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统筹日常工作 提高效率

(2013-01-15 00:07:50)
标签:

办公

杂谈

分类: 智慧人生
  著名的数学家华罗庚先生曾写过一篇《统筹方法》,述说了统筹的范围、意义、应用方法、应用的关键,虽然时间过去了将近五十年,但对现在仍然是大有益处的。

  要了解统筹方法,先来了解统筹方法的定义和范围,借用华先生的著述:统筹方法,是一种安排工作进程的数学方法。它的实用范围极广泛,在企业管理和基本建设中,以及关系复杂的科研项目的组织与管理中,都可以应用。 

  至于如何应用,华先生举了一个看似简单其实有着丰富内涵的泡茶喝的例子,深入浅出,一目了然。还是借用华先生的原文:“怎样应用呢?主要是把工序安排好。比如,想泡壶茶喝。当时的情况是:开水没有;水壶要洗,茶壶茶杯要洗;火生了,茶叶也有了。怎么办?办法甲:洗好水壶,灌上凉水,放在火上;在等待水开的时间里,洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶;等水开了,泡茶喝。办法乙:先做好一些准备工作,洗水壶,洗茶壶茶杯,拿茶叶;一切就绪,灌水烧水;坐待水开了泡茶喝。办法丙:洗净水壶,灌上凉水,放在火上,坐待水开;水开了之后,急急忙忙找茶叶,洗茶壶茶杯,泡茶喝。哪一种办法省时间?我们能一眼看出第一种办法好,后两种办法都窝了工。……如果要缩短工时、提高工作效率,应当主要抓烧开水这个环节,而不是抓拿茶叶等环节。”

  至于引申到其他复杂工艺这里就不再一一列举。举以上华先生的所述,目的只有一个通过华先生一个简单的例子让大家一目了然地了解统筹方法的基本模式和关键所在。当然也为笔者以下的论述起一个承前启后的作用。笔者将从统筹的横向和纵向两个方面来进一步论述。

  纵向统筹

  纵向统筹就是自己将自己一段时间内所进行的工作做一个时间范畴上的统筹安排,谁先谁后,谁轻谁重,谁急谁缓,做到心中有数,计划周到,循序渐进,从而提高工作效率。

  就以市场管理员市场走访检查为例。

  要制定周全计划,拟定工作重心。市场走访检查在量化上大多以月度为单位,所以在月初市管员就要根据上个月市场总体状况和上级指示精神确定本月市场访查的内容、对象、方法、步骤、突发事件处置、变更事项机动等项目,将证照管理、案件办理、情报收集、法律宣传、违规转化、合理供货、内管事项及上级交办等事项逐项纳入每一天的工作中,并细分到每一事项的子项目。

  要遵照计划,灵活变动。根据计划内容逐日开展访查,这是前提。在访查之前,备好当日访查过程中可能涉及到的工具、文书、材料等硬件设备,并熟悉访查所需告知零售户的相关内容,设计在访查过程中可能遇到的突发情况及应对措施,做到有备无患,然后按照确定的访查路线和户数展开访查工作。比如遇到零售户销售高峰期,户主根本无暇顾及,这时可以考虑避开这个时间段,待高峰期过再行返回进行;遇到户主不在由别人代看,代看人又不熟悉店里业务的情况,可以根据对该户访查重点择时或择期再行访查,等等,不一而足。

  要及时登记,做好备忘录。市场访查时的情况是第一手资料,应及时登记相关数据,努力做到准确、全面,对于因特殊情况未完成的、零售户的反馈、消费者的意见建议以及其他函待解决的问题等及时记入备忘录内,并将上期需解决的事情从备忘录中提取及时告知相关人。类似这种情况市管员应准备和使用一本或多本装订的笔记本,而不宜采用活页形式的纸张。

  要区分轻重缓急,区别对待解决。这是一个难点也是一个容易疏忽的地方。对于重的急的,应当场解决,对不属于自身职责范围内的,及时利用通讯设备告知对象相关事项,对于轻的缓的,能当场解决的,不能当场解决的承诺期限并在期限内解决,对不属于自身职责范围内的,则可以以口头或书面形式进行反馈解决。值得注意的是,对于重的急的事情不能一笔带过,蜻蜓点水,比如在某个特定期限内要全数发放宣传材料,不能把宣传材料往零售户手中一递就算完事,而应选取重点部分通过通俗易懂的语言告知零售户,不然就容易造成本末倒置的情况,得不偿失。

