怎样把握会议通知时间

——咨询日记之八

作者：张国祥

2010-8-2早晨

不说你感到好奇，连我自己也觉得奇怪：为什么要写这样的文章？事情还得从上周六下午的一个项目办公会说起。

我们原定下周二举办项目思路与技术方法讲座，考虑到部分参与者周二要出差，项目组长提出讲座能否提前到周一下午进行。为了保证讲座效果，当然是参与者越多越好，我立即表示同意。我的秘书小李提出异议：如果小伟已经通知下去，就又得重新通知，不知变更通知时间上来不来得及？企业秘书小安说：他肯定没有通知！我问：何以见得？小安说：他下班就走了，哪有时间通知？

没通知也好，周一下午学习，不需要任何准备，周一上午通知好了。

“那我们以后通知开会都不用积极了。”另一位秘书小藤说。

不是积极不积极的问题，而是时间把握要恰到好处。

这时，我对他们讲了有效时间管理的原则和会议通知时间的把握方法。这二个企业秘书可是企业的中层和未来培养的重点人物，连他们都不清楚会议通知时间的把握原则，其他人的时间观也就可见一斑了。因故写下这篇文章。强调如下：

一、  临时会议以最远距离参加者能及时赶到为宜。

二、  学习与精神传达会议提前半天为宜。下午的会，上午通知；上午的会，前一天下午通知。

三、  需要准备或讨论的会议，提前24小时通知并同时下发会议资料或会议主题，让参与者有时间充分准备。需要在本部位讨论收集意见的会议还可以提前通知，以让下面有时间准备为宜。

四、  如果是例会就不必另行通知。

五、  重要的年度会议或需要邀请外部人士参加的会议（如营销会议、供应商联谊会、新产品发布会等），则必须制订详细的会议计划，至少提前二到三个月准备，提前一个月通知。

六、  任何会议不要多头通知，也不要二次通知（更改除外），会议时间到了，必须参加而未到场人士，可以追加通知。

七、  有局域网的企业最好使用局域网。尽量少用电话通知，不用纸质通知。

八、  加强到会管理，对无故不参加会议者当天就给予处罚。否则会议通知的效力就会大折扣。