协同管理软件行业的比较统一的看法是以非结构化信息的管理为主，形成了以流程+正文的沟通方式，结合公告、新闻、讨论等各种手段，整合互联网的html以及各种组合的正文+附件的文档结构，形成了对知识的描述。

显然，由于协同管理软件的知识是随着事件、活动、任务而产生，是对协作工作的一次次记录而成真实的映像，信息量非常庞大，典型的300-500人应用的系统，一年的文档信息量将达数十个Gbytes，这些信息组织得好，就会是不错的知识财富，反之则会成为新的信息垃圾，而其中有夹杂着各种有用的信息。

这么大量的文档信息如何进行分类、聚合和搜索使用，是信息到知识跃进的关键，这里需要回答的核心问题有：

1）全文检索引擎如何使用？

2）如何建立有效的权限防护以加强对文档的管理？

3）是否需要对文档的查看、下载和使用进行计量，甚至写入日志进行跟踪？

解决以上问题，需要结合组织模型体系，并且结合全文检索的引擎机制进行解析，其核心点在于：

1）全文检索引擎的机制与数据库的关系完全不同，这是基于字、词切分的结构，因而需要以文档中包含有什么进行区隔；

2）需要充分考虑文档的标题、作者、评价与回复等各种信息及其组合，包括人为加入的主题词、关键词等信息，这些信息很多时候是对文档的归类聚合的过滤器，这是企业管理软件对组织内信息利用的核心，因为这些知识不同于互联网的知识具有随意性，而这里是有不同的归类条件的；

3）需要结合权限体系、密级、重要度等信息进行考虑，有效地进行体系化的库文档结构的设计与管理。

一句话，需要以非结构化信息以词为主进行应用级与技术整合的设计，形成高效的库、词的结构，需要排除以关系数据库的数据集进行搜索设计的算法思考，而以全文检索对于字、词的使用为基础进行。

致远软件的A8系统已经解决了这些问题，A6协同的新版进行了改进，将推出基于全文检索的非结构化信息的展现应用。。。