  要当日汇总统计,记录在册。访查完毕后,应及时将访查情况进行分类汇总统计,分门别类地登记在相关内勤台帐,最后形成当日访查日记。运用统筹方法整理台帐可以起到事倍功半的效果。笔者身边的同事有的在整理台帐时是根据台帐名称进行整理,就像会计的科目登记一样,以科目找相应凭证,不但速度慢而且容易造成疏漏,而应该从原始凭证得出会计凭证,再从会计凭证中找出同科目的分科目登记到相应科目下,最后形成总账。笔者整理内勤台帐时正好与原始记录方式相反,有点类似于表格,先用草稿纸把当日访查的情况进行分类再进行登记统计,虽然浪费了一定的时间,但是起到了“磨刀不误砍柴功”的效果,而且草稿纸可以作为周甚至是月总结的“会计凭证”。

  横向统筹

  横向统筹就是将所有合作者在同一空间内所进行的工作做一个空间范畴上的统筹安排,谁先谁后,谁轻谁重,谁急谁缓,做到心中有数,科学分工,各司其责,从而提高工作效率。

  举一个专卖办组织实施联合执法行动。

  联合执法涉及到烟草、公安、工商等部门与部门、人员与人员之间的协调互动、分工协作等事宜。因此在行动中要做到科学分工、各司其责、密切配合。有几种方法可借参考。

  一是一线集中式。这种方式就是在对象比较分散采取的一种全员集中执法速战速决方法,其优势就是集全部之力,动作迅速,不给执法对象以反应的余地,适用于普查。

  二是多点分散式。这种方式是对不在同一区域的某些重点执法对象在同一时间突击执法的方式,其优势就是同一时间多点执法,不给执法对象互相通报的时机,适用于突击检查。

  三是多点交替式。这种方式是在同一特定区域执法对象相对集中的情况下采取的一种交替式执法方式,其优势是让执法对象摸不清到底有多少执法人员,从而达到迷惑对象的效果,适用于集中地段的突击检查。

  四是一点集中式。这种方式是取得确切情报后对执法对象采取的一种震慑性执法方式,其优势是让执法对象一时无从下手,不知如何应对,束手就擒。适用于对确定点的突击检查。

  五是综合式。这种方式就是把上述四式综合灵活应用,根据不同的地段不同的零售户采取一种或多种的执法方式,其优势就是有效利用实际和执法力量对零售户以震慑和迷惑。适用于不同的地段不同零售户和不同的指挥者,而且适用程度最高。 

  横向与纵向的有机结合

  横向统筹是针对个人,纵向统筹是针对集体,个体与集体互相贯穿,互相融合,你中有我,我中有你,但是个体必须服从于集体,待集体统筹完毕后再可行个体统筹,这是本质的区别。当然,在实行集体统筹时应顾及个体统筹的结果,对个体统筹结果有利的信息应予以采纳并付诸行动。具体表现在以下几个方面。

  一是纵向统筹必须以横向统筹为基础。纵向统筹中的情报收集是横向统筹的依据,横向统筹是为了更好地验证横向统筹的效果,两者必须相辅相成,缺一不可。

  二是横向统筹必须以纵向统筹为依据,根据横向统筹反映过来的书据,对零售户的诚信守法经营情况作进一步的调查摸底和违规转化,并在横向统筹的基础上开展零售户的忠诚度、依赖度、诚信度的评估,进行必要的管理和监督。

  三是纵向统筹必须与横向统筹有机结合,实现信息共享。纵向统筹必须及时完整地回报辖区零售户的基本情况,提供有利线索;横向统筹应及时回馈辖区的基本动态,以开展必要的专卖管理工作。两者相辅相成才是最佳的合作共同体。

  统筹方法即有现成的模式可依,同时时代又赋予统筹方法于新的内涵,作为我们应认真研究统筹方法的内涵,并灵活运用于实际工作中。

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