基于核心信息资源管理理念的企业人力资源档案升级管理的困境与完善

                             龚蕾

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摘要：随着企业人力资源信息资源的数据的增多，纸质管理已经不能适应企业现代化发展需要，企业档案管理信息化升级，人力资源档案升级管理中遇到的问题及对策研究是本文的研究内容。

关键词：档案升级，信息资源，信息管理

Predicament and improvement of the enterprise human resources document upgrading management based on core information resources management concept

Gong lei

(Lanzhou University,Lanzhou,730000)

Abstract:With the increase of human resource information data of enterprise,paper management already can not adapt to the requirement of modernization of business, information upgrade for enterprise document management,this paper is study on problems and countermeasures of human resources document upgrade management.

Key word:document upgrade, information resource,information management

一、前言

信息技术飞速发展，已经渗透到了社会生产生活的各个方面，文档电子化管理已经在各行各业普及开来，档案管理长期以来都是以纸质文档进行记录与保存的，随着企业人力资源信息资源的数据的增多，纸质管理已经不能适应企业现代化发展需要，档案的查询或是统计方面也带来了不便，企业档案管理信息化升级，就是通过用现代的信息技术把纸质版转化为电子文档，并对电子文档用计算机来进行查找修改或是统计分析，本文基于核心信息资源管理理念的基础上，研究企业人力资源档案管理升级管理中的困境与对策完善。

二、核心信息资源管理理念内涵

从信息资源角度理念来说，企业档案是企业在生产经营和管理活动中具有保存价值的各种形式的文件材料，这些内容对国家社会或是企业都具有保存意义，这些资源是企业生产过程中最真实最可靠的原始信息，是企业生存发展的重要的信息资源。随着企业现代化的发展，企业档案已经成为了重要的信息资源和知识资源，企业人力资源档案记载了员工的信息，是企业人力资源管理中宝贵的资源信息。

企业档案不仅是历史记录，从企业发展角度和知识角度来说，企业档案管理反映了企业获取知识的能力、建立知识库的能力以及输出知识的能力，是企业学习与成长所必备的能力。美国管理学家德鲁克认为：知识的生产率将日益成为一个国家、一个行业、一家公司竞争的决定因素。企业档案管理还可以实现知识共享，并提升公司价值。企业人力资源档案反映了企业核心竞争力人才的真实信息，是企业宝贵的具有创造力的核心资源。

三、信息化升级档案管理的特点

1、利用先进的信息技术，对文档进行保存，使得纸质版本的文档升级为电子文档，从保存方面来说，电子版本比纸质版本保存时间更长，纸质版本只有纸张这一种保存载体，而电子版本的保存载体可以是计算机、光盘、U盘等移动存储，尤其对于大量信息资源的企业来说，存储占用的空间更小。电子文档可以很容易实现修改、备份、分类、归档、调入调出查找等具体管理。对于大量信息资源的企业，纸质文档进行分类、查找、归档等具体管理时，要比电子文档耗时费力。传统的纸质文档已经不能适应企业大量信息资源存储和归档的需要，需要更有现代化数字化的信息技术手段来进行编辑、整理和储存，这样才能发挥出电子文档的作用。

2、升级后的电子文档更实现统计与分析

从信息资源的角度来说，企业的信息资源数据不在是过去的很少量，而是大量数据大量资源。传统的纸质文档已经不再适应大量数据的整理与实现统计分析，利用现代电子技术，对大量数据保存、整理、统计、分析，速度快，效果好。省去了人工手写纸质的不便，甚或是统计分析工作的繁琐，只要点击电子软件相应的按键，就可以一键对文档进行快速查询、修改，并对数据进行排列，加总、统计、分类等具体操作管理。信息化升级后的档案管理更加科学，更加有效。

