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出版社的十个财务管理原则──大块文化的经验
(2007-10-03 18:16:08)
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产经/公司 |
分类： 有关出版 |
我那天听她叙述了情况，也看了一些数据。虽然不能光听一面之词，但是从她所叙述的情况以及从其它方面综合得来的信息，让我后来在报告中得以写出“凌域的周转不灵、倒闭事件，自己本身有其长期累积的经营上的问题，以及由其往来出版社传出来之种种其它问题，金石堂对凌域倒闭事件有其影响，但不应是唯一因素”。
9月，探索文化等四家出版社对凌域提出“诈欺”、“伪造文书”、“伪造有价证券”等告诉后，我和许丽雯及另一位刘秋凤女士又见了一次面。
我要说的是，这两次见面所听到她们叙述的凌域的一些情况固然匪夷所思，但是对她们自己财务管理之“大意”，也深感震撼。所以，后来当她们说是要鼓起勇气办一个公开的说明会，让这么惨痛的经验不致重演，其它同业不致重蹈覆辙，而邀我出席时，我接受了，也不揣冒昧，在会前整理了一些大块文化的经验，以便给有需要的人做点参考。
公开发表了之后的周末，想到应该把原先写的七点原则增为十点，各点再加上一些引伸说明，因而有了这个修改版，并定名为《出版社的十个财务管理原则》。
这篇文章虽然是从一个出版社的立场写的，但后来想想，觉得也许也可以为出版产业的其它环节所参考。一并记在这里。
我大学读的虽然是商学系，但是对财务管理这些事情，并不感兴趣，也不在行。即使当了出版公司的负责人，也仍然如此。因为不感兴趣也不在行，我对财务管理这件事情，也就信守几个最基本的原则。大块的财务管理方法，就在这些原则之中。
一，一切透明。──财务工作，应该做得完全透明，有三个理由：
1.不致于有些东西只存在于少数人的脑袋里，不小心成为黑箱。任何人接手财务工作，都可以立即上手。
2.经营绩效，有所检讨的根据。
3.没有人能保证经营永远顺利或盈利，但是经营者应该保证让投资者明白经营的实情。
二，一切合法。──对外，大块从创立起，就只用一套账。所以绝不少交一毛税。对内，一切遵守公司章程。
三，内部制衡。──管钱的绝不碰账，管账的绝不碰钱。
四，按照合约行事。──对外一切收支，照交易的合约或备忘录的条文走。绝不心存侥幸。不被占便宜，也不占别人任何便宜。
五，凭证至上。──任何收支，必须凭证至上。重视凭证，就绝不会接受或开立虚假凭证。重视凭证，就会尽最大能力保护凭证──别人的，以及自己的。
六，支票给付，三方开立。──除了日常零用金，一切开支不论金额大小，一律以凭证抬头，开立“禁止背书转让”的支票，或者指定银行账户汇款给付，以利事后查核。开立任何支票，要有财务人员、公司负责人、一名外部董事，共三方印章，各人分别使用。
七，重视“现金流量”，“己所不欲，勿施于人”。──看财务报表，比起“损益表”，我和同事们更注意的是“现金流量表”。出版业对财务管理的前三个重点，就是“现金、现金、现金”。这是我参加美国一个出版论坛听来的话，从此当作最高守则。
自己既然知道“现金、现金、现金”的重要，就应该“己所不欲，勿施于人”，该支付给别人的账款，绝不拖欠。
八，不以任何理由让私人账户涉入公司收支。──不论多么善意或紧急的理由，都不可以。退一步来说，万一真有不得不例外的情况，必须：
1.事先经董事会讨论、同意，并留下纪录。
2.定好固定使用期限。期限届满，就结案留下报告。
九，任何借贷与投资，须经董事会同意。──不论金额大小，一旦事涉对外借贷，必须事先经董事会讨论、同意，并留下纪录。除了公司自己需要的不动产，不做其它业外投资。
十，使用有公信力的会计师。──从创立公司的申办手续开始，到年度税签以及后来的财签，我都找美国排名前五名的国际会计师事务所。──一切报表及管理，都照国际标准来。费用贵很多，有人也许觉得我在花冤枉钱，但是我觉得需要。
即使是创立的第一年，我也不认为自己是“小出版社”，而只认为是“新出版社”。“新出版社”对自己应该有新的期许。
配合这些财务管理的原则，我们在业务上也有些相应的原则：
一，管业务的不碰仓库，管仓库的不碰业务。
二，书籍滞销，我们定期销毁，绝不以便宜行事的手段而流出市面，扰乱折扣。
过去二十年，是台湾许多出版社学习企业化的一个过程。但是在企业化的过程里，新或小出版社往往重视编辑及业务的成长，远重于财务的管理。
小出版社又往往因为人力不足，给自己疏于财务管理的理由。
但是我们应该知道，其实，正因为自己人力不足，或不善于财务管理，才更要注意财务管理的原则与方法；正因为成长中的公司资金不是很足，所以更不该以任何理由玩任何财务游戏。
如果说商场如战场，编辑、企划及业务像是三军部队的话，财务就是后勤。而大家都知道，再强大的三军，没有相应的后勤支援，是打不了仗的。
我这里提供的大块的例子，是从一个不善于后勤，成绩也并没有多好的管理者的经验，来说明他如何以简单但容易理解的方法，来努力掌握自己的后勤状况。对于我来说，使用这些原则，并不是什么理想化的事情，而是面对现实不得不然的事情。这样才能节省我的心力，去做其它我更擅长做的工作。
最后一点要说的是，出版业的进入门坎，相对于其它行业是非常低的──在台湾尤其如此。台湾小出版社林立，代谢率虽然高，新陈率也总是很高的原因，也在这里。
然而，今后想要再新进入这个产业的人，还是应该有一个认识。那就是，出版业的进入门坎再怎么不高，也是在越来越高了。专业知识的门坎在高，需要的资本门坎也高。对于成立出版社所需要的资本，不能再以十年前的标准来思考了。一如我们今天要在台北市买一栋房子，不能再以十年前的房价来思考。
没找到适当而足够的资本就开始进入出版，是从一开始就没想好，也没注意“现金、现金、现金”的原则。
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