关于企业实施信息化的一些商榷

唐崇健

 管理的本质是让企业的各项经营活动保持平衡并获取利润，信息化是为这种平衡提供一个环境、或者说是工具。随着经济全球化和信息化的迅速发展，企业信息化建设的需求日益紧迫。信息化给企业能带来什么？信息化可以给企业带来管理提升与财务效益，管理提升与财务效益两者不相冲突，是因果的关系，管理提升能促进财务效益。如何做好企业信息化工作，谈谈我个人的一些看法：

一、要向企业员工灌输信息化管理的理念

    乍看起来，好像这一点不重要，但我觉得这是最重要的一点。我们很多企业在实施信息化初期时恰恰忽略了这一点，导致企业上至领导下至员工对信息化的认识相当不到位，对实施信息化给企业带来的作用不清楚，对自己部门和个人在企业信息化中作用和角色也不清楚，导致实施信息化项目时作壁上观，不叫不动，有的人还存在抵触情绪。所以在实施信息化之前我个人认为企业应作相应的宣传，让企业上至领导下至员工充分认识和理解信息化带来的作用。尤其要注意下面几点：

1、信息化是一个全员工程，需要各方面的通力配合。

2、转变观念，应从各级领导开始，可以通过培训、调研、参观等方式让他们亲身感受信息化带来的好处。

3、信息化工程只有起点，没有终点。它是一个螺旋的上升过程，是一个不断优化的过程。

4、         信息化系统不是万能的，不能指望它解决一切问题。

二、企业的信息化是“一把手工程”

   “一把手工程”要求企业的领导尤其是一把手要高度重视，在信息化项目实施过程中参与重要方案及重要阶段性讨论，上有所好，下必甚焉，企业领导高度重视，可以让企业各级员工充分重视和参与信息化建设，同时部门一把手要亲自参与信息化建设过程，制定ERP实施方案，确定业务流程和流程优化方案，保证ERP的设计满足企业管理的各项需求。

三、制定科学合理的信息化战略规划

   企业有自己的战略，信息化也应有相应的战略规划，一般按3到5年制定，刚开始实施信息化的企业因为可能进展速度快点，建议每3年制定一期战略规划，等以后信息化上轨道后可以每5年制定一期战略规划。

顺便说一下，对信息化的认识不能局限于具体的信息化项目，如ERP、OA、HR、CRM等，还要特别重视生产设备的信息化、智能化，国家这一段时间经常提的两化融合就是这个概念，智能制造以后可能是一种趋势。

四、可以选择自己的顾问公司和咨询机构

这视企业的自身情况而定，选择合适的顾问公司可以帮助企业快速有序地实现企业信息化，重点需要考核的是顾问公司存续时间长短、顾问公司已有实施的项目及与公司类似企业的成功案例、顾问公司承诺到企业实施的项目小组成员构成及项目小组成员经历，特别是顾问公司选派至企业实施项目的项目经理，对整个项目的进程控制有着举足轻重的地位，可以要求顾问公司派驻现场实施人员的稳定性。

五、建立有力的信息化实施团队

企业一般成立计算机中心或者信息管理部负责企业的信息化项目实施，计算机中心或者信息管理部的负责人一般要是企业的主要负责人，能推动企业信息化进程的人，否则计算机中心或者信息管理部无法快速有效的推进信息化项目的实施。计算机中心或者信息管理部一般设有网络管理部、硬件管理部、软件管理部（人员充足可以再细分，如ERP管理部、HR管理部等）、档案管理部等。

六、软件的选型一定要慎之又慎

选择适合企业的ERP软件特别重要。个人认为首先要选择已经成型的且在电缆行业有成功实施案例的ERP软件，而不是采用定制开发软件，定制开发软件也许在适用性上更满足企业人员管理习惯，但无法对企业管理水平进行提升，更多地是将企业现有管理模式电子化，并且开发周期不可控制，开发测试时间过长，反而造成企业使用ERP软件的困惑。其次要根据企业现有发展阶段及业务规模选择匹配的ERP软件，而不是一味贪大求全。另外国外的ERP软件包含着管理思想，但中小企业发展过程中存在一定的不规范操作，反而无法全面适应国外的ERP软件，可以考虑先行使用国内的ERP软件，等到企业管理水平有所提升，再考虑替换ERP软件，重新实施，进一步提高企业管理水平。最后要选择合适的ERP组件，现有已成型的ERP软件都包含了较多功能和模块，中小企业快速发展，组织架构频繁变动，管理模式经常变化，难以确保所有功能和模块在较短时间内应用后不会更改，可以选择ERP软件的核心模块，如财务和物资模块，再考虑企业现有管理的难点与重点，作为ERP组件的内容。

