公文写作：如何避免用错文种
文/高山寒雪 地点/三峡东岳庙
公文的文种，简单地说就是公文的种类。行政公文的文种就是行政公文的种类。它是各级政府机关和企事业单位颁布法律和规章、安排重大事项、对国内外宣布重要事项、下达任务、安排工作、任免干部、反映情况、表彰批评、请示或批复有关事项、记录会议精神、商洽工作等常用的文书形式。
1993年国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》对文种规定了14类15种，2000年国务院颁布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》，对行政机关公文规定了13类13种。它们是：
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
这13类13种公文种类，是国家以规章形式明文规定的，可以称为正式公文。各级机关可以根据自己的职权范围直接使用这13类文种行文。换句话说，公文的标题可以直接为《发文机关名称+主要事项+文种》，如《厂房项目部关于加强春夏季食品安全卫生管理的通知》。这里，发文机关名称是“厂房项目部”，主要事项是“加强春夏季食品安全卫生管理”，文种是“通知”。
值得指出的是，在实际工作中，滥用文种和用错文种的现象是非常普遍的。例如，公文标题为《XXXXX二季度工作要点》,这种公文就是不规范的公文。其主要原因就是没弄清楚正式文种与非正式文种的概念以及二者之间的区别，因而犯了用错文种的错误。
如前所述，公文的文种是有严格规定的，在行政公文的标题中，必须使用这13类里的一种，否则就会闹笑话。在实际工作中，我们常常要使用一些非正式的文种，诸如：办法、规定、要点、计划、方案、措施、安排、制度等等，这些非正式的文种都不能直接作为正式文种出现在公文的标题中，而要通过一种简单且必要的形式进行过渡，以求得公文的合法化。举前一个例子，如某单位制定了一份《XXXXX二季度工作要点》，发文时必须以“通知”作为文种，即公文标题及格式应该如下：
关于印发《XXXXX二季度工作要点》的通知
XXX所属各单位：
《XXXXX二季度工作要点》已经第XX次办公会讨论通过，现印发给你们，请遵照执行。
XXXX年X月X日（章）
在这里，公文的文种已经不是“要点”了，而变为“通知”了。而“通知”是13类的一种，“要点”却不是。把“要点”用“通知”的形式发出去，公文就合法化了。
再比如，湖北省于去年底修订了《湖北省人口与计划生育条例》（注：条例只有国务院及国务院各部门、省、自治区、直辖市才有权制定），由于“条例”没有被列入在13类文种之内，因此条例不能直接发布，只能用正式的规范文种发布，即《湖北省人民代表大会常务委员会公告》。全文如下：
湖北省人民代表大会常务委员会公告
（第九十号）
《湖北省人口与计划生育条例》已由湖北省第十一届人民代表大会常务委员会第七次会议于2008年11月29日修订通过，现将修订后的《湖北省人口与计划生育条例》公布，自2009年3月1日起施行。
湖北省人民代表大会常务委员会
2008年11月29日
“公告”是13类的一种，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，这种用法是很准确的。
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(2009-04-30 11:06:03)