赵知明 英国驻华大使馆贸易投资处 - 贸易投资官员

每天我们都会参加或者在报纸电视上看到不同的活动。有的活动很有意思，有的无聊。但看起来好象就是一帮人为了个什么事儿凑一起，有人讲讲话，然后大家吃喝，聊天，了事回家。好象没什么难的。可我感觉，这做活动就和炒菜一样，看起来简单，可做起来就不那么回事了。

最近我做了个活动，帮英国的一家贸易组织在大使官邸做个招待会，来招待英国风能代表团的客人。一般人可能会觉得招待会有什么，请个主要人物发言，找一帮人来参加，弄好吃喝，不就完了嘛。这说法跟吃饭的说做厨子容易一样。下面我就简单说说招待会这盘菜怎么炒的。

首先得定时间，你定了不行，得官邸有时间。官邸有空吧，代表团时间又不一定合适。这两边时间都合适了终于，主要讲话人和VIP的时间又对不上了。再就是请客人了，首先的定请谁，不能上大街拉去，得相关的。谁也不是平时都有各行业领域的一口袋联系人，这就得先收集汇总，到处找去。然后就是请了，不是请一个来一个，而且不到最后都不确定能来，还有不能请多了，有人头限制，可更不能少了，到时候没人来更糟糕，然后还有不停的这人要加，那人的联系方式已经不正确了等等。你觉得这点事就够头疼了，其实远不止这些呢。其他还有很多包括讲话时间安排，讲稿，翻译，吃喝，预算，服务人员安排，会场布置等等不一而足。