批阅文件常用词有“阅示”、“阅处”、“阅办”、“阅”、“拟”、“同意”等，主要遵循如下原则：

一、要请领导批示的，用“阅示”。如“请张总裁阅示”。

二、要请下级领导办理的，此时多是高层领导批给中层领导，用“阅处”。如“请办公室张三主任阅处。”批示给下级领导“阅处”，这位下级领导可自己亲自办理，也可安排部门下属办理；如果是后者，这位负责“阅处”的下级领导必须把关和担责。

三、要请下属办理的，用“阅办”。如“请张三同志阅办。”如果你的上级领导批示给你“阅办”时，即使你是领导，你也得必须自己亲自办理，不得再另外安排下属参与。

四、上级领导批给职能部门“阅处”、“阅办”的，两者没有太大区别，职能部门负责人按照领导要求组织部门人员将事件处理完毕即可。个人理解要“阅处”的事件一般比“阅办"的相对复杂一些。如要制定薪酬体系，则“请人力资源部阅处。”如要对外报送薪酬领导小组人员名单，则“请人力资源部阅办。”

五、要请同级职能部门和下级了解情况而不需要进行处理的，用“阅”。如“请人力资源部阅。”“请张三同志阅。”

六、当下属报告送至，如你能拍板，则批“同意”。如“同意，请张三同志阅办。”如不能拍板，则批“拟同意”表明你的意见，再请你的上级领导或职能部门批示。如“拟同意，请张总裁阅示。”又如“拟同意，请人力资源部阅示。”万不可你不能拍板决定的事件，直接批“同意”，再请上级领导或职能部门“阅示”、“阅处”。试想，你都“同意”了，让他们如何再表态？