛公司负责人才想起，2012年5月份，济宁公司以服装出口时办理商检为名，从青岛公司一名业务员手中索要了近十份加盖青岛公司公章的空白纸。这三份合同很可能就是利用那些空白纸中剩下的部分打印的。

律师分析认为，仅仅有合同还不是最可怕的，怕的是对方打印了对帐单，那样就更麻烦了。

三、案件分析

1、本案系承揽合同纠纷。青岛公司在接到订单后，再将服装交给济宁公司生产，济宁公司需要严格按照青岛公司提供的图纸生产，并按照青岛公司的要求采购原料，故青岛公司是定作人，而济宁公司是承揽人。

2、从本案目前的证据来看，对青岛公司十分不利，青岛公司掌握的证据，只有银行付款凭证，海关报关材料，而济宁公司却有三份合同以及其他未知的证据，还冻结了青岛公司的8万美元存款。仅从济宁公司提交的三份合同来看，济宁公司除了更改了管辖法院外，还更改了交货日期，从而规避了自己延期交货的违约事实。

3、经过与青岛公司负责人沟通，我们一致认为：鉴于目前的证据，本案应当立足于调解解决，争取让济宁公司承担适当损失，但本案一开始可能比较难以调解，应当以打促谈。同时，积极寻找对我方有利的证据。

四、代理过程

1、与委托人确定办案思路后，律师与委托人立即开始准备应诉。首先，青岛公司的经办业务员与济宁公司业务人员电话联系，提出了其从青岛公司索取加盖青岛公司公章空白纸的事实，济宁公司业务员在电话中承认了这一事实，青岛公司业务员作了录音。其次，委托人的负责人通过朋友与济宁公司负责人联系，提出希望协商解决此案。果然，济宁公司提出的价码非常高，除了违约金之外，寸步不让，要求青岛公司全额付款。

2、初步沟通失败后，律师与委托人确立了先提管辖权异议的办法。鉴于济宁公司目前期望值较高，应当先通过时间降低其期望值，同时，明确指出对方伪造合同的事实。律师将青岛公司提供的三份传真合同以及银行付款凭证、报关材料、录音等证据形成证据链，提交法院，并申请对济宁公司提交的三份合同进行司法鉴定。

3、通过管辖权异议的一审和二审，时间已经过去了半年多，期间，双方曾试着沟通过，但没有成功。

4、2013年8月，案件正式开庭，在庭审中，济宁公司果然提交了一份对帐单，律师同样申请了司法鉴定。

5、开庭后，法院多次组织双方调解，最终，在双方负责人和双方律师现场沟通的情况下，在青岛公司提交了录音的情况下，双方最终达成和解，青岛公司支付给济宁公司28万元，双方争议一次性解决。

五、本案教训

青岛公司在这起案件中，之所以如此被动，就是由于对公章管理不严格，导致公司公章被利用。可以说，如果没有录音的补救，本案的结果肯定会对青岛公司更为不利。在历经多次调解之后，尽管律师与委托人做了大量工作，青岛公司还是不得不独自承担大部分损失，以了解该案。

从该案的结果来看，已经是能争取到的最好结果，事后，委托人对律师的工作表示满意，称基本符合他们的预期，此事就当花钱买个教训。但无疑，这个教训是非常沉重的。

六、律师建议

针对公司的印章管理，律师有以下建议：

1、建立印章保管制度，与保管人签订责任书。

现实中，很多小企业都是将印章交给会计或自己信任的人员保管，但却没有与保管人员签订责任书，明确职责，这就导致保管人员对自己的责任认识不清。律师建议企业根据劳动法律法规的规定，一方面制定印章保管制度，将印章保管职责写进公司规章制度里，另一方面与保管人员签订责任书，明确其职责。

现实中还有另外一个现象，就是印章保管人员利用保管印章的便利，在从公司离职时，制作一些所谓的证据，以证明公司应当支付给个人一些费用，并在上面加盖印章。因此，公司的规章制度里，必须明确规定，凡是涉及到印章保管人员的材料，必须即有公司印章，又有公司负责人的签字，单独加盖印章无效。

当然，公司的规章制度还要满足劳动合同法规定的内容合法、民主程序制定、公示的三个条件。

2、建立印章使用审批登记制度。

由于印章的重要性，公司员工因工作需要使用印章时，必须提前审批，并在使用时做好登记，只有这样，公司才能有效控制印章使用带来的风险。在出现问题后，根据印章使用登记，才能找到原因所在，找到责任人。

3、不要在空白文件上加盖印章

很多企业为了业务的方便，习惯于在一些空白合同、授权委托书上加盖印章，然后交给对方或业务员，这种方式在现实中存在极大的风险。

在空白合同上加盖公章，等于将合同条款确定的权利完全交给了对方，一旦被对方恶意利用，遭受的损失将会十分巨大。空白授权委托书也是一样，一旦丢失或被他人恶意利用，都会给公司造成巨大损失。一般情况下，授权委托书需要明确授权权限、授权期限、被授权人等信息，只有这样，才不致于出现风险。