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《面向社会的档案信息资源规划研究》•序

(2017-01-14 11:07:37)
标签:

档案信息资源

规划

分类: 出版

承诺为别人的书写序,就像背负了一笔债务,而借债是一定要还的。眼看年关将至,俗话说得好,躲得过初一,躲不过十五,咬咬牙,还是写吧!

周林兴教授主持完成的国家社会科学基金青年项目《面向社会的档案信息资源规划研究》(项目批准号:11CTQ032),以实现调查为基础,对所收集到的数据进行深入分析,提出了档案信息资源规划应该遵从的价值取向,构建了相应的评价体系与问责体系以及面向社会的档案信息资源规划实现机制,以期“为当前档案实践部门的档案信息资源规划工作的思维与方法创新,提供有效的参考与借鉴,最终目的是促进我国档案信息资源规划实现科学的可持续发展。”

那么问题来了:档案信息资源是一种什么属性的资源?这种资源又是如何“面向”社会进行统筹兼顾,即所谓“规划”的?这些的确是长期困扰业界又干扰学界的问题。

近一二十年来,“档案信息资源”突然成为一个业界的专有名词。人们似乎在期待着这一专有名词的出现,能够拯救日渐势衰的学术研究,为档案职业的发展注入“活力”。其实,则其要旨,信息不过是物质的一种表征,信息的功能仅仅在于消除不确定性。在社会语境中,需要“消除不确定性”的行为是选择;在包括档案职业在内的管理语境中,需要“消除不确定性”的行为是决策。在第十届诺贝尔经济学奖获奖者赫伯特·西蒙(Herbert A.Simon)看来,“管理就是决策”。因此,信息只有相对于管理及其成果而言才能构成资源。也就是说,“信息资源”影响“管理”的作用形式,是通过服从于管理(决策)需要得以实现的。在“管理(决策)需要”尚未形成的时候,独立存在的“信息资源”是不存在或者仅仅是“潜在”的。如果档案职业从业人员,希望自己的拥有的档案成为“管理资源”的话,他唯一可以做的事情就是研究和分析管理(主体)的需求。通过这种“研究和分析”,掌握管理“需求”,然后才是根据管理需求整合自己的“档案信息”,使之成为可以介入管理并且影响其目标的“资源”。

如上所述,仅仅拥有信息载体并不能说明拥有“资源”,而掌握“管理需求”信息的主体才是“信息资源”的拥有者。如果说档案可以成为一种“信息资源”或者“档案信息资源”的话,那么就意味着这种资源与管理(决策)需求之间存在某种“连接”,并因此导致这种资源形态的常态化。这个问题显然需要业界用自己工作实绩加以证明:当然,这种证明过程是通过模型还是“街访”,乃至“大数据”“云计算”也要需要管理主体进行考量。

《面向社会的档案信息资源规划研究》涉及的“档案信息资源规划”,实际上是有关“档案信息资源”配置问题,而资源配置的实质依然是资源与需求之间的关系问题。如果这种关系已经厘清,按照本书(课题)作者的想法,档案信息资源配置要“从管理层面,提出在满足社会需求时,按流程化管理的逻辑线索展开,做好‘上下’‘左右’‘内外’信息流以及业务流程集成、数据集成、应用集成为一体规划模式,发挥档案信息资源的整体优势;利用规范化与标准化的档案信息资源建设有效地节约成本与降低风险,使管理环节最少、管理效能最大。不仅从管理形式上要求实现对档案信息资源的流程化管理,而且提出在管理规范上提出对档案信息资源实现‘多元化’‘标准化’‘精管理’等制度安排。从资源建设层面,提出要让档案信息资源的来源主体多元化、采集方式的多元化以及采集种类的多元化等。从服务机制层面,提出在档案信息资源服务过程中要求做到服务对象的准确定位、服务意识的科学培育、服务方式的合理选择以及服务教育的合理开展,并且,要建立科学的档案信息资源组织机制等主观点。”一句话,就是政府主导的社会管理运行方式。至于结果如何,那只能是“不看广告,看疗效”啦!

顺便需要提及的是,即便政府承诺“面向社会的档案信息资源”,也未必能够真正实现档案资源的完整保存或者形成完整的社会记忆。结论非常简单,在一个已经形成的多元社会中,一元模式是无法满足社会发展的。大家可以拭目以待——借债是一定要还的!

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