七、削足适履，快速确定方案

成型的ERP软件基本涵盖了企业管理的各项业务情形，但跟企业现有管理现状可能存在一定的冲突，这就需要企业管理人员转变管理思想，削足适履，主动适应ERP软件的处理方法。同时在确定方案时，对架构性方案进行充分讨论，谨慎考虑后再确定，其他可修改的方案可以先确定一种业务处理方式，根据企业管理需求考虑后续调整，通过模拟业务情形认识系统，对各项业务情形快速定案，同时确定各类业务情形变化后需要适用的调整方案，保证方案的完整性和弹性。在确定方案时还要考虑尽量使用ERP标准功能，简化业务情形处理方式，减少客户化开发。

八、提前做好标准化工作

   信息化项目实施效果最终体现在决策数据的及时性和准确性上，及时准确的数据才有助于企业领导的决策，错误的数据将误导企业领导的决策。在企业项目实施小组当中，需要单独成立企业级的信息化标准团队，统一收集整理信息化的各项基础数据，包括科目、供应商、客户、固定资产、物料等，统一各类数据的格式和内容。在收集数据时，根据方案需要提前确定数据格式和内容，提前准备各项数据，在各类测试环境中将数据导入系统，有助于检验数据收集的规范性与准确性。在信息化系统正式上线前将各项静态数据和动态数据提前录入系统进行校验，在后续实施过程中不断增加新增数据，保证信息化系统上线时数据采集稳步有序地推进。

电线电缆产品规格多，非标产品也多，因此这一点务必要严格执行，否则，等信息化项目实施到一定程度时，基础资料会非常乱、多，企业还必须要重新进行标准化工作，到时会非常痛苦。

九、加强信息化实施的各项培训

   在信息化实施过程中存在各项培训，包括信息化理念培训、信息化功能培训、开发工具培训、DBA培训、信息化设置培训、最终用户操作培训等。在各类培训中需要上机操作的培训量要充分，保证企业项目实施完成后，最终用户能有效使用系统，避免使用过程中人为错误造成的系统错误；关键用户能承担起ERP项目后续的开发和维护工作，保证信息化系统顺利运转。

十、建立有效激励机制

    信息化项目需要企业有一定的投入，在对企业硬件、软件、实施费用投入的基础上，还需要对项目小组成员有一定的投入比例，建立健全项目奖惩机制，确定各阶段目标奖惩方法，从精神方面和物质方面对项目小组予以激励，鼓励项目小组成员在项目实施上线后的提拔使用，保证项目小组成员充分高效地参与实施工作。

    十一、在实施阶段让工作并行开展

     在信息化实施过程中，项目经理会根据企业要求将实施周期分解为不同阶段，但各个阶段并不全然是串行的工作，可以合理地安排各阶段工作，在前置任务满足时提前后续任务的开展。如用户方案讨论、系统测试和功能培训一起并行，这样一来，项目小组更容易直观地了解系统操作及未来解决方案内容，同时数据收集整理工作在项目初期就开始布置用户收集整理，不断规范数据的格式和内容。

十二、做好企业信息网络安全工作

企业信息化将企业的人财物等各方面纳入系统管理的范围，信息安全更为重要，需要企业在信息化建设过程中，建立企业信息网络安全建设标准，制定好信息安全管理制度，保证信息化系统正常运行。

中国绝大多数的企业都面临规范化管理问题，这也正是目前信息化所能发挥作用的最主要的范畴。信息化的良好应用可以让企业的基础管理更加健全，同时让企业不同部门能做到信息共享，在此基础上，可以对企业的关键性问题如库存积压、应收账款、业务追踪等做到有的放矢，这样，企业业务流程能得以顺畅，同时企业的财务效益会做到自然促进，企业的转型升级将获得管理保障。