由于案件调查取证与核审、作出处理决定的机构及人员并不相同，因此办案机构在调查终结或者决定终止调查后有必要撰写调查终结报告，向负责核审、作出处理决定的机构及人员报告案件的具体情况。同时，调查终结报告的撰写过程也是办案机构对案件调查取证的情况进行梳理，对处罚结果和理由进行论证的过程。因此，严格、细致地撰写调查终结报告，既是连接一般程序中调查取证环节和核审、作出处理决定环节的重要桥梁，也有利于工商行政管理机关正确办理行政处罚案件。
　　根据有关规定，在以下两种情形下应当撰写调查终结报告。
　　第一，案件调查终结。案件调查终结是指办案机构认为对案件的调查已经达到事实清楚，证据确凿、充分，处罚理由和依据确定，可以直接依据已有的调查结果作出处理决定的状态，从而终结案件调查程序。但是需要注意的是，这里的案件调查终结只是办案机构的认识，并不排除核审机构认为案件事实不清、证据不足、适用依据错误、程序违法，从而要求办案机构补正或者纠正的可能性。
　　第二，办案机构认为应当终止调查。这是指虽然案件的事实、证据、法律依据等尚未查清和确定，但是办案机构认为案件已没有继续调查的必要，从而终止案件的调查。办案机构终止案件调查的原因主要包括以下几项：
　　（1）违法事实不成立的；（2）违法行为人不具备承担行政责任能力的；（3）违法行为轻微，没有造成危害后果的；（4）违法行为已过行政处罚追究时效的；（5）作为违法行为人的自然人死亡的；（6）作为违法行为人的法人终止，并且不存在责任承担人的；（7）案件不属于本机关管辖的；（8）涉嫌犯罪应当移交司法机关的。
　　当上述两种情形出现时，办案机构应当终结或终止案件的调查，并撰写调查终结报告。
　　根据有关规定，调查终结报告主要包括以下几种类型：
　　一、拟予以行政处罚的调查终结报告
　　办案机构认为违法事实成立，应当给予行政处罚的，需要撰写拟予以行政处罚的调查终结报告。调查终结报告由首部、正文和尾部三部分构成。其中，正文主要包括以下七方面的内容。
　　（一）当事人及案由
当事人的基本情况。当事人是自然人的，应当写明该自然人的姓名、性别、年龄、身份证号码、工作单位、住所、邮政编码等。当事人是法人或者其他组织的，应当写明该法人或者其他组织的名称、住所、邮政编码和法定代表人或主要负责人的姓名、职务等。
发案情况。交代案件来源，核查情况，立案时间。采取行政强制措施的应当注明。
    （二）调查经过及证据
    1、简述调查过程。
    2、相关证据及证明内容。
    相关证据是指办案人员在案件调查过程中收集到的书证、物证、证人证言、视听资料、计算机数据、当事人陈述、鉴定结论、勘验笔录、现场笔录等材料。调查终结报告中所记载的证据，一方面要全面，既要包括不利于当事人的证据，又要包括有利于当事人的证据；另一方面要相关，即只记载用来证明案件事实的证据，与案件无关的材料不应记载。
    证明内容也可称为证明对象，是指办案人员运用证据予以证明的，对行政处罚决定的作出具有重要影响的事实。在调查终结报告中证明内容的意义在于：（1）有利于办案机构对证据的全面性、关联性及证明力进行梳理，以便及时发现在证据收集方面存在的问题并进行纠正。（2）有利于核审、作出处理决定的机构和人员对证据的效力进行判断。
　　（三）违法事实。违法事实是指当事人实施违法行为的具体事实，包括其从事违法行为的时间、地点、目的、手段、情节、违法所得、危害后果等。对违法事实的记载应当注意以下事项：第一，客观真实。报告中所描述的事实必须得到相关证据的支持，切忌加入办案机构或人员的主观臆断。第二，内容全面，重点突出。应当主要包括对确定行政处罚的种类和幅度具有实质性影响的事实，切忌过于简单或者主次不分。
    违法所得及计算方法和依据。
    （四）定性分析。案件性质是指违法行为所归属的具体案件类型。办案机构在撰写调查终结报告时，应当写明当事人违法行为的具体性质。如，无照经营、发布虚假广告、假冒他人注册商标等；而不能只是笼统地指出当事人从事了违法活动。对案件进行定性，一方面有利于办案人员进一步理清案情，另一方面也为法律的适用指明了方向。
