請不要再把"6W 2H 1i"攪錯

 

思源在夏令營的In-service Training(1)

A Social Worker as a Project Manager

整理：新嘉

 

社会工作者在策划、组织活动的时候，需要考虑的不单只是参加者本身，还需要考虑很多其他方面的因素，如服务购买者、活动的宣传、活动场地、活动时间等等，也需要与很多除参加者之外的人事进行接触，如服务购买方的公司、场地方、交通公司等。因此，社会工作者这个时候的角色可以说是“项目经理” (Project Manager)，在活动的策划阶段就需要考虑、统筹很多范畴的工作。

 

一、活动准备前期之思维哲学

在活动策划、准备的前期，社会工作者/Project manager需要考虑以下因素：

 

1). 6个W、2个H、1个i：

 

6个W

Who

6个W具体的排列并没有一个规定的顺序，哪一个W排头其实反映的就是社会工作者/Project manager的理念。

作为社会工作者，我们根据人本主义理念，需要把“Who”放在第一位，其他的各个因素都会根据这个Who来作考虑。

 

What (做甚麼)

Where(在那裡做)

When(何時做)

Why(為什麼做)

Which(內容細節)

 

2个H

兩個H是指資源的How many和How much,由於理論來自西方,所以以西方文化的可量化資源及不可量化資源來歸類,千萬不要無厘頭的歸類為How many和How.

How many

How many 类的资源 eg. 人、物资etc 需要考虑数量的有两个，一是组员的数量，另一个是工作员的数量。和

 

How much

How much 类的资源 eg. 经费、时间、能力、困难、努力、情绪 etc活动必须有足够的经费，筹备经费的时候需要考虑的因素很多，包括参加人数、场地租金、交通费用、工作员通讯费用等众多具体支出项目。

 

1个i

If

If 指的是在活动设计阶段，工作员就需要考虑到众多可能发生的事件或者突发情况，预先做好准备。

而If正正又会受到前面众多因素的影响，工作员需要考虑到一般或者特殊情况出现的可能，为活动设计提供参考，也为活动的临场变化做好准备。

例如：组员所处的年龄段会导致怎样的组员关系？组员之间对立的情况出现应如何处理？部分组员之间互相有好感的时候又应如何处理？

 

2). Timing：

Timing既指整个活动的，也指每个小活动的。Timing与上文“When”的区别在于，Timing比When更加广义。设计活动的时候需要考虑Timing的点有很多，例如：

 

（1）(心理上)Peak experience:

高峰体验出现的频率、时间点，通过什么方法创造高峰体验。

 

（2）(心理上)小组动力：

设计活动内容的时候，工作员就需要预计小组组员之间在不同时段可能发生的小组动力，来考虑促进、运用小组动力的时间。

例如小组初期建立关系的时候怎样促进小组动力的产生；小组出现困境、矛盾、冲突的时候如何发挥、利用小组动力的作用等

 

（3）(心/生理上)活动内容及日程的安排：

工作员需要估计组员的疲倦程度，什么时候组员精神状态好、体力好，什么时候比较疲倦，从而根据组员的身体状态来设计活动的内容（偏向体力活动/脑力活动/其他）、时间及日程安排等。

具体来说，参加camp的组员，通常第一天晚上会玩得很晚甚至通宵，非常兴奋；但是第二天早上就会开始出现疲倦，下午疲倦程度也会更加严重，因此第二天晚上就会好好休息。工作员就需要根据组员的这种作息和疲倦规律来设计活动的内容。

 

（4）(生理上)进餐、休息、冲凉、去厕所时间：

在安排活动时间的时候，组员什么时候肚子饿、什么时候需要休息、什么时候可以用作自由支配等都需要工作员仔细考量。

 

3). Structure

 

* 不只是与人有关的Structure, 还有与物资,经费,时间,自然环境,大环境,小环境etc有关的

Structure

除了已知确定的工作员之外，小组的组成还有组员。而组员对于小组结构的影响是非常大的，工作员在设计活动的时候，就需要预计好各种可能出现的小组结构状况、了解影响小组结构的因素，并计划好处理方法。

以下是小组结构的影响因素的举例说明：

 

（1）(关系上)工作员与不同组员之间的关系会影响小组结构：

工作员无可避免地会与部分组员较为亲密，与部分组员较为生疏一些。工作员与每个组员的这种不同的关系就会影响到小组的结构，有可能与工作员较好的组员就能够在小组中处于较为强势的地位。

 

（2）(关系上)组员之间的相互认识程度会影响小组结构：

大多数时候，组员都会与自己认识的组员首先构成一个次团体，会与认识的组员更为亲密而与陌生的组员保持距离；而当小组组员在活动过程中逐渐互相认识、交往，小组结构也就会发生变化。

 

（3）(能力上)组员特定知识的掌握程度会影响小组结构：

当一些活动需要具备特定的知识才能够成功完成的时候，组员对这一特定知识的掌握程度就会对小组的结构造成影响。

 

例如：『扔鸡蛋』的游戏需要用到物理的知识。如果所有组员都不具备相关的物理知识，则任务很可能都会失败而且小组结构可能不会发生较大的变化；但是如果组员中有部分懂得相关的物理知识，那么这部分组员就会有可能改变小组结构：掌握物理知识的组员有可能成为小组的领导者(知识/信息权力)，但是也有可能被小组其他成员因为与其意见不合而排挤（“众人皆醉我独醒”）。

