一般大公司中，经理、董事长们日理万机，为了最好地利用时间、最合理地分配任务、最高效率地工作，不可避免地需要另一角色的帮忙—这一角色便是充当“守门人”的电话接线员、秘书或助理，他们会过滤打进来的电话，取其重要的，删却次要的，一定程度上成为顾客信息接收与否的决定者。秘书小姐轻轻一挂电话在她来讲不过是几秒钟的事，但对于你来说就可能失掉了一桩大交易，严重一点，你也可能因此完不成任务而被你的公司开除。所以，如何使自己打出的电话在秘书严格的审听下保持守势、不被攻破、不遭受挂断的命运，以至最终被认定为：“值得接听的电话”实在是一门值得深虑的电话销售技巧。
 
那么如何成功闯过这一关呢？
 
第一，接通电话后首先要记得摆出三要素：我是谁、哪个公司的、我找谁，简明扼要，让人一听就有个大概的了解。介绍时要注意自己的语气，待到对方有回音时先问候一声：早安。然后再开始话题，好像是给平常好朋友的随机电话，不知不觉间给人一种亲近感，同时这样一句问候也恰到好处地表现了你的个人修养，因为随时间候也是一种美德，别人会在更多的与你接触的过程中感觉到，而成为你的一种人格魅力。介绍自己对应该把自己的名字和公司的名称分开，当然更多情况下只需说公司的名称即可，但不应说“我是某某公司的某某某”。一则因为与公司名称相比较，本人名字更多处于次要地位，采用这种陈述方式不利于主次分明，容易让对方抓不住重点，二则因为为争取宝贵的交谈时间并且不挂机也应尽量让自己的言语浓缩，好为接下来更重要的主题腾出时间。同时，要想在简略的话语中做到从容不迫、不失“绅士风度”，还应重视对方的称呼，如果接电话的人说出她自己的名字，就说：“你好，李小姐，请问张先生在吗？”或者介绍完自己后直接恢谐幽默地问一句：“敢问阁下尊姓大名？”（当然这种情形也要伺机而动，不可轻率，不然显得轻佻）
 
第二，避免直接回答对方的盘问。接电话的人通常会盘问你三个问题：你是谁？你是哪家公司？有什么事情？如果你不直接回答这些问题，他们就不知道该怎么办。你或许该这样回答：“我很想告诉你，但是这件事情很重要，我必须直接跟他说。”或者委婉一点说：“你不觉得这会讲很久吗？我是打长途电话呢！”
 
不明智的方法就是毫无防备地脱口而出，结果很容易让自己陷入这个泥潭：忙于跟她解释清到底怎么一回事，但这种业务又如何能在短短几分钟内解释清楚？这样岂不是自讨麻烦！更何况秘书也不是最终的决策者，浪费口舌在这里也确实是做无用功，另外这本身也会让秘书觉得你很没有策略，纯粹一个毛毛糙糙的新手。
 
第三，在与秘书打交道的过程中，可千万别混淆主次。也许你确实碰上了一个顶厉害的秘书，以至于不得不绞尽脑汁如何回答她的问题，且别忘了时不时强调：“我找张先生，请问他在不在？”“可以马上回答我吗？”这样也有助于给秘书造成一种压力，无奈之余只得将电话转给经理或者董事长。但在这样的强调中不要流露出不耐烦，因为秘书也会对你的不耐烦感到心烦意乱，难以留下好印象。实在觉得难缠则直接一点说：“我想我找的是张先生，为了避免双方都不浪费时间，我建议您还是把电话转给张先生。”或者索性摆出高姿态，强渡难关：“你跟陌生人讲电话都是这样的吗，你老板交代你要这样吗？”“你帮我转电话之前，还想知道关于我个人的什么事？”“你为什么不让我跟你的老板说话？”“你不转这通电话，公司将会因此而失去赚钱的机会，你愿意冒这个风险吗？”“既然你不愿意接电话，能不能告诉我你的名字？如果贵公司还有人打电话来询问，我就可以告诉他，我曾经跟谁谈过了。”当然这种情况非万不得己还是不要用的好，因为这种强势语言会让彼此的气氛变得很尴尬。来看以下这个例子：
 
总机：“国家制造公司。”
 
麦克：“请问比尔西佛董事长在吗？”
 
知道并说出客户的姓名是很重要的，尤其是在初次接触的时候。
 
如果麦克问：“请问董事长在吗？”，这种只有头衔没有姓名的话题就显得太不适当了。
 
总机听了麦克的问话以后，毫不犹豫地把麦克的电话转到董事长办公室，由董事长的秘书小姐接听。
 
秘书：“董事长办公室。”
 
麦克：“你好。我是麦克贝柯。请问比尔西佛董事长在吗？”
 
麦克先自我介绍，然后说出西佛董事长的名字。这让人觉得麦克服比尔早就认识，他们是朋友。如果秘书真是这么想，那她一定把电话转接给比尔。这样，麦克希望和比尔通话的目的就达到了。
 
秘书：“西佛先生认识你吗？”
 
麦克：“请告诉他，我是温彻斯持公司的麦克贝柯。请问他在吗？”
 
麦克并不认识比尔，他不能回答秘书的问题。麦克只好再自我介绍一次，这次他说出了公司的名字。麦克在谈话中，一直不忘记说“请问他在吗？”这是不断地对秘书询问，使秘书不得不对这个询问做适当的答复。麦克也希望秘书小姐不再问问题。
 
秘书：“他在。请问你找他有什么事？”
 
秘书很直爽地回答，但附带了一个问题：“请问你找他有什么事？”
 
麦克：“我是温彻斯持公司的麦克贝柯。请教你的大名。”
 
