按规办事 把握关键 注重细节

——筹备校友会成立大会的过程及体会

经过紧张的筹备，野寨中学校友会与9月30日下午成功召开。回顾校友会的筹备过程，有许多值得记录。

一、校友会成立大会筹备的过程

校友会筹备，9月10日是一个重要的时间节点。这一天朱书记带我到宣传部H部长汇报校友会筹备情况，H部长的强调要咨询相关部门，严格规范操作。这样一来，前期我们的工作都要重新审视。

在此之前，我们是自己想象着搞。9月5日，正好F校长到校，我请包括HF校长在内的相关人员一起在风景酒楼吃个便饭，顺便请示校友会的方案和人员安排。谈笑风生间，大家倒也轻松，以为校友会成立就是开个会，无非就是如何隆重一点，其核心就是SW书记是否参加，至于人员都是我们自己确定。

后咨询民政局、教育局、组织部，发现校友会的成立有严格的规范要求。

关于人员的安排，有明确的规定。一是参会人数有规定。理事人员是会员人员的三分之一，常务理事的人数是理事人数的三分之一。也就是说，如果按照20个常务理事，需要有60个理事，180个会员。这是我们前期没有想到的。二是领导兼职有要求。法人代表不能由领导干部担任，不能是退休的还是在职的都不行。另外同一个单位不能由两个以上领导干部在同一个协会兼职。兼职还要教育局打报告到组织部，组织部上部务会议确定。

关于会议的方案，领导也有要求。如果SW书记参加，那么四大班子，相关部门也要参加，需要严格遵守中央八项规定精神办会。考虑到9月30日是国家公祭日，建议规模小一点，注意舆情。

由于与预计有较大的不同，筹备工作显得异常紧张起来，因为方案和人员都要做调整。

首先要调整法人代表，这需要民政局重新审批、重新下文。这就意外着前期所有的材料需要重新整理，申报。为了在开会之前拿到核准通知书，我周日（9月21日）趁市里慈善总会开会的时候，在会场把材料送给了经办人员，终于9月24日拿到核准通知书，有了这个通知书，我们才合法，我们才能够编印会议材料。

同时还要完成领导干部兼职的审批。领导干部兼职审批一共需要六样材料，请示、审批表、邀请函、校友会领导机构名单、章程、核准通知书。其中请示需要教育局党委会通过以后由教育局党委名义上报。紧赶慢赶，也算是赶上了。9月26日，教育局党委开会，上报了请示。

方案也要做调整。9月18日，我到教育局长办公室汇报，局长要求将会期由两个半天改成一个半天，这样一来，我们不仅要改变议程，还要改变会场。一个半天开两场会，需要两个会场，一个是100人规模的，一个是50人规模的。9月22日，方案送给SW书记审阅，表示认可，但是他自己不参加，请分管同志参加。

真正开展准备会务工作只有一周的时间，需要完成人员的邀请与确定、会议材料的编印、证件的制作、会场的确定与布置、领导讲话稿等。好在已经工作了怎么多年，野中也经历了80年校庆，有一定的经验，虽然匆忙，倒也有序。

28、29两天，我发了向三类人群发了信息：一是本校教师，如果愿意的可以参加；二是外地校友，明确告知会议时间和地点；三是学校行政，告知什么时候做什么事。

一切准备妥当以后，只等30日下午开会了。

二、校友会成立大会筹备的体会

1、必须要按规办事。这次之所以有些匆忙，主要是前期没有按照要求办理，如果前期按照要求确定人员并完成报批，那事情就少多了。临时调整相当于把前期的工作再做一遍，有领导就直接说，我们搞不成了。好在前期材料还在，跑动很积极，领导也很支持。

2、必须要把握关键。关键是人员、关键是方案，人员包括参会的人员和理事会及领导机构人员，为了抢时间，参会人员我们前期就在各地校友中发了预通知。所有这些汇集在一起就是一本会议材料，编印出一本规范的、有水平的会议材料应该是最终的成果。

3、必须要注重细节。活动成功与否，关键看细节。考虑到有外地校友没有报名直接参会，我们将外地校友（理事）名单不印在会议材料中，单独印成一张活页。实际上，确实有一个校友是临时来的，我们不仅启动预案重新了理事名单、简介，还及时补了一份理事聘书，摆放了席卡。考虑到理事较多，现场只发会长、副会长、秘书长聘书，理事聘书趁大家下楼照相的时候，快速放到理事坐席上，照相回来就能够收到。当然，这需要提前在聘书封面上写好名字，按照顺序放好。

9月30日会议结束以后，我和同事开玩笑说，经过这一次，以后你家娶媳妇嫁女就可以找我了，我给你搞，绝对靠谱。确实，我感觉这和农村做大事是一样的，要照应好方方面面，主要亲戚要邀请，一般亲戚也要说，家门口的也不能得罪，只有这样，才能够和和美美，圆满成功。（2025年10月2日星期四）