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《别告诉我你懂PPT》章节节选，有删减，原文请上作者博客或购书查看

    PPT的结构是指把内容有机组织在一起，帮助听众更好掌握信息的方式。平时最常见的PPT结构是标题、目录，然后就是没完没了的内容。这样的结构显然不能很好地调动起听众的兴趣，更不用说出新了。

    PPT最实用的结构应该是总分总。就是我们小学三年级时学写作文时，学到的那个总分总结构。这个结构堪称骨灰级八股。听上去好像老套，但可别看扁它。

    首先它的确特别好用，另外，花些心思用好它，就能让你的PPT非常精彩。

    从文体角度上说，PPT做成的报告，更像论述文或者说明文，即说明一个事实，然后基于这些事实提出观点。在这个结构中，总分总分别对应的是概述、分论点和总结。

    具体来讲，就是开始时开门见山，告诉听众这个PPT是讲什么的，接着从几个方面进行论述，这几个方面有可能是并列的，也有可能是递进的。最后进行一下总结。这个总结不但需要在原有基础上进一步明确观点，还要提出下一步的计划。

一、第一个总：概述

    这个“总”，在用概述（contents）来表述，针对会议也可以用议程（agenda）这个词。一般只有一页，分条写，每一条都要用简单完整句，最好的效果是让听众1分钟内把握领悟整个PPT的内容。

    分多少条合适，要根据报告内容来定。有人认为不要超过7条；有人说不要超过3条，每条不要超过3层。这些说法都不够科学，具体的数字要和报告的长短直接挂钩。一个100多页的报告，最好分成3—5个章节，开始一页只提出各个章节的要点，在每一章开始的地方再用同样的原则做一个章节的概述。一个只有20多页的PPT，就没必要细分章节，只要把分步的要点列出来就可。概述页里，设置3-5条要点比较适宜，每一条的层次不要多于两层。

    很多人喜欢用提问的方法写概要，觉得这样可以吊听众的胃口，很酷。但请注意两条：

1．要一问到底，保持统一

    要在每一部分的开始或结束时，给出一个明确的解答。比如，在一个关于跨地区项目管理的培训时，我开始就一连串地抛出几个问题。每一章PPT的开篇，我又用醒目的大字回答每个问题，这样，开篇和内容就有效呼应起来。在回答问题时，也要简单完整句，使听众能够一下子抓住主要观点，迅速切入培训的主题——如何能够更好解决跨地区项目中交流困难的问题。

2．注意场合

    一问一答一一对应，就像唱山歌一样美妙。不过，正如山歌要在山上唱，使用提问方式写概要也要注意场合。

    提问这种方式用在听众相对较少的工作坊（workshop）和公司内部会议上比较好，用问答一层层揭开神秘的面纱，讲解起来生动形象，引人入胜，能够活跃现场气氛。如果听众很多，是个大礼堂，你的问题要么无人回答，要么乱成一片，往往很难做到收放自如。

    使用提问方式书写概要，要视项目的重要程度而定。如果是一个重要的项目汇报，老板正着急知道进度，就不适合用提问这种方式，有可能弄巧成拙，还是直截了当地好。

    PPT中概述页的目的是要给听众一个全局感，让听众脑子里有一个big picture，以有助于听众全面接纳信息。

二、第二个总：总结

    最后的总结是非常重要的一环。开会听PPT报告，大多是被关在一个封闭的空间里，傻呆呆地像棵白菜一样坐在那。无论视觉、体力还是精神都要面临极大的挑战，到了最后，听众的注意力以及接受能力都会大幅度滑坡。大家更关心的是PPT的结论。比起电影等文艺形式，PPT更需要总结一下，因为PPT的劣势非常明显：

第一，PPT报告时间短、信息密度大，听众往往有被填鸭的感觉；

第二，PPT的“故事”不像电影或者小说里那么生动形象，理解起来费脑子；

第三，PPT更抽象，逻辑性更强一些，比起按时间进行的故事情节，更难让听众记住前面的细节。

    所以，PPT中信息传达的多，被有效接收的少。比如，给客户介绍产品，眉飞色舞地介绍了七八种，但如果最后没有总结，客户很可能只能记住最后一种，而忘记了前面讲过的更好、更新的产品。这在心理学中被称为近因效应 (recency effect) 理论，即在多种刺激一次出现的时候，印象的形成主要取决于后来出现的刺激。为了避免这种情况，最后的总结概括是非常重要的。