　　（五）自由裁量的理由。行政处罚自由裁量权在各级工商行政管理机关的行政执法中被普遍适用，在制止和打击行政违法行为，维护社会经济秩序的过程中发挥了应有的作用。但是也必须看到，在行政处罚自由裁量权的适用过程中会经常出现滥用现象，甚至出现借机贪赃枉法、收受贿赂等腐败现象，导致处罚案件畸轻畸重，影响工商行政管理机关的社会形象。因此，促进工商行政管理机关行政处罚自由裁量权的正确行使就成为亟待解决的问题。而将自由裁量的理由在调查终结报告中进行表述，对于进一步促进执法机构和执法人员正确行使行政处罚自由裁量权，促进工商行政管理机关依法行政会起到积极的作用。
　　（六）处罚依据。依法行政的基本理念要求行政处罚决定的作出必须有明确的法律依据。《行政处罚法》第三条也明确规定，没有法律依据或者不遵守法定程序的，行政处罚无效。因此，《工商行政管理机关行政处罚程序规定》要求调查终结报告中应当写明行政处罚的依据。需要注意的是，此处要求写明的法律依据必须是具体的法律条文，即应写明依据《××法》第×条第×款第×项，而不能含糊地写成依据××法或依据有关规定。
　　（七）处罚建议。处罚建议是指办案机构根据当事人的违法事实、案件性质以及法律的具体规定提出的对案件当事人的具体处理意见，包括明确的行政处罚种类和幅度。
　　对于调查终结、决定给予行政处罚的案件，办案机构除应写出调查终结报告外，还需要草拟行政处罚建议书。这一方面有利于核审机构对案件核审；另一方面也有利于当事人清楚拟对其进行行政处罚的原因，从而能够有针对性地进行陈述和答辩，维护自己的合法权益。
　　办案机关在写出调查终结报告、草拟行政处罚建议书后，还应当将二者连同案卷交由核审机构核审。在此应当注意，一方面，此时的案卷并非完整意义上的案卷，因为此时案件的处理并没有结束，完整的案卷还没有形成；另一方面，此时的案件应当包括办案机构在调查终结时所收集到的与案件相关的全部材料。
　　二、拟予以销案的调查终结报告
　　办案机构经过调查取证，认为违法事实不成立时，应当作出予以销案的调查终结报告。此处所称的违法事实不成立，仅仅是指一种法律事实，即从调查取证中收集到的证据所得出的证明结果看，违法事实不成立。如果从事实层面看，则包括两种情况：
　　第一，当事人确实不存在违法行为。这是指不但没有证据证明特定当事人从事了违法行为，相反有证据证明违法行为不存在或者违法行为不是特定当事人所为的情形。在此种情形下，办案机构理应认定违法事实不成立，并作出拟予以销案的调查终结报告。
　　第二，违法事实不清楚。在行政处罚程序中，对当事人违法行为的判断必须以办案人员在调查取证过程中收集到的证据为依据。只有有足够的证据证明当事人从事了违法行为，才能对当事人进行处罚。实践中的一种情形是，虽然没有足够的证据证明当事人确实从事了特定违法行为，但是也没有证据证明当事人没有从事该特定违法行为，也就是出现了违法事实不清的情形。根据《行政处罚法》第三十条“违法事实不清的，不得给予行政处罚”的规定，在出现违法事实不清的情形时，不管当事人存在多大的从事违法行为的嫌疑，都应当作出违法事实不成立的认定。这是公法领域对公民行为进行合法性推定的要求，也是保证公民人身安全、财产权益免受非法侵犯的需要。但应是已尽调查职责，非调查人员主观原因的情况下。
　　三、拟不予行政处罚的调查终结报告
　　此处所称的不予行政处罚，是指因有法律规定的特定情形存在，行政机关对某些不应承担行政责任的当事人不予行政处罚的情形。行政处罚的目的在于维护社会秩序，教育违法行为人，震慑潜在违法行为人，保护公民的合法权益。如果行政处罚不能实现上述目标，就失去了实施的必要性。基于这种认识，法律规定在某些特定情形下，行为人虽然实施了违法行为，但不对其进行行政处罚。根据《工商行政管理机关行政处罚程序规定》（以下简称《程序规定》），结合《行政处罚法》，笔者认为，在下列情况下，办案机构应当作出拟不予行政处罚的调查终结报告：