麦克没有正面回答秘书的问题。麦克只是重复说着自己和公司的名称。他也附带问了一个问题，他想知道秘书小姐的名字，记住它待日后再通话时，能拉近彼此的距离。
 
秘书：“我是玛莉威尔逊。”
 
麦克：“威尔逊小姐，我能和董事长通话吗？”
 
秘书：“贝柯先生，请问你我董事长有什么事？”
 
麦克：“威尔逊小姐，我很了解你做秘书的处境，也知道西佛先生很忙，不能随便接电话，不过，你放心，我绝不占用董事长太多的时间，我相信董事长会觉得这是一次有价值的谈话，绝不是浪费时间。请你代转好吗？”
 
麦克确实遇到了困难。但他不气馁，仍再接再厉，试图突破困境。他坚持一个原则—不向秘书小姐说出自己的真正目的，因为他顾虑到，一旦向秘书小姐说出自己的目的，再经由秘书小姐转达，难免会产生误解。
 
秘书：“请等一下。”
 
麦克的坚定语气，使秘书小姐不再难为他。她把麦克的电话转给董事长。
 
比尔：“喂！”
 
麦克：“比尔，我是温彻斯特公司的麦克贝柯。温彻斯特公司是专门为企业经理定制西装的公司。请问你知道温彻斯持公司吗？”
 
麦克以介绍自己和公司作开场白，然后说明公司的业务，简洁扼要。麦克以一句问话结束，这能使对方有接着回答的机会，使彼此的谈话一来一往，增加交谈的气氛。
 
比尔：“不知道。贵公司卖的是什么产品？”
 
麦克：“我们是专门为经理定做西服的公司。有许多企业对我们颇为赞赏。这些企业包括城市国民银行、西方动态公司、国际食品公司、环球实业机器公司等等。我希望下个星期能拜访你，当面向您作详尽的介绍。我想在下星期二上午8点15分或星期三下午2点45分拜访您，您觉得方便吗？”
 
麦克提到了几家就在附近的大公司，希望借此能引起比尔的兴趣。麦克不问比尔：“是否愿意见面？”而问比尔“什么时候见面？“这样会使比尔在无意之中忽略“愿不愿见麦克”的问题。麦克还自己先挑选了两个时间让比尔选择，两个时间都在下星期，这使比尔不会感到窘迫而断然回绝麦克的请求。
 
比尔：“这样吧，让我想……就安排到下星期二上午7点钟好了。”
 
麦克的电话交谈非常简明扼要。如果对方问问题，麦克总以简洁的话语答复，然后继续向“目标”迈进。“获得对方的邀约”是麦克此时唯一的目标。麦克是一位有专业素养的推销员，他认为在没有获得对方的邀约之前，任何推销上的说服行动都是没有必要的。先和对方敲定见面的时间，再在见面时展开后续的说服行动也不迟。
 
以上这个实例告诉你的便是如何坚定信念绕过秘书这层阻拦，随机应变，紧扣中心，必要时对秘书提问采取置之不理态度，更显自己的主动地位，从而终于越过这道门槛，前往下一关，披荆斩棘，最后能取得不赖的成绩。
 
在经常性地与秘书打交道的过程中，很多人积累了宝贵经验，比如与秘书打交道，首先要记住他们的名字，而且以后一直要记住。我们通常可行的做法是把他们的名字写下来，到下次打电话时，就可以直接叫出他们的名字。他们自然也很喜欢我们这么做。
 
举个例子，有下面一个场景：
 
“喂，我是某某某，不知道您能不能帮我一个小忙（每个年轻人都是愿意助人的）？我想把这些资料（公司的产品/服务）留下来，这类事情由谁决定？”
 
“喂，是约翰先生。”她高兴地自动说了出来。（太捧了，一下子就拿到了决策者的名字）可是你得再确认一下：“他是什么职位呢？”你可以装着没有目的地随意一问，一般是能够得到她的微笑答复的。“请问还有谁可以决定这类事情？”这么问，目的是想知道约翰先生的职位是不是最高。如果被她反问，你可以说：“如果有两位主管的话，我们通常会留两份资料。”这是封住挡驾之嘴的有效办法。现在你可以大胆行动了：“我要把资料和这个字条留给他，不知道您能不能给我一张他的名片？”如90％的情形你能拿到名片，5％你能得到名片的传真，还有5％的情形是老板亲自出场了。
 
“什么时候给他电话最方便？”你可以再“斗胆啰嗦”一句，目的是在她忍无可忍之前搜刮到最后一点信息。“很感谢您帮了我这么多忙，真的谢谢您。请问您芳名？”“哦，苏珊小姐，好秀气的名字，谢谢您。”女人都喜欢自己的芳名被文质彬彬地询问和赞美。如果你两者都做到了，下次电话找约翰先生时，她会记得你的。
 
下面就看看你的温文尔雅、不急不慢、诚恳礼貌获得了什么奖品：
 
（1）决策者的姓名和名片；
 
（2）他是不是有绝对掌控权；
 
（3）决策者拿到了你的资料；
 
（5）与秘书小姐交上了朋友；
 
（6）知道了打电话的最佳时机。
 
后续电话要在24小时后打过去，而他会在一定程度上帮助你，你就缺一次面谈，一份合同，一张支票了。
 
所以，总结一下我们的经验之谈：
 
（1）不要欺骗她们；
 
（2）女人喜欢男人以绅士风度待她们；
 
（3）记住秘书的名字，而且一直要记住。
 
俗话说“近水楼台先得月，向阳花木早逢春”，即使我们不能一次性签订合同，在接下来数次来往中，把好秘书这一关，也为将来的成功埋下伏笔、打下基础，我们就能在坚实的步伐中奋然前行！