    但是，总结并不是把前面的目录再贴一遍，机械地重复一遍刚刚说过的1、2、3、4、5……大家有什么问题吗？下面肯定会鸦雀无声，所有人都耷拉着脑袋，没有人说话，就等你的最后一句“会议结束”，然后“OK，解放啦！”大家四散而逃。这种总结没有任何意义，会议也达不到预期的效果。

    总结是得到反馈的关键时刻，没有反馈的报告就是浪费时间。

在总结时，主要要达到以下几个目的：

 1．回顾内容 (recap)

    即把前面的内容简单扼要地梳理一遍，就像讲新课之前，老师会把上节课的内容回顾一遍一样，温故知新。

总结时，回顾内容和开篇时的总说侧重点不一样。开篇强调的是内容的概貌，明白告诉听众，这个PPT到底要讲啥；总结时，则要格外强调观点，把内容每一部分的观点都尽量突出出来。要多用“首先”，“然后”，“接下来”等表示逻辑顺序的词。比如，结合PPT，你可以这样讲，在前面的报告中，我们首先描述了这个项目的必要性——用简单完整句表达概况的结论；然后讨论了项目的实施计划——用简单完整句表达概况的结论；接下来，在计划的基础上讨论了项目的风险——用简单完整句表达概况的结论；最后，我们讨论了下一步的工作。当然，还可以详细一些，可以把一些重要的分论点也总结一下，等等。

2．整理逻辑 （logic）

    总结时，光列出结论还不够，还应该把观点之间的联系给听众梳理出来，从而把之前灌输到听众脑子里的信息系统化、逻辑化。不能苛求听众在很短时间内，自己做到这一点，帮听众整清逻辑是总结时的一大任务。可以用“在××的基础上”“基于××的分析”之类的词。比如，一个分析项目风险的PPT，可以这样整理逻辑：“我们首先运用了鱼骨法分析了项目的风险，评估了它们发生的可能性和一旦发生后果的严重性；接下来，基于上面的分析，我们选出了几个最主要的风险，做出了应急预案。然后，我们就可以到总结的下一步了，提出最终结论。

3．提出最终的结论 （conclusion）

    总结中也要提出最终的结论，最好是用一句话总结整个PPT。这个结论一定要明确，比如，上面前面提到的风险评估PPT的结论就可以是：所以，我们认为我们已经有了足够的对应项目风险的能力和方法，做到了未雨绸缪。

4．计划下一步工作 （next step）

    总结中最重要的是，把汇报的东西落实转换为下一步的行动中。如一个立项性的PPT，下一步的工作是需要领导批准和项目组成员支持；项目的阶段性汇报，要布置下一步的工作，调整原来的工作计划；项目结束的总结性汇报，需要把经验教训统统提炼反馈到组织的系统中，对后面的项目有指导和借鉴意义，这一步被称为lesson learned（经验总结），对于项目收尾是非常关键的。

5．寻求反馈 （feedback）

    如果需要老板、队友的支持和其他部门信息的输入，就要在总结时提出问题并获得反馈。总结时，可以把问题发给听众。要把具体的问题列清楚，不能只简单问“可不可以”，“行不行”。如果答案是否定的，还要尽可能追究一个背后的原因，看看是不是有什么其他的解决方法。比如，PPT报告是为了批准下一步的计划，就要向经营丰富的老同志多多请教，听听他们有什么补充意见。如果PPT报告的目的是需求赞助，则要给出所申请经费的具体预算和产出的估计，以及风险的评估。

    反馈可以帮助我们拓展思路、凝聚人心、提升气势。多多寻求有效反馈，可以让我们的PPT更有意义，工作更加事半功倍。

    总结位于PPT的结尾，但是并不是工作的结束。它承前启后，面向未来而不是过去。每一次的演讲都是下一个阶段的开始，如果前面的题目让听众睁大了眼球，那么结束时就要让他们每根神经都兴奋起来！只要按照上面讲的这五步进行，就一定能够说服你的听众，拿到你想要的反馈，实现你PPT想要达到的目标。