在我国各类社会组织中，被称作办公室或办公厅的内设机构不仅分布广泛，几乎遍及各行各业，各个层次，而且地位稳固，历经多次包括机构改革在内的社会变革而依然被保留，显然其对于各种社会组织来说是十分重要的。

办公室形成的历史和现实表明，办公室的重要性绝不仅仅在于是处理各项事务性工作的“不管部”，而在于它在很大程度上通过程序性的工作控制着其所在社会组织的活动。因此，由研究办公室的具体内容深入到办公室的基本功能，从而掌握其深层的基本的活动规律，对充分发挥办公室功能，进而提高行政管理效能是很有必要的。

本文力求用四个部分，即从办公室的功能出发，通过分析这种功能与环境间的基本因素和具体互动方式，来探求办公室管理的基本规律。

第一部分办公室的基本功能

办公室是在各种社会组织中具有行政中枢的辅助性和综合性的办事机构。这种机构与社会成员的工作和生活存在着多种多样的联系；而办公室围绕所在社会组织的总目标，按照一定的原则、程序和方法，做好服务工作的过程即办公室管理。关于办公室管理的理论，无论是在我国，还是在西方都有着一定的研究基础。

办公室的功能是办公室管理理论的基本问题。所谓办公室的功能，是指办公室在社会组织中所扮演的角色及由此产生的作用。作为社会组织中三大组成部分之一的辅助机构，其功能在于把社会组织整合起来，办公室就是这种功能的集中代表。也就是说，社会组织的特定环境在造就办公室的同时，赋予了办公室实施社会组织内部管理的基本功能。办公室凭借其基本功能成为社会组织的枢纽、中介和窗口，并与人们通常所表述的秘书工作存在某种区别和联系。办公室的基本功能的行使除带有一般管理活动的某些特定外，还具有综合性、程序性、层次性和终局性五方面的特点。

第二部分决定办公室功能的环境因素

根据系统论及公共管理学的一般原理，一项管理活动的功能是由其生存环境决定的。通俗地说，所谓环境就是周围的条件，它是相对某一中心事物的背景，分析办公室环境因素的依据，是测度办公室功能的实施维度。这种维度可以用一个三维座标来表示。其中X轴是实施办公室管理的方式；Y轴是办公室功能运作的内容；Z轴是实现办公室管理的物质基础。

本文限于篇幅及问题表述方便，着重讨论Y、Z轴因素。其中，Y轴所表示的是办公室功能的实现过程，是办公室管理运行的主线；影响它的各种因素，即可据此称为办公室的职(功)能环境。这种环境决定着办公室管理的基本内容、基本方式和最终结果。

从职能环境的宏观方面讲，社会政治因素一般是通过管理体制对办公室管理发生直接作用的。作为一种权力划分的制度化关系模式，管理体制是办公室活动的“框架”。办公室管理的质量取决于同“框架”中其他机构的“联系”和“关系”。它从这种环境中的“输入”集中地表现为“权力”的引入——办公室必须根据获取权力的大小、多寡和形式确定其势力范围，制定管理规则，进而有效地对社会组织进行控制和协调。

为了保证这种“环境——权力”输入的有效性，办公室除了(被动地)企盼管理体制向着对自身有利的方式转化之外，更多的是在现有体制之内，调整与不同利益群体的关系，比如改善同领导集团、职能部门和人民群众的关系等。从微观方面分析，评估办公室职能环境的优化状态，可以从办公室职能活动对象对办公室人员的信赖程度，以及办公室在履行其任务过程中所得到其职能活动对象的支持、配合程度两方面来考察。当然，优化环境的取得，还必须注重办公室人员自身的修养和环境意识的加强与调解。

第三部分办公室功能环境的调整

本部分着重从三个方面具体分析办公室职能环境的优化(调整)问题。

首先，社会组织的领导机构对办公室活动有着决定性的影响。而优化同领导(集团)之间的职能环境，办公室及其人员必须做到了解和掌握领导机构的基本情况，忠实体现领导意图，有效辅助领导活动，适度参与领导政务，竭诚弥补领导缺失。

第二，社会组织的职能机构与办公室活动有着密不可分的联系。正确处理同职能部门(环境因素)的关系，办公室就必须了解其他职能部门的基本情况，加强职能部门同领导集团之间的沟通，正确处理同其他职能部门的关系，促进社会组织的协调。

第三，人民群众的理解和支持对办公室活动具有极强的包容性。因此，办公室及其人员在日常工作中要注意加强为人民群众服务的观念，沟通领导与群众之间交流的渠道，尽可能地为群众排忧解难，并处理好各种人际关系。

第四部分人类工程学——办公室功能的消长

所谓人类工程学，是把有效的办公室活动所要求的生理因素和说明办公室人员如何对这种环境做出反应的心理因素综合起来，从外观、视觉、听觉、空气以及安全、保障等方面来研究办公活动的技术——资源环境的(也是维度座标中Z轴因素)。随着计算机——信息革命的深化，构成办公室活动物质环境中的一些技术因素，已从单纯的方法、手段，逐步深化为一种办公室活动的“生存方式”和“思维方式”。

正像托夫勒在《第三次浪潮》中描述的那样，办公室的某些具体功能，以至于其基本功能，很可能在被称为第三次浪潮的技术——信息革命的这种环境因素冲击，或消亡，或分化，或“虚拟”……如此等等，最终实现办公室的功能革命。