——读小山龙介《整理的艺术》一书有感

当你走进办公室，看到桌上堆积如山的文本需要你进行处理的时候；当你接连接到一个个任务指令，感到有众多的事情一下子压过来的时候；当你急需要一个资料信息，但是翻箱倒柜就是找不到的时候；当你要制作一个文本或者PPT，但所需要的资料杂乱在各处找寻起来很不方便的时候……你就需要学习一点整理的艺术，让自己的生活更有条理，更加富有创意。

小山龙介的《整理的艺术》一书，从资料如何整理、环境如何整理、信息如何整理、生活如何整理、思维如何整理、人脉如何整理等六个方面，向读者推荐了90条整理术，如果认真学习和借鉴，将工作安排的井井有条就会成为可能。仔细阅读本书，你会发现，有些整理术我们也是具备的，有的整理术如果加以借鉴，确实会给我们的工作和生活带来便利。

一、纸质资料的处理

我自己经常为桌面上堆积如山的资料发愁，如果两三天不整理，这些文本资料就会占满我的桌面，还时常将一些重要的通知或者急需处理的文本遮挡，耽误事情。有时想将这些文本资料处理掉，又觉得后面还会有用，但放了很多天也没有机会重新再拿起来去读。

为此，小山龙介给出了几条整理术：

首先，打印的纸质资料仅在决策的时候有用，一旦决策完毕，这些资料就是去了存在的意义，一定要毫不留情地将其废弃掉。

其次，在电脑里保存这些纸质资料的电子版本，如果这份资料和几个人相关，还可以建立共享机制，用电子邮箱等方式共享、保管这些资料。而且要统一文件的保管格式，比如“制作日期＋文件名＋项目名称”等，查找起来会非常的方便。

这一点，我自己也是深有体会的。查找一些文件的时候，我喜欢到电子邮箱里去寻找，因为这份文件发给我的大致时间是清楚的，邮箱中的信件又是按照时间来顺次排布的，从邮箱里调取文本非常方便。现在的邮箱还有一个特点，就是空间足够大，可以让绝大多数的文件都留存在其中，而不会丢失。

第三，有些纸质文件没有电子文档，包括一些自己认为很有价值的书籍，那就通过扫描的方式，将其制作成电子文档，然后将纸质资料丢弃。当然，扫描仪的选择非常重要。我曾看到过一款扫描仪，能够将纸质文档中的图片、图表等直接转换成相应的格式，不用自己再去做转换的工作。

第四，利用网络服务软件SugarSyuc将平常保存在某台电脑上的数据设定为自动存入服务器。这就自己可以随时随地在任何地方调用存储的资料，即使自己的电脑出了问题、或者说更换了一台电脑也不会受到影响，特别是可以利用iphone随时调阅资料，比电脑更加便捷。

第五，对正在进行的项目，以及其他仍需要保留纸质资料时，需要将这些资料分类装在透明的文件夹中，按照时间顺序排列。这样一方面可视性比较强，另一方面也有利于时间管理。完成一件之后就立刻将相应的纸质资料废弃掉。

纸质资料整理的目的，就是要让自己的办公桌上看起来干干净净的，没有多余的物品堆积，自己看着心情会舒畅很多，工作的效率也会提高不少。

二、日常生活的整理

生活是否井然有序，直接关系到生活的质量。小山龙介推荐的下列几条整理术，对我还是很有启发的：

一是给自己给被两个袋子，其中一个专门用来放置牙膏、牙刷、剃须刀、润肤露等洗漱用品；另一个用来装换洗的衣服。一旦需要出差的时候，将这两袋东西装起来就走，会给自己的差旅生活带来不少便利。想想确实如此，现在人们出差比较多的是带着一些任务去的，走之前要准对这一任务准备资料、进行预判，花费的时间和精力比较多，临走的时候随便抓一些生活用品带着，难免丢三落四，这样的整理，会让自己从容很多。

二是用USB来解决充电的难题。随着电子化的普及，充电的问题也成了一个必须要关心的问题。很多电子产品都有专门的充电器，相互之间都不通用，出门在外需要带很多个充电器，非常麻烦。利用USB电源适配器和USB集线器，就可以解决绝大多数用电器的充电问题。