四、档案信息化升级管理的困境

1、如何保证数据的真实性与原始性

档案信息的根本属性在于数据的真实性与原始性。那么，在电子信息化升级的档案中，如何对档案数据的真实性与原始性进行认定，如何界定一个信息文档是真实的原始文档，由于电子化便捷性的同时，也为电子数据的修改或自动生成，如何界定该档案电子文档是最初的原始文档数据，并且是与实际数据无出入的真实可靠可信任数据，这其中也不能排除人工输入时出现的数据错误或是有误。通常，我们把以数字化方式记录的文件叫做电子文档，电子文档中数字信息复杂多样的编码格式、读写方式与数字符号等，增加了电子文档的多样性与变化性。如何保证数据的真实性与原始性，才能确保数据的信任性与可靠性。由于信息化过程中，我们利用先进的计算信息技术来对数据进行操作，数字化信息是通过计算机编码形式来完成，依赖于计算机元数据、软件、硬件、存储设备等计算机设备来完成，那么，如果计算机本身设备出现了问题而导致了数据自动出现了错误或不正确，那么，将对我们的档案电子数据产生影响。因此，建立完善的可追溯系统，保证企业档案数据的真实性与原始性是档案管理工作者首先应当思考的问题之一。

2、电子档案管理技术中的复杂性

随着电子技术的快速发展，电子文档的种类也越来越多，比如文本文件、图形、视频文件，网页文件、图像文件、数据库文件等，数字化信息的复杂多样，不像纸质载体比较单一不复杂，对于复杂的电子文档，我们如何确保企业档案数据的安全性与保密性。电子文档的便捷的同时，也给档案管理工作者带来了一定的不便捷，表现在：正因为电子文档容易首先修改、删除、改动、自动生成、复制等功能，在利用电子文档进行保存企业档案数据的过程中，如何保证数据的安全性与保密性。企业的信息资源可以说是企业最有价值的内部数据，这些数据记载了企业发展过程中最真实最可靠的数据，企业管理者根据这些数据进行分析企业现状，然后采取战略策略，以更好地发展企业，那么，这些数据中的一些数据是不可以对外公开的，如何更好地保证档案管理数据的安全性与保密性，由于电子文档容易复制、传送等功能，比起纸质文档，电子文档西药建立系统的管理规则，更有效对企业档案进行管理。

3、档案信息化管理存在的人员培训问题

档案管理人员往往习惯了传统的纸质文档管理，对于电子文档管理由于认识不足或是对于计算机操作技术不熟练而不愿意采用信息化档案管理等，使得电子化升级管理不能顺利升级的情况。推进档案信息化自动化的关键是人才，档案信息化建设是一项全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，也不是仅仅几个计算机技术人员就可以实现的，需要所有档案管理工作人员积极参与配合。档案队伍整体计算机水平的提高是档案部门培训的重点，信息化是世界发展的大趋势，档案部门工作人员只有克服困难，迎头赶上，与企业其它部门一起同步发展，才能社会和时代发展的需要，更好服务于企业。在一些偏远地区，档案管理人员的现代计算机水平还比较偏低，计算机技术的培训教育是需要思考的方面之一。

4、信息档案管理的资金投入问题

档案信息化升级需要一定的资金投入，目前，一些小企业或民营企业不愿意投入这部分投入既不能浪费也不能一点儿也不愿意投入，只有企业的资金用在刀刃上，才能更好发挥资金的投资收益。资金投入与否，投入多少，都是需要管理者决策者需要考虑的地方。

5、档案信息化管理的思想观念滞后

对于一些中小企业或是民营企业来说，习惯了传统的纸质档案管理，尤其人力资源部门的档案信息化建设，认为人力资源档案信息化建设是遥远的事，或者说在目前应用水平不高的情况下，使用计算机信息来管理人力资源管理，高投入、低产出。人力资源档案用计算技术来管理，对于是否提高工作效率存在怀疑与疑问，不愿意加快投入并实现档案信息化。

