主管是上司和下属之间的“桥梁”

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优秀的团队主管对待工作讲究技巧和策略,对待上司和下属有一套做人做事的方法和原则。对他们而言,不仅是要通过下属实现经营目标,更要做好上司和下属之间的“桥梁”,准确传达信息,反馈意见,让公司经营能够顺利进行。而不具备主管思维的主管,他们工作没少干,反而得不到上司和下属的理解和支持,主要原因是,他们没有做好“桥梁”。
优秀的主管一定是上司和下属之间的“桥梁”,而不是严密不透风的“围墙”。
在实际工作中,我们往往会发现,不具备管理思维的主管,他们在工作中,事情没少干,反而得不到上司和下属的理解和支持。所以,不少新上任的主管会抱怨,“上不讨好,下不讨巧”,主管的身份不但没有让他们开心,反而让他们忧心忡忡。
有一位新晋主管,刚上任不到一个月,就已经开始疲惫不堪,开始怀疑自己是否能胜任管理的工作。
在上任的这一个月中,他就遇到了很棘手的问题。当时上司给他安排了一项任务,需要跟公司的关键客户洽谈合作方案。到了约定了日期,负责该合作方案的员工因为失误,导致无法在合适的时间上交方案,顺利进行洽谈工作。于是为了及时有效解决问题,主管立即将这件事反映给了上司。该名员工知道错在自己,但是对主管将这件事情反馈给上司很不满。员工认为,主管就是不想担责。
事后不久,上司又安排了一项艰巨的任务给他们,如果做不好会受到严厉的处罚。团队员工一致认为,正是因为上次主管向上司反映了问题,导致上司不信任他们,所以才会这样故意刁难他们。于是大家的工作状态越来越消极,最终导致任务没有顺利完成,该主管也被上司严厉批评了一通。
员工怨声载道,上司严厉批评……他开始反思:“是不是不应该向上级反馈问题?”“上级的任务是不是应该自己承担一半或者全部承担?”这是这名新上任的主管,在遇到职场“危机”的时候,思考的问题。显然,这些想法都是不对的。他漠视了最重要的问题:如何有效传递和反馈信息,做好上司和下属之间的桥梁。
大多数新晋主管烦恼的问题无非两种。
第一种是,在工作中,员工工作出现重大问题,无法得到及时解决的时候,主管不知道要如何向上级反馈。他们的顾虑是,如果向上级汇报,员工很可能会认为主管是在打“小报告”,故意把事情弄大。员工会因此记恨主管,导致上下级关系破裂,工作难以顺利进行。
第二种是,当主管接受上级的消息或任务,尤其是坏消息和重大任务时,他们更不知道要如何让员工明确知道,这些都是上级的安排。因为,传递不好,员工就认为主管是故意为难他们,也许上级并没有安排这么艰巨的任务。
(1)清楚上司和员工对主管的期望
为什么你不能得到上司和下属的支持和肯定?因为你不知道对方希望你做什么。当你做了他们期望的事情,那么主管就不再是一个处于中间的尴尬职位,而是承上启下,不可或缺的关键职位。
请看下图。
(2)传递上级的任务,并参与到这件事情中
主管不是一个简单的传话人。所以不要将上级传递给你的任务,交代给下属后,就放任不管。如果你这样做的话,你的员工可能只是把你当成上司的一个小助手,只是负责传话而已。为了避免这种情况产生,影响自己的管理工作,你就需要在传递任务后,积极参与到任务中。
例如,你可以跟你的员工一起讨论,要如何来完成这个任务,任务要如何分配,分配给谁比较合适等。一旦你参与进来,员工会认为你是“一条线上的蚂蚱”,对工作会更加尽心尽责。而你的工作效率提升了,你的上司自然会高兴,自己没有选错人。对你来说,这就是双赢。
(3)要制度化,也要人性化
大多数新上任的主管,最大的问题就是不懂得灵活变通。无论发生什么事情,他们只会依照制度办事。依照制度办事并没有错,因为制度是企业管理的基石。但是,如果只有制度,没有人性化,就会缺少一些温暖。而这一点,正是现在新生代员工需要的。
所以,在制度化的管理下,也需要人性化对待你的员工。例如,关心员工的情绪状态,生活上的问题等。让你的员工知道,你不是上司派来“监管”他们的人,而是帮助他们解决问题,实现目标的人。
(4)用描述性语言,向上级反馈问题
当你发现团队出现问题的时候,不要着急立马跑到上司面前去说“某某员工,把资料复印错了”“某某员工把团队精心策划的报告弄丢了”。这样的你,不是在反馈问题,更像在向你的上司,打下属的小报告。
作为主管,当出现问题的时候,你需要冷静下来,思考问题出现的原因,并将这件事情从头到尾仔细记录下来。例如“某天,员工某某约了公司的关键客户见面,洽谈合作事宜。但是把资料复印错了,让客户很生气。现在客户跟公司的合作意愿降低了,会让公司损失一大笔钱(最好是具体数字)”。这样一来,上司也知道事情的来龙去脉,你也没有将所有的责任都推卸给员工。这样做,即避免了上司认为你推卸责任,也避免了员工认为你在打小报告。
成为一名小团队主管,意味着你不再是单独的个体,你要成为上司的得力干将,带领下属完成团队目标,也要做好下属的“大家长”,帮助他们解决困难,为他们争取更多的资源和福利。
总之,既要让你的上司知道你的团队做了什么,更要让你的团队知道公司需要他们做什么。