在应用文写作特别是公文写作中，我们既要注意有根有据，也要注意心怀读者等关键意识。

一、三根据

（一）法规根据

政策法规是党和国家的意志，极具刚性，具有最直接、最充分等的写作依据特征。依法行政，公文乃治国理政最重要的工具，任何法律法规均得以公文形式发布。写作中，如能引用相关法规，最能增加力度。引用法规，必须全称引用，有发文字号的，须注明。如：“根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发<党政机关公文工作处理条例>的通知》（中办发〔2012〕14号）第一章第一条之规定”，引用最好落实到条款，以便读者查对。

（二）事实根据

常言“事实胜于雄辩”“用事实说话”，而不是空洞的说理。但事实有两个层面，一个是客观存在，一个是语言文字。写作运用的无疑是文字，而文字描述与客观存在已然有隔，即便怀着忠实态度描述，也难以完全，具有相对性，如若弄虚作假，那就更不靠谱。因此，事实虽好，并没有法规的力度强。

（三）道理根据

“摆事实，讲道理”，是我们写作的基本方法，但是，一面是“人同此心，心同此理”，一面又是“人心不同，各如其面”，除非公道公理，很多道理是难以说清的。因此“说理”在写作中没有“法规”“事实”力度强。“寓理于事”，才能增强说服力。

二、三意识

（一）法规意识

无论是内容还是格式，都应该严格遵照相关政策法规。比如格式，不能茫然去网上找范文，即便国家机关的范文，也难免有失，不是国家机关整体水平不行，而是每一份公文制作涉及当事人，与当时个别或几个办文人员写作修养有关。必须查对时下党和国家适用的公文工作法规，比如当前就应该遵照2012年7月1日施行的《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发<党政机关公文工作处理条例>的通知》（中办发〔2012〕14号），以及《党政机关公文格式》（GB/T
9704-2012）。即便非党政机关公文，即一般的事务性文书、社交沟通文书、商务沟通文书等应用文，也要参照国家标准格式办理。

（二）对象意识

写作不能一意孤行，务必心怀读者，包括个人或组织。要明确“向谁写”，考虑受文对象的特殊性，才能知道写什么、怎么写，包括措辞语气、谋篇布局、文种选择、具体内容等等，都要服务于读者，便于读者理解，符合读者身份，解决读者问题，帮助读者提升。

（三）情感意识

写作本身就是交流，而交流必须尊重。比如，作为机关，公文写作时，要注意正面宣导，宣扬正能量，考虑社会心理，维系国家和谐，比如批评性通报，就宜先褒后贬，说明大局是好的，违反政策法规的不过少数。不单遣词造句，格式中也存在情感问题。比如联合行文时，如果联合行文机关不多，宜在“发文机关标志”中列出所有机关，以示尊重，如果“发文机关标志”只有主办机关，那么最好在标题中列出所有联合机关名称。