自1992年参与并主编《办公室业务》杂志开始，“办公室管理”就成为我挥之不去的情结：据不完全统计，我参加编写的《办公室管理》教材就有十余个版次。因此，为安徽大学出版的《办公室管理（第二版）》写几句话，应该是义不容辞的事情。

早在20世纪80年代初期，阿尔温•托夫勒在其《第三次浪潮》一书中探讨了第三次变革浪潮对文明世界的冲击，其中包括了给办公室带来的影响。第一次浪潮是约在一万年前由农业革命掀起的，而第二次浪潮则是约在三百年前由工业革命推动的。在文明世界第二次浪潮期间，“办公室成了打字员、秘书、文书人员、管理员和经理进行通讯联系、编制报表、文件管理和归档的地方”。在这样的环境中，办公室工作重点放在有形产品上面，如起草信件、备忘录和报台编制报表和开具发票，做纪要、会议记录，以及把副本和抄件存入档案柜里。这种意义上的办公室显然直到现在还是我们办公室工作的主要模式。

对生活在当今社会的人们来说，办公室的印象应该并不陌生的：一个房间，房间里会有写字台、桌椅、电话、电脑、文件柜等办公用品，大量的文件摊开在桌面上，不断响起的电话铃声，来回进出的人群，或者坐在电脑旁不断的敲击键盘而发出的嗒嗒声。这些构成了我们对办公室的形象认识。但是，对于办公室人员或者希望加盟办公室的人员来说，需要提升的是对办公室工作更深层次的认识，如办公室的功能定位、办公室管理的内容、办公室和其它工作的联系与区别等等。

要了解办公室，就必须首先对它有一个科学的定位，了解它是一类重要的组织机构，要搞清楚办公室所从属的组织是一个什么样的情况。一般来说，我们可以根据不同组织的类型、按照组织的活动目标，将组织的内设机构分为三个部分：

第一类是领导机构。它代表组织行使权力，是组织的决策和指挥中心；领导机构通过各种管理方式，引导和影响所属组织成员，齐心协力地完成组织目标，实现组织功能。

第二类是职能机构，就是具体完成组织中的各项目标的执行机构，比如如工矿企业的科室及车间、高校的院系等，这些机构的职能与该组织的职能是同向的。

第三类是辅助机构。它是领导机构和职能机构的保障部门，一般起着辅助决策、沟通协调的作用，为实现组织功能提供各种服务。各级各类办公室就是最具代表性的辅助机构。

在当今社会，包括机关、企事业单位的各类组织（以下简称社会组织）的这种内部格局的意图很明确，即按照组织动态规则进行机构划分。就像一个活的人体一样，要维持生存就必须有指挥躯体的大脑及神经系统；要维持新陈代谢功能就必须有血液循环等其他系统。于是，社会组织就有了类似人体大脑的“领导机构”，以实现其指挥作用；同时，社会组织还有了类似人体血液循环等其它系统的“职能机构”，以实施其基本功能。但是，社会组织同自然人体的重要区别在于，它并不是一个天然的有机体，它需要借助外力把各个部分组织起来，形成一个能够正常运转的整体。也就是说，这种外力是维系社会组织正常运转的一个非常重要的因素，它的作用就是把社会组织内部的各个部分联系起来，形成一个“运动的整体”。于是，社会组织就有了第三大部分，即以办公室为代表的“辅助机构”。

由此可见，社会组织要实现自身的目标，就必须将其逐一分解，分别由其内部的不同机构来承担。办公室就是这种目标分解的结果；它同其他机构不同，使社会组织更带有“人为”的色彩，是社会组织正常运转的重要因素。准确地说，所谓“社会组织的人为色彩”，就是办公室产生的条件或环境；正是社会组织的特定环境，造就了办公室。

社会组织的特定环境在造就办公室的同时，赋予了办公室基本的功能，即把社会组织内部的各个部分联系起来，形成一个“运动的整体”，从而保证组织目标的实现。所以，办公室的功能，实际上就是实施社会组织的内部管理；并且，这种功能在社会组织内部，无论是领导机构，还是职能机构，都无法代替。