6、核心信息资源管理是否可以提升企业核心竞争力

对于大多数企业信息化管理的建设，核心工作为信息化基础设施建设，进行企业管理升级档案管理升级，同时着力构筑信息化所必需的软硬件设施及平台，包括网路硬件、操作系统和数据库应用软件等，针对企业的核心部门进行信息化建设，比如人力资源管理部门。企业建立起相互独立的部门级应用系统，不仅满足本部门业务管理需要，更能满足企业整体信息化管理需要。通过对软硬件平台的建设，以及企业内部各个业务部门活动部门间的信息共享和系统操作，实现企业内部范围内的信息化管理，从而提高企业核心竞争力。档案信息化建设不仅是人力资源管理部门的事情，而是联系其它部门，进而实现企业各个部门间的联系与信息共享，进而实现企业整体信息化建设，提升企业核心竞争力。

7、档案信息标准化

    档案信息标准化的制定成为档案信息化建设的重要组成部分，档案信息标准体系的构建是企业档案信息标准化建设的核心，从标准所反映的档案信息化时间角度来看，体现出科技进步协同发展的特征，标准也更加丰富与完善。档案信息标准体系已纳入档案信息建设的顶层设计之中。在核心信息资源的理念前提下，档案升级管理中的标准制定与执行是重要内容。无论是企业决策者还是档案具体管理部门，都应当把档案标准化管理工作落到实处，有了标准，才更好地实现档案信息升级管理。

五、档案信息化管理的完善对策

1、加强人员培训

加强档案管理工作人员的培训，对档案管理工作人员的计算机操作水平进一步提高，档案管理的工作离不开高素质的档案管理人员，培养一批既懂档案具体业务，也懂得计算机技术的复合人才，档案管理人员不仅进行业务培训，而且加强计算技能的培养。档案信息化升级过程中，对于档案业务的管理熟悉，对于计算机基本技能熟悉，不要认为档案信息化数据管理只是简单的数据输入输出，还包括如何利用计算机辅助软件来进行管理，使得档案管理更加科学，更加规范，检索方便快捷，统计一目了然。培养出一批不仅懂业务知识，更熟练掌握计算机操作知识的复合型档案管理者。

2、制定标准统一数据

档案信息化升级管理中，需要采取统一的数据格式、统一的存储格式、统一的软件程序、统一的技术标准、统一的工作流程、统一的操作规范等，才能建立起从上到下规范的档案信息管理系统，制定适合企业发展又有技术规范和标准的档案信息管理系统，更好地实现信息资源共享，更好地实现部门业务之间方便快捷查询信息，实现信息资源的科学化管理，档案信息升级管理中，信息资源的整体性，安全性，可靠性，真实性。制定标准，统一数据，统一软件，档案信息管理升级管理更加科学更有效更便捷。

3、法律签字认证来解决数据原始性的争论

传统的纸质档案，更加注重档案数据的原始性与真实性，电子信息化档案升级后，由于电子信息本身的特点，使得电子档案从记录、存储、修改、查找、编辑等具体操作方面快捷的同时，也出现了容易复制，容易改动变化的特点。这就给档案管理工作人员提出了新的要求，如何保证档案信息数据的原始性和真实性，可以从法律的角度，制定完善相关的法律，用电子签字法律认证的手段来保证档案信息数据的原始性和真实性。

另外，我们都知道电子文件可以改变其属性为“只读性”，这样可以避免使用过程中对文档信息数据进行的修改或变化，从而保证文档的原始性，对原始的信息与档案数据做保护。档案管理也是一样，我们可以用类似的技术处理对档案文件的属性进行修改，以保护文档数据不被改动或是变化，也可以利用类似的技术对文档进行保护，避免浏览者对文档随意进行复制或传送，更好地保护档案原始数据的真实与可靠。

六、结论

    基于核心信息资源管理理念前提下，档案管理信息化升级是企业工作的重要转折点，正确认识企业人力资源档案升级管理工作，是现代档案管理工作值得研究的课题。

参考文献：

[1]王知津.徐芳.潘永超.王秀香.刘念 我国图书情报学教育三十年（1978-2008）回顾与展望[J] -图书与情报2010(2) 

[2]隋华云.吕萍 以档案达标升级为契机提高认识档案管理水平[J]管理观察 2010（24）