 

再例如：香港培训camp的那次扎木筏的活动，工作员根据小组中只有少数几位组员掌握扎作技巧这一情况，首先安排掌握技巧的组员担当“组长”(在引导下参与Guided participation)，然后再进行组长交换(同伴协作Collaborative learning)，组长需要重新与组员磨合，有可能受到组员的尊重，也有可能受到组员的排挤，这一过程就改变了原有的小组结构。

 

(情绪上)小组结构的状况和变化会对工作员在小组活动过程中的语言使用产生影响。如组员在小组活动过程中受到挫折、受到排挤等情况出现时，工作员应该使用怎样的语言对其进行对话(dialogue)，或需要做什么处理，这些都是需要在活动设计过程中就予以考虑的，而且会根据设计的进程不断进行修改。

 

4). Goal

 

在设计小组活动的时候，最先需要确定的是小组的需要是什么，目标是什么，工作员希望通过活动带出的理念是什么，进而设计活动的内容。

 

例如：香港培训Camp的扎木筏的活动，工作员希望达到领袖训练的目标，于是掌握扎作技巧的组员拥有“领导”的权力(知识/信息权力)，但是规定“领导”只能在有限的条件下（如指导的时间、次数、不能亲自参与扎作等限制）指导小组其他组员扎木筏，并且一段时间后交换组长，组长与组员需要重新磨合，以此带出“Leader-member Connection”的理念和训练效果。

 

思源在夏令營的In-service Training(2)

A Social Worker as a Project Manager

整理：新嘉

 

而Project Manager在设计本次camp的活动时，首先要做的就是以camp的目标——领袖力训练为出发点，了解领袖能力的相关理念、理论，选取其中适用的理论来指导活动内容的设计。

 

具体需要清楚明白的内容有：什么是领袖力、关于领袖力的理论有哪些、领袖力有多少种等等。可以参考的理论有：以人本主义为基础的TQM理论、领袖力场域理论等。

 

（1）人本主义为基础的分布场理论(Robert Tannenbaum & WarrenH.Schmidt1973)

A) Leader决策, Member接受

B) Leader兜售决策, 以使Member接受

C) Leader提出决策, 但须回答Member的问题

D) Leader报告初步决定, 经Member帮助下予以修改

E) Leader提出问题征询Member的意见, 后决策

F) Leader定出界限与要求, Member做决策

G) 在条件许可下, 让Member自行做决策

 

类似于人本主义理论，TQM理论认为没有绝对的独裁或者绝对的民主。大多数时候，领导者都会在独裁和民主之间游走。而领导者独裁的程度或民主的程度则会受到某个时间点的具体环境、情势和需要影响。在具体的情景当中，为了保证工作的顺利开展和成效，作风民主的领导也有可能采取偏向独裁的领导方式。

 

例如，一向主张民主的领导被调换到一个习惯于独裁领导的团队当中，如果该领导坚持实施一贯的民主，则团队有可能因为长期习惯于接受独裁领导缺乏自主的能力而影响工作效果；而如果该名领导采取偏向独裁的领导风格，可能会更有利于发挥团队之所长。

 

这一观点事实上的例子有：香港回归十年中央对香港所采取的“港人治港”政策，香港原本最具特色的“国际化”被大大削弱，而需要依赖中国内地市场来保持经济的发展。

 

（2）权力场域理论（情境权变理论）：

Balancing Protocols and Judgment

自行再找寻:

 1)管理坐标体系(管理方格) 理论

 2)领导目标-途径理论

 3)变量关系-领导范规范MODEL

 

二、Project Manager须同时进行之工作

 上述九个因素、Timing、Structure、Goal都属于Manager的思维哲学，除此以外，正如我们开头所讲，Project Manager需要考虑、需要面对的情况、对象都非常复杂，要成功开展一次活动，还有以下四项须同时进行的工作：

 

1) Administration (行政工作)

 

2) P&PR

（Publication-文字处理、出版及整合 ）

（1）用作工作人员内部信息共享，便于工作的开展和经验的总结，而工作过程细节也有可能能够为日后的活动提供参考。例如：camp site的选取过程就可以为日后活动场所的选取提供便利。

（2）真实、大量的工作资料可以用作日后机构出版书籍或刊物。

 

(Public Relationship-公共关系)

（1）因为服务购买者往往与服务对象不是同一人群但是却有着密切的关系，因此公关非常重要，良好的宣传、包装能够为机构带来更多的发展机会和收益。

（2）虽然公关非常重要，但是只有服务质量好、服务对象满意度高才能建立良好的口碑而不是“言过于实”，机构和活动才能够持续地发展。因此公关和直接服务要做到平衡和兼顾。

 

3) In Service Training（在职训练）

在职培训关系到服务的质量。

工作员应该清楚了解目前缺乏什么知识或者技巧、需要怎样的培训。

 

4) Direct Service(直接服务)

服务的质量会影响服务对象的收获，而服务对象的满意度会影响服务购买者（服务对象通常于服务购买者不是同一人群）对服务的评价和机构的口碑。如果拥有良好的口碑，机构日后的同类服务或者其他服务就能够拥有更高的接纳程度和受到欢迎。