2004年より施行された『電子署名法』は電子署名の法的効力の法的根拠となっている。情報技術の発展に伴い、ペーパーレス化や伝送の利便性に鑑み、電子印鑑を利用する企業が増加している。電子印鑑の使用と管理を規範化するため、国務院は2025年10月9日に『電子印鑑管理弁法』を公布し、同日より施行している。以下、企業の実務に係わる内容を紹介する。

1.     電子印鑑の作成を申請する対象

『弁法』第12条によると、電子印鑑に関わる電子政務電子認証サービスは、法により設立された電子政務電子認証サービス機構が提供する。電子印鑑に関わる電子認証サービスは、法により設立された電子認証サービス機構が提供する。そのため、企業が市場監督管理局、税関などの行政部門の関連業務に電子印鑑を用いる場合、相応の電子政務電子認証サービス機構を通じて電子印鑑の認証を行う必要がある。　

2.     電子印鑑の利用ルール

『弁法』第17条によると、企業の電子印鑑が作成された場合、電子印鑑の作成管理組織が届出を行う。電子印鑑の使用停止、回復などの状態変更が発生する場合、企業は直ちに電子印鑑の作成管理組織に届出を行う。　

『弁法』第18条によると、企業は名称変更、解散、取り消し、営業許可証のはく奪、破産、分立、合併などの状況が発生した場合、速やかに電子印鑑の作成管理組織に電子印鑑の抹消申請を提出する。企業が電子印鑑を抹消していないか、または電子印鑑の抹消申請を速やかに提出できない場合、電子印鑑の作成発行組織は抹消処理の意見書を提出し、抹消を必要とする電子印鑑に対する抹消届出を行う。

『弁法』第21条によると、電子印鑑の使用管理は「所有者が管理し、署名捺印する者が責任を負う」という原則に従い、企業は関連規則制度を制定し、電子印鑑を適切に保管し、規範的に使用しなければならない。