最好的批量打印奖状方法

    对于打印奖状,通常我们所采用的方法是将姓名和奖项等地方空着，等到奖状打印完毕后再用手填写。或者是分别在奖状上更改名字，并打印。这两种方法都费时、费力，其实利用word中的“邮件合并“功能通过以下四个步骤就可以轻松地批量打印奖状。

建立奖状模块

    首先利用 word制作一张模板并保存为：“奖状.doc”,将学校、班级、姓名、获奖类别和获奖等地方先空着，确保打印输出后的格式与奖状纸相符（如图所示）

建立奖状数据库

    在Excel表格中输入获奖人及获奖等相关信息并保存为“奖状数据.XLS”,格式如图2所示。

关联数据库与奖状

    打开“奖状.doc”，依次选择“视图→工具栏→邮件合并”，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”，并选择“奖状数据.XLS”，打开后选择相应的工作簿。默认为sheet1，并按“确定”。

将鼠标定位到需要插入班级的地方，单击“插入域“，在弹出的对话框中选择“班级”，并按“插入”按钮。用同样的方法可以完成姓名、项目、奖项的插入。

预览效果并打印

    选择“查看合并数据”，用前后箭头就可以个别浏览合并后的效果，选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有奖状的word文档，这样就可以批量打印了。

利用“邮件合并”功能可以非常方便地将Excel数据有变动或增加，只要在Excel表格中修改就可以了。利用该功能，也可以非常方便地制作和打印成绩单。

    Word 2007的操作与上述有所不同，操作更为简捷直观。

    使用Word邮件合并打印学生奖状- -

    一、准备制作奖状的数据：数据源
(1)确定获奖名单
(2)利用Excel录入获奖名单
注意：也可以在Word中制作表格，录入数据。但要注意表格上面不要有标题等其他文字

    二、制作奖状：主文档
(1)在Word建立名为“艺术节奖状”的新文档，设置纸张大小为16开横向
(2)设置页边距为上下各为2厘米，左右各为3、5厘米
(3)在文档中输入必要的文字。
    注意：在制作，打印奖状的过程中，我们可以看到，奖状中有统一书写的文字部分，也有要根据获奖名单中的数据填写的不同部分。要想利用一页文档，统一制作多份奖状(每个奖状中自动填写不同的数据)，这就要使用到“邮件合并”功能。其中将共同文字部分制作成“主文档”，表格数据文件称为“数据源”。

    三、调用“邮件合并”帮助器
(1)单击“工具”菜单中的“邮件合并”选项。
(2)在打开的“邮件合并帮助器”对话框中，单击“创建”按钮，在列表中单击“邮件标签”项。
(3)在提示框中单击“活动窗口”(因为“艺术节奖状”主文档窗口是当前的活动窗口)按钮。

    四、打开数据源文件：
(1)单击“获取数据”按钮，在列表单击“打开数据源”选项。
(2)在“打开数据源”对话框中，将文件类型设置为“工作簿”，选定数据源文件后，单击“打开”。
(3)提示是否“整张电子表格”，单击“确定”。
(4)在提示框中单击“设置主文档”按钮。

    五、核实参数设置
(1)在“标签选项”对话框中，直接单击“取消”按钮。
(2)在“邮件合并帮助器”对话框种的1、2选项中，可以观察到主文档与数据源文件名，如果有误，可以重新单击"设置"按钮进行设置。
(3)单击"关闭"按钮返回Word窗口。

    六、插入合并域
(1)将光标定位于奖状中“班”字的前面。
(2)单击“邮件合并”工具栏中的“插入合并域”按钮。
(3)在列表中单击“班级”。
(4)光标定位于“同学”前面，单击“插入合并域”列表中的“姓名”……
(5)合并域插入完毕后参见右下图示例。

    七、查看合并数据
(1)单击“邮件合并”工具栏中的“查看合并数据”按钮。
(2)奖状中的合并域中的内容变成了实际数据。
(3)单击工具栏中的“下一纪录”按钮，可以看到数据源文件中第二条记录合并的内容。
(4)单击“邮件合并”按钮，开始合并文档。

    八、文档合并
(1)在“合并”对话框中默认合并到新建文档中。
(2)单击“合并”按钮。
(3)合并后生成“标签1”文件，数据源中有多少条记录(非空)，新文件中就生成多少页(奖状)。
(4)单击“文件”菜单中的“打印”选项，将奖状打印出来。

    注：

    ①使用邮件合并功能用到的数据源是有一定的格式的，对于非数据库的数据源，要求第一行是域名行，在这一行中显示的是插入到主文档的域显示出来的样子，也可以看作是表格的标题行；数据库的数据源Word会自动取其字段名为域名。邮件合并的数据源可以是Microsoft Word表格、Excel工作表、Access数据库、Dbase数据库等等。

    ②域在Word中很有用，使用它可以实现数据的自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊的效果，如前面我们插入的一个可以自动更新的日期就是域。

    ③批量制作利息催收通知单：在银行信贷部门的日常工作中，经常要利用会计部门提供的贷款欠息情况表，向每个贷款欠息户发放贷款利息催收通知单催收利息。由于贷款欠息户数量较多，采用常规的逐户编辑打印利息催收通知单的方法势必耗费大量的工作时间，经过一段时间的摸索，通过对EXCEL 2000和WORD 2000灵活运用（邮件合并），找到了一条快速、准确完成大批量制作贷款利息催收通知单工作的捷径。

    ④某学校一直使用CSC校长办公系统，其运算功能十分强大，不到一分钟就可将一千多学生的成绩汇总、排名，尤其是排名功能，可以排出每个学生的总分及各科成绩在班上和全年级的名次。不足的是，它的打印功能不太强大，学生的成绩通知单只能打印成一行，因此很长，必须用8K纸，这样就只能用针式打印机打印。打完一个学生的成绩后就要强行换纸，也就是每页纸只能打一个学生的成绩。每次要花费近2000张纸，整个打印过程要花20多个小时，中途还不能断电或死机。

    ⑤巧用邮件合并功能，从重复劳动中解脱。在实际工作中，经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的。当然也可以留出空儿来，打印完成后用手工填写，那就更显得水平太低了。有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用Word提供的邮件合并功能。别着急，邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它的意思是先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件你可以保存为Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去。