召开视频会议的目的是让高效能会议成为推动生产力的引擎.当您的产品或项目需要集思广益时，当您需要对当前的难题作出重要决策时，召集相应议题的会议是一个非常明智的决定。遗憾的是，很多会议最后都会与您所期望的“富有成效”截然相反。在会议中，您可能会多花十分钟额外演示引入远程员工所需的技术，然后又多花五分钟来讨论您的工作计划，偏离议题将导致会议缺乏实际效率。

1、确定召开会议的必要性

在忙碌的工作中，我们都曾经参与过将本可以通过电子邮件解决的问题转变成通过视频会议进行讨论的会议。研究表明，中层管理者有35%的工作时间耗费在会议上，而高层管理者每天至少要花费半天的时间来和他人交流和沟通。所以应该尽量避免非必要的会议安排。

2、设立会议日程表、明确议题并提前通知

让视频会议按期进行的最重要方法之一就是创建会议日程表，然后提前发送议程通知给每一位参会者。这将确保参会者清楚会议目的，并在开会前让发言人有充分的时间准备。在会议过程中通过屏幕共享显示会议议程，让所有人都专注于会议本身并能有效避免转移议题。

3、确保会议参会者与会议的相关性

参会者将花费宝贵的工作时间参与视频会议，并且可能会因为参加视频会议而无法完成本来可以完成的其他工作，这就会涉及工作的时间成本和机会成本。所以您需要让每个会议都值得参会者花费相应的时间，确保只邀请那些需要出席的人员并准时召开。

4、制定会议执行计划

在视频会议共享议程中写下你的项目目标使参会者可以访问该文档，并可以在需要时引用它。这样对于同一项目的所有会议参会者可以在每次会议中使用相同的文档对项目进度进行实时地记录。

5、对会议决策实时跟进

一旦你为视频会议中的决策制定了后续计划，你就必须与视频会议的参会者进行实时地跟进。尊重在会议中为自己设定的最后期限并跟进任务将有助于实现结果，这样将确保会议的价值体现，当员工意识到会议是有价值时，将有助于提高他们的主观能动性。

SparkleComm专注于帮助企业组织最佳的视频会议，并鼓励企业以视频的方式进行交流和沟通。我们认识到，积极的会议有助于团队和客户一起集思广益，找到最佳的解决办法并能作出有价值的重大决策。