将Word文档中指定内容锁定的方法
(2012-10-13 08:14:20)
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杂谈 |
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在实际工作中,有时需要将某些编辑好的文档(如协议文本、合同条款、各自职责等)通过电子邮件传递给对方,这其中有些内容是可以由对方进行修改的,有些则是本方必须要坚持和禁止对方修改的,此时若采用wo 文档“修改文件时的密码保护”方法来实现锁定禁止对方修改的内容,显然是不行的,因
为,那样的保护是对整篇文档而言,即:知道“密码”时整篇文档都可修改,而不知道“密码”时,整篇文档中的任意个字都不能修改。那么,如何才能在同一篇文档中,只锁定其中指定的内容,而对未锁定的内容允许任意修改,同时又不影响整篇文档格式的完整性和致性呢?其实对于Word来说,完全可
以利用“选择性粘贴”和“文档保护”功能来实现,现以Word2000为例,将设置方法做一简单介绍。具体设置分为两步,分别是:
1.先将拟锁定的内容转换为“图片”形式按照常规方法在wo 中输入、编辑好文档并取名(假设为A)后存盘。然后,利用“另存为”的方法,将其另外取名(假设为B)后存盘,接着在B文档
中,选中(拉黑)需要锁定的内容,先将其“复制”,再将其“删除”,然后,单击“编辑/选择性粘贴”,系统会自动弹出一个“选择性粘贴”设置窗口(如图1),在“形式”栏内,选择其中“Microsoft Word文档对象”,单击“确定”,即可将刚才删除的部分再粘贴过来,但此时该部分的内容已经被转换为“Microsoft
Word文档对象”的“图片”形式了。
2.将该“图片”部分的内容进行“密码锁定”的操作双击该“图片”部分,可自动打开个仅有该“图片”内容的Word文档(简称其为“密码锁定设置文档”,该文档会自动将“图片”形式转回“文字”形式,此时还可对其进行任意编辑),再单击“工具/文档保护”,打开“保护文档”设置界面(如图2),将“保护内容栏中 “窗体”栏前的小圆框选中,再在下面的“密码”设置窗口中,输入您选定的“保护密码”,单击“确定”键后,即完成了对该选定内容(也就是B文档中的选定内容)的锁定设置。关闭“密码锁定设置文档”,即可回到B文档。此后,若要修改B文档中已被“锁定”的内容时,必须先单击“工具/取消文档保护”,此时,系统将会自动弹出“输人解除文档保护”的“密码输入”窗口,
不知道“密码”就无法“取消文档保护”,也就无法对“锁定”的内容进行任何编辑操作,从而可使该“锁定”的内容得到保护。如果在一篇文档中,有多处未连接在一起的部分需要锁定时,可依照上述方法,重复多次,直到将所有需要的内容全部锁定。此时,B文档就成了一篇只锁定其中指定的内容,而对未锁定的内容允许任意修改的特殊文档了,可以提交对方阅读和部分修改,A文档则可自己留作备份。采用此方法进行处理过的文档,在显示和打印时都与常规文档无任何区别,只有在对文档“全选”时,才能发现被“锁定”的部分已无法再被选中,因此,采用该方法即可锁定保护文档的相关内容,又不会影响整个文档格式的完整性和一致性。