三是自己家中的电脑和办公室的电脑都使用相同的键盘和鼠标。统一键盘和鼠标，以及电脑中存储的各种软件，可以让办公室和家里的电脑都符合自己的使用习惯，变成非常顺手的工具，工作效率也会提高很多。

四是将电脑放置在办公桌的中间，以此将办公场所分为左右两个区域，左边的区域用来核实过去和现在的工作，右边的区域用来规划未来的工作。这是因为人的视线和思考活动之间存在着如下的关系：人们在回忆过去的事情时倾向于向左看；在构想未来的蓝图时，更倾向于向右看。

五是将纸巾盒、笔筒等用双面胶固定在桌面上固定的地方。特别是纸巾盒，如果桌面没有空间，也可以用双面胶将其固定在桌子的侧面。固定的物品体现出一种秩序感，让你可以头也不抬就能伸手所得。

六是将一周要穿的衬衣事先安排好，这样每天早晨就不用再为穿什么衣服去上班而发愁了。对于男士来说，决定了衬衣，与之相配套的裤子和外衣也就能自然而然地定下来了。

还有一点非常重要，就是每天下班时，要将所有的东西都归零再回家，将桌面上该移动的东西放到它应有的位置，给自己创造一个轻松愉快的环境。

三、信息资源的整理

每个人从内在的角度看，都是很会进行信息资源整理的。比如说人们的新陈代谢，旧的细胞自行毁灭之后会排出体外，同时新的细胞生成，使人体保持鲜活的状态；再比如人的自我系统，承担着对五种感官获得的来自外界的海量信息的整理和筛选工作，仅让其中大约5%的信息进入到认知系统，而屏蔽掉绝大多数的信息，目的就是避免人自身被如潮的信息所“淹死”。

除了人的自我系统所作的这些工作之外，人们还应当有意识地整理自己所拥有的各种信息，主动扬弃那些垃圾信息，主动进行信息的整合，以减轻人的自我系统的工作压力。

首先要做的一件事情就是扔掉书本，让有限的书橱空间能够留出一些空挡，以便新的书籍进来。做这项整理工作就像细胞的新陈代谢一样，钱钟书在这方面是我们的表率。为了扔掉书本，你应该先进行阅读，将这本书的精华和自己理解写出来，最好放到博客上去，和大家共同分享。这样书丢掉了，但其精华仍在。如果其他博友也有读后感出来，大家相互补充，就可以更好地把握整本书的精髓了。如果这本书的价值很大，读后感不能替代，那就扫描成电子版保存起来，再拿出来使用的时候也会更加方便，然后将读过的书籍坚决地扔掉。

其次，把握不同资源的特征，并加以合理利用。对于自己关心的某一话题，网络、报纸和杂志都会进行报道，但各自的侧重点有很大不同。网络时效性强，报纸的报道具有权威性，而杂志会在深度上做文章。把握了这些特点，在整理这一话题的信息资源时，才能做到有的放矢。

第三，善于利用搜索引擎或者阅读器的独特功能，选择自己所需要的信息。各种搜索引擎都有一些特别订制的栏目，可以根据你的需要，将一段时间内你所关心的关键词的相关事件和动态变化梳理出来，推送给你。这是一个非常好的工具，可以让你避免在浩瀚的信息之海中漫游，即刻锁定目标。

第四，集中精力做一件事情，不要让其他事情分神。每一天都会面临着多项同时需要关注或者处理的事情，如果多管齐下，很容易顾此失彼，导致所有事情都干不好。

第五，用思维导图将信息网格化。分散的信息就像一盘散沙，只有通过某种粘合剂，才会使其成为一件工艺品。思维导图就可以发挥这样的作用。运用思维导图整理信息的过程，实际上是对新的再创造过程。

整理，是一项具有创造性的思维活动，也是提高生活和工作效率，促进生活幸福的有效途径。今天，你整理了吗？

《整理的艺术》 [日]小山龙介/著  周洁/译  世界图书出版公司  2012.1