受夹板气的行政人员？-- 写在行政人才日

    行政人员到底是做什么的 ？凭什么他们时常被人指手画脚？为什么行政人员对于高管总是有着各种牢骚？普通行政人员如何才能“化悲痛为力量”使自己在职场上强大起来？

    在经过为时一周的“行政人才周”之后，4月27日人们迎来了今年的“行政人才日”。国际专业行政人员协会的官方解释是，行政人才周最早起源于1952年，当时叫做“全国秘书周”，但同时涵盖行政人员，因为是他们使得所在的机构在理想结构下运转。国际专业行政人才协会IAAP将行政管理人员定义为“从事行政事务管理及协调办公环境信息，同时致力于拓展个人及专业领域前景的人员（individuals who are responsible for administrative tasks and coordination of information in support of an office-related environment and who are dedicated to furthering their personal and professional growth in their chosen profession）”。(IAAP, 2011).

    行政人员常见的头衔有：秘书、行政助理、以及协调员。简单地讲，行政人员的工作就像父母一样事无巨细。当爹当妈的要确保孩子们吃得饱，穿得暖，适时休息；要开车带孩子上学和参加课后补习班；还要尽量让孩子们过得愉快。行政人员则需要确保自己的老板按时出席各种会议，电话转接到正确的部门，留言及时得到回复，来宾得到热情照顾，差旅安排恰当，以及其他一切需要关照的事物。如同父母一样，行政人员需要每天在工作岗位上制造奇迹。

    典型的行政人员的代表是《杜拉拉升职记》里的杜拉拉。她的起步是最最基层的入行级行政辅助人员，经过奋斗成为行政管理人员。起步阶段的奋斗往往是最艰辛的。许多从事该行的人士常常抱怨：

    “我们的某位经理写字永远又小又难以辨认。告诉他很多次了，但是人家持之以恒地没有改进已经六年有余！”

    “我的老板从来不记住自己给谁分配了什么任务，结果搞的几个人同时处理同一个业务。”

    “我和老板一起决定的截止日期，但是当我真地在截止日期当天交上报告的时候，他居然埋怨我交晚了！”

    “我们办公室最近漏水了，经理居然让我负责解决。”等等。

    首先，行政人员应该摆正自己的定位。公司或办公室的结构是按照为了公司的正常运营和最佳运营而设计的，而非根据某个员工的特长或者个人喜好。中国人常说“既来之则安之”。“安”不是安抚大家甘于现状，而是在有大目标大方向的同时，着手眼下，安心地讲自己的工作做好、做精。有人是一个服装企业的行政人员，但是很多情况下，她的有钱的老年老板把她当做自己的私人助理。有一次，老板去欧洲度假，突然在早上8点整打电话进公司不安地告诉这个女员工说自己定错了德国的酒店，名字地址和日期都完全搞混了，现在无处落脚。该女员工一边内心呐喊着“见鬼，我不会德语怎么联系德国的酒店？”，一边安定情绪，安抚自己的老板。挂下电话后，她通过网络查到了德国酒店的英文服务电话，联系到了双语话务员，推掉了原先老板定错的酒店，预订了新的酒店，甚至安排了出租车前往接老板入住。整个过程不到一个小时，老板安心开心地得以继续自己的旅程。这看似完全是该女行政助理分外的事情，但是她高效认真地完成了任务。不久之后，这个女员工被提升为行政主管。虽然员工一定要有自己的底线，但是基本上，当老板交给你某项任务时，这个任务就是你的“本职工作”了。

    第二，工作中的心态很重要。聪明的员工会把自己放在公司这个集体利益里考虑，把公司的麻烦和老板的麻烦当成是自己的挑战来设计应对办法，这样自己处在更主动更积极的心态下工作。积极的心态令人变得更快乐，任何成果都会令自己感到振奋。消极的员工会选择抱怨：为什么老板不采纳自己的建议；为什么棘手的任务交给自己而不是别人；为什么别人过得比自己轻松。然而在抱怨的同时，员工并不能本质性地改变形势。任务交给自己了，硬着头皮也必须完成，于是产生压迫感和紧迫感，应付任务导致成效不高。心情对人的健康和情感都十分重要。大多数人每天醒着的时间都花在了单位以及来去单位的路上。如果能把上班变成一件令人愉悦的事情，那么人的一生中快乐的时间就占了绝大多数，这简直是工资之外大大的红包。积极乐观的心态同时还会带动团队，振奋周围的人。除业务水平以外，工作态度常常是同事们在乎的标准之一，也是众老板暗中观察的内容。虽然工作环境中确实存在少数糊涂老板，但是更多情况下，领导是因为信任某个员工才特别讲任务交给他/她，甚至，某些“烫手的山芋”其实是领导在对某员工进行考核或者进行加薪前的测试。总之，积极乐观的心态利己利人，长久以往必将给自己带来意想不到的收获。

    另外，行政人员也有很强的专业性。绝对不要轻视行政人员的重要性和专业性。这些员工是 “实习中的行政主管”，“企业的名片”，以及“办公室内部的人力资源部”。某助理人员因为帮助自己公司正在开圣诞节派对的另一个部门得体地应付了整整一个下午的业务电话而在圣诞节后不久陆续收到该部门的工作邀请。这个员工不仅维护了公司的专业形象，也“照顾”了自己的同事，同时展示了自己的协调水平，从而得到意外的工作机会。许多大财团的老板特意让自己的子女在继承公司之前从基层做起，也是为了让子女全面了解公司的结构、业务，为成为领导人才打好基础。那么，现在正在做基层工作的行政人员为什么不把自己看成未来的领导者，把现在做的基本工作都当成是飞越前的培训呢？

    总之，行政人员的生活有苦有甜。如果你不满意现在领导的工作方式，那么等你当上领到那一天就彻底改变它。如果你觉得自己有能力给公司创造更多价值，那么从现在开始就从小事体现自己的与众不同。在行政人才日到来这天，还是由衷地说一句 “各位行政人员辛苦了，节日快乐！”