13.7管理流程改造的BPR

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鉴于宝钢和东北大学的特殊关系,宝钢送了不少技术人员来我校深造,包括攻读硕士和博士学位。唐志文是最早来我这儿读博士的宝钢自动化部的高级工程师, 记得他来的那年是1997年,我刚招博士还不多久,还没有一个博士毕业呢。
唐工人特别爽快,说话又多又快,他跟我年龄差的不是太多,所以我们相处的比较随便,也非常谈得来。每次我去宝钢,他总爱带我去小绍兴饭店,那里的白斩鸡成了我的最爱,当然都是自费。唐工数学基础并不太好,但是他计算机的基础非常好,曾经在宝钢做过很多系统开发的项目,所以做实际项目的经验非常丰富。他是我头一个宝钢的博士生,我想我一定要把他带好,也好在宝钢打响我的名头。首先我还是想从唐工熟悉的项目入手,当时他正在做宝钢物资部的项目, 不过无非是入库出库登记,物资库存量管理,做来做去也都逃不出数据库设计的范畴,也难以写出高水平论文。如果要做上物资需求预测,库存控制优化,采购计划优化,一时实际中也不一定用得上,另外我还担心唐工的数学水平不够用。为了唐工的博士论文选题我也是颇费思量。
唐工来东北大学上博士课程,我也回到学校。正好这时863/CIMS在北京开会,我便去了北京。在会上,我听到我们同在管理专家组的复旦大学的黄丽华教授说,企业管理流程再造BPR(Business Process Reengineering)现在是国际上热门的研究课题,现在国内的研究工作还刚刚开始,咱们CIMS也应该做做这方面的研究。会后我找黄老师请教了BPR方面的有关问题,她还热心的推荐了我几篇重要文献。打这之后黄老师和我还成了很好的朋友,有什么事我们都能互相帮助。
北京863会议之后,我又去了宝钢,我找到唐志文讨论在物资部管理流程再造的可能性。唐工一听便来了精神,他兴奋地说:“上了计算机之后,过去的人工管理的流程肯定不行了,肯定要改!”我说:“那好呀,我们就做物资部上计算机管理后流程再造的BPR,这就是你的研究方向。你现在的任务不光是要做物资部的计算机管理系统,还要把现在管理的流程搞清楚,画出流程图来,至于怎样改造我们下一步再研究。”唐工欣然接受了我的安排,不过他也说整个物资部的所有管理流程肯定太复杂了,是不是可以先挑容易的做。这是自然,一口吃不出个胖子,咱们先挑容易的来。于是先选定独立性相对较好的物资采购流程作为我们的出发点。研究方向确定后,我和唐工都很高兴,那一晚小绍兴的白斩鸡好像特别的香。
几个个月后,唐工来到了东北大学,他带来了他所画出的物资部的采购流程图。流程图上一个个方框是活动,一大篇密密麻麻,难以理出个头绪。我说,你能不能把每个活动的执行单位给标出来,然后把哪些活动将由计算机来代替也标出来。这样可能就能看出应该怎样对流程进行改造。唐工欣然应允,便在我们培训中心的宾馆房间里连夜干起来。第二天晚上,我又来到唐工的房间,他已经重新画好了流程图,在每个活动下标注出活动执行的单位,又标注出将由计算机代替的活动。我凝视着唐工重新画过的图,思考怎样改造这个物资采购流程。忽然我一拍大腿说:“有了!我们干脆把组织加到活动里,设计一个‘活动-组织’流程图!”唐工一脸蒙圈,不知道我说的什么?我便一点点跟他解释,原来的流程图只有活动,没有执行活动的组织。我们把组织加到活动里,变成”活动-组织“流程图。别小看这一点添加,这就是创新!我把唐工画好的图揣在包里,说:“昨晚你忙了一宿,你辛苦了!下一步该我的了!我回去好好琢磨琢磨,看看能不能搞出点名堂来。”
图论是我的强项,怎样对图进行分析和简化更是我平生最爱。于是我回家后便拿出那张图细细品玩,看看能不能找出一个可行的分析方法。首先我找出流程图的邻接矩阵,利用邻接矩阵便可以计算出流程图的可达矩阵,在可达矩阵中发现强链接部分正好对应于流程中存在的环路。而流程中的环路正好表示一个流程可能形成反复执行。在流程环路中按照对应的组织展开,形成了一条“组织链”,如果某一组织在组织链中反复出现,我便就起定义为“组织往返”,组织往返正好表达了某个流程在一个部门重复执行多次,这显然是不合理的。而我们的流程再造正式要把这些不合理的流程找出来,并进行重构或再造。
第二天,我们又一起讨论,共同提出了一整套基于“活动-组织”流程图的BPR的方法。我们先用一个简化了的采购审批流程来建立“活动-组织”流程图的基本定义、原理和计算方法。然后又用到宝钢的实际采购流程中去,提出了宝钢采购业务采用计算机管理后流程再造的技术方案。这项工作很快就取得了好的效果。我们共同撰写了好几篇学术论文,第一篇是“活动-组织”流程图的定义和计算方法的,被《管理科学学报》接受发表,第二篇是在宝钢采购流程再造中应用的,被《东北大学学报》接受发表。国内杂志的篇幅限制太大了,往往不能表达尽兴。我不甘心,于是又把原理和应用都写到一篇英文论文中,投到了国际杂志《Production Planning and Control》上,没想到几乎没让我怎么修改,就接收发表了。有了这些高水平的论文,唐工再自己加上些库存管理ABC,博士论文就够数了。于是他在2000年就成功拿到了博士学位。
当时,宝钢自动化部的部长是王力,他是我本科同级不同班的同学,我邀请他作为唐志文博士论文的评阅人。王力拉着我的手,说:“你是怎么带的唐志文,怎么一下子就发那么多文章!我这里好几个都四五年了还毕不了业,唐志文一下子就毕业了,你让我工作不好做呀!”老同学虽然是埋怨的口气,但是看得出来他很高兴。当晚他请我吃饭,自然是比小绍兴高级的多的饭店,吃的什么我也不记得了。只记得自动化部来了不少同志,大家都喝了不少酒。
宝钢物资部的BPR项目就算是完成了,虽然没有做成果鉴定,也没有报奖, 但我觉得这是我做的很得意的一个应用项目。