　　1．不满十四周岁的人有违法行为的。违法行为人承担行政责任，除在客观上要有违法行为外，还必须具有行政责任能力，而行政责任年龄正是行政责任能力的一个重要方面。行政责任年龄是指行为人对自己的违法行为负行政责任所必须达到的年龄。未达到法定责任年龄的当事人由于不能正确控制自己的行为，判断其行为的后果和社会危害性，因此不应承担行政责任，不应受到行政处罚。基于此，《行政处罚法》第二十五条规定：不满十四周岁的人有违法行为的，不予行政处罚……
　　2．精神病人在不能辨认或者不能控制自己行为时有违法行为的。精神病人在不能辨认或者不能控制自己的行为时，不能自由地在实施与不实施违法行为之间进行选择，不能了解其行为的后果及社会危害性，从而也就缺乏必要的行政责任能力。因此，《行政处罚法》第二十六条规定：精神病人在不能辨认或者不能控制自己行为时有违法行为的，不予行政处罚……但是应当明确的是：（1）只有对精神病人在不能辨认或者不能控制自己行为时实施的违法行为，才能作出不予行政处罚的决定；而对精神病人在能够辨认或者控制自己行为时实施的违法行为，仍应依法给予行政处罚。（2）醉酒的人实施违法行为的，应当给予行政处罚。但是须注意，病理性酒精中毒属于精神病的一种，如果这类病人在实施违法行为时处于不能辨认或者不能控制自己行为的状况，则不应给予行政处罚。
　　3．违法行为轻微，没有造成危害后果的。这是指当事人的违法事实清楚，也符合承担行政处罚责任的构成要件，但是仍不对其实施行政处罚的情形。此种不予行政处罚的适用必须同时满足两个要件：一是当事人的违法行为轻微，二是当事人的违法行为没有造成危害后果，两者缺一不可。
　　4．除法律另有规定外，违法行为在两年内未被发现的。这是指因当事人的违法行为已过行政处罚的追究时效，不再对其进行行政处罚的情形。行政处罚的追究时效，是指法律规定的行政处罚机关对行政违法行为追究行政责任的有效期限。超过法定的处罚期限，不得再追究当事人的行政责任；已经追究的，应当予以撤销。规定行政处罚的追究时效制度，其原因在于：（1）有利于行政处罚机关集中精力打击现行违法行为。（2）有利于维护社会安定团结。《行政处罚法》第二十九条规定，违法行为在二年内未被发现的，不再给予行政处罚。但为了保证行政处罚的追究期限与违法行为的社会危害性相适应，《行政处罚法》第二十九条又规定，法律另有规定的除外。
　　四、拟移送其他机关处理的调查终结报告
　　办案机构在调查取证过程中如发现案件不属于本机关管辖，或者违法行为人涉嫌犯罪应当移送司法机关，则须写出调查终结报告，说明拟移送的机关及理由。根据《程序规定》，移送其他机关处理主要包括两种情况：
　　1．移送其他行政机关处理。行政机关对案件的处理受到主管和管辖两方面的限制。主管解决的是工商行政管理机关和其他行政机关基于行政职能不同而存在的权限划分问题；管辖解决的是工商行政管理机关内部基于地域、级别、案件性质等而存在的权限划分问题。与此相对应，移送其他行政机关处理也包括移送工商行政管理机关以外的行政机关处理和移送其他工商行政管理机关处理两种情况。当然，无论是哪种移送，都应当满足以下三项条件：（1）作出移送决定的工商行政管理机关已经对该行政处罚案件立案调查；（2）作出移送决定的工商行政管理机关对其已经立案的行政处罚案件确实没有管辖权；（3）接受移送的行政机关对该违法行为具有管辖权。对于符合以上条件，应当移送的案件，办案机构应当写出调查终结报告，说明拟移送的行政机关及理由。
　　2．移送司法机关处理。工商行政管理机关在调查行政处罚案件的过程中，如果发现违法行为涉嫌构成犯罪，依法需要追究刑事责任，则必须将案件移送司法机关处理，而不能以行政处罚代替刑事处罚。因此，在发现违法事实涉嫌犯罪时，办案机构应当撰写调查终结报告，说明拟作出的移送决定及其理由。
　　五、其他终止调查的调查终结报告
　　这主要是指在对案件当事人不具有处罚的可能性时，办案机关所作出的终止调查的调查终结报告。行政处罚是以处罚对象的存在为前提的，如果违法行为人已经不存在了，那就失去了实施处罚的可能性。因此，尽管法律没有明确的规定，但是如果作为违法行为人的自然人死亡或者作为违法行为人的法人终止且不存在责任承担人，办案机构也应当作出终止调查的调查终结报告。