办公室实施社会组织内部管理的基本功能，决定了办公室无论是参与政务，还是管理事务，都是围绕社会组织的内部管理展开的。因此，作为一项管理活动，办公室基本功能的行使必然带有一般管理的某些特点。比如，从过程上看，都是计划、组织、控制等管理环节的具体化；从整体上看，都必须按照完整统一、精简效能的原则进行运作。但是，作为一种特定的管理领域，办公室的基本功能又有着自己的特征，主要表现在：

1、办公室基本功能的行使具有综合性。办公室的管理内容是社会组织内部事务的整体，并不是一个特定的专业领域或一个特定的组织职能。无论是上传下达，还是左右沟通；无论是辅助决策，还是后勤保障；无论是日常工作，还是突发事件，都属于办公室的管理范围。这种功能的综合性，决定了办公室的管理必须立足于调整社会组织内部的各种关系，克服各种制约因素，以保证社会组织内部协调有序地运转。

2、办公室基本功能的行使具有程序性。办公室的管理过程并不是杂乱无章或在不同领导风格的作用下无所适从的，而是一个有着相对稳定的活动程序的过程。无论是新建组织，还是传统组织，其内部的管理都是从围绕组织目标制定发展规划开始，通过建立各种组织规则，把各种权责体系和工作制度落实到各个部门，然后采取过程或结果的监控来评估或总结组织目标的实现程度，进而开始下一个循环。这种功能的程序性，决定了办公室的管理必须全过程的参与组织内部管理的各个环节，发挥自身的中介和枢纽作用，保证组织目标的实现。

3、办公室基本功能的行使具有终局性。办公室的管理行为主要不是面对社会公共事务或其它社会组织，而是面对本组织的内部活动。其管理行为的依据大部分都是社会组织根据本组织内部的实际情况制定的；当然，这些活动规则也要以合法为前提。但是，即使是最完善的法律，也不可能规范到每个社会组织内部的每件具体事务。因此，办公室管理行为的结果，包括资金、物资的分配，对工作人员的安排和处理等，其效力范围大多数就是限于本组织内部，并不与有关法律的条款相衔接。这种功能的终局性，决定了办公室的管理行为必须在合法的大前提下，建立在对本组织情况正当考虑的基础上，既要合乎情理，也要符合本组织的发展目标，以保证公正和有效。

由以上可以看出，办公室功能有很强的综合性、程序性和终局性，办公室在社会组织中发挥着不可替代的作用。

人们常常把办公室管理混同于秘书工作，实际上，办公室管理与人们通常所说的秘书工作存在着一定的区别。从一般意义上讲，办公室是一个组织机构的概念，办公室管理是对一个组织机构的管理，它是社会组织行政管理的一部分。而现代秘书工作则是社会组织内部的一种管理活动，其直接动因是领导活动的需要。如果借用统计学的术语，办公室管理采用的是“区间估计”的方法，秘书工作则采用的是“点估计”，两者是对同一事物的不同界定方式。另一方面，作为一种管理活动，秘书工作各环节之间存在着一定的逻辑联系，体现某种科学意义的组合；而办公室管理则是作为对一个社会组织内部机构的管理，它更多地表现出某种赋予性，即由社会组织自身活动的需要，本着精简、效能的原则，赋予其内部机构不同的工作内容。当然，在特定的时空范围内，办公室管理和秘书工作存在着许多相互交叉，甚至是重合的内容，这完全取决于社会组织的活动需要。

 如上所述，就办公室管理的内容来说，这是一项管理工作；就办公室管理的研究领域来说，办公室管理涉及的问题属于管理学科。在管理学发展的百余年历史中，管理学科基本上是按照两条路径发展的：一条是管理组织的研究，另一条是管理方法的研究。这就说明管理学实际上是以研究组织为基础，通过改进管理方法，来实现和提高组织效能的科学。而办公室管理，就是一门以研究办公室这种组织类型为基础，通过改进工作方法，谋求提高社会组织运行效率的管理学科。现代行政学理论中的所谓“机关管理”，实际上就是办公室管理的“升级版”。

 有鉴于此，《办公室管理（第二版）》力图通过办公室管理理论、办公室管理环境、办公室组织与体制、办公室人员、办公室管理方式、办公室管理保障和办公室管理实务（上、下）等八个单元，在理论与实务两个方面对办公室管理进行阐述和介绍，希望给予办公室的从业人员以及社会公众一个了解和掌握“谋生技能”的机会，并在管理学理论方面有所建树。