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十四、会计账簿

(一)会计账簿的概念和意义

1.会计账簿的概念

会计账簿是指由一定格式的账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，用以全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。它是会计账户的表现形式。

各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。

设置和登记账簿，是编制会计报表的基础（取得和填制会计凭证是登记会计账簿的基础），是连接会计凭证和会计报表的中间环节。所以，它在会计核算中具有重要意义。

2.会计账簿的意义

（1）通过账簿的设置和登记，可以记载、储存会计信息；

（2）通过账簿的设置和登记，可以分类、汇总会计信息；

（3）通过账簿的设置和登记，可以检查、校正会计信息；

（4）通过账簿的设置和登记，可以编报、输出会计信息。

（二）会计账簿与账户的关系

账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户就无法存在；账簿序时、分类地记载经济业务，是在账户中完成的。因此，账簿只是一个外在形式，账户才是其内在真实内容，二者间的关系是形式和内容的关系。 

注意：

会计账簿与会计科目的关系是：

会计账簿登记记录每个会计科目期初余额，当期发生额和期末余额，是会计科目得以体现的载体。

（三）会计账簿的分类

1.按用途的不同，会计账簿可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。

(1)序时账簿

序时账簿也称日记账，它是指按照经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿。日记账的特点是序时登记和逐笔登记。

序时账簿按其记录内容的不同，又可分为普通日记账和特种日记账。

①普通日记账：是指用来逐日逐笔记录全部经济业务的序时账簿；

②特种日记账：是指用来逐日逐笔记录某一类经济业务的序时账簿。

在我国，大多数单位一般只设置库存现金日记账和银行存款日记账。

（2）分类账簿

分类账簿是指对发生的全部经济业务按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。分类账簿按分类地概括程度不同，又可分为总分类账簿和明细分类账簿。

①总分类账簿：简称总账，按总分类账户分类登记经济业务事项，总账对明细账具有统驭和控制作用；

②明细分类账簿：简称明细账，是根据明细分类账户分类登记经济业务事项。明细账是对总账的补充和具体化。

序时账簿能提供连续系统的信息，反映企业资金运动的全貌；

分类账簿按照经营与决策的需要而设置账户，归集并汇总各类信息，反映资金运动的各种状态、形式及其构成。

（3）备查账簿

备查账簿也称辅助账簿，是指对在日记账和分类账中未记录或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。如：租入的固定资产登记簿、委托加工材料登记簿、代销商品登记簿等。

备查账簿与序时账簿和分类账簿相比，有两点不同：

一是登记依据可能不需要记账凭证，甚至不需要一般意义上的原始凭证；

二是账簿的格式和登记方法不同，备查账簿的主要栏目不记金额，更注重用文字来表述某项经济业务的发生情况。

2.按格式的不同，会计账簿可分为两栏式、三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿。

（1）两栏式账簿

两栏式账簿是指只有借方和贷方两个基本金额栏目的账簿。

普通日记账和转账日记账一般采用两栏式。

（2）三栏式账簿

三栏式账簿是指采用借方、贷方、余额三个主要栏目的账簿。

各种日记账（库存现金日记账和银行存款日记账）、总分类账以及资金、债权债务明细账。

（3）多栏式账簿

多栏式账簿是指在借方栏或贷方栏下设置多个栏目（借方和贷方的明细账户）用以反映经济业务不同内容的账簿。

一般适用于收入、费用明细账。如：管理费用明细账、生产成本明细账、制造费用明细账等。

（4）数量金额式账簿

数量金额式账簿是指采用在借方（收入）、贷方（发出）、余额（结存）三个主要栏目的基础上，需要反映数量与金额双重指标的账簿。

数量金额式账页在“收入”、“发出”、“结存”三大栏内分别设置“数量”、“单价”、“金额”三小栏。

一般适用于具有实物形态的财产物资的明细账，如：原材料明细账、库存商品、产成品等明细账。

3.按外型特征的不同，会计账簿可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

（1）订本式账簿

订本式账簿简称订本账，是指在未启用前就把一定数量的账页固定装订成册的账簿。

订本账的优点是可以避免账页散失和防止抽换账页。

缺点是不能准确为各账户预留账页。

总分类账、库存现金日记账和银行存款日记账采用订本账。

（2）活页式账簿

活页式账簿简称活页账，是指在账簿登记完毕之前并不固定装订在一起，而是装在活页夹中。

活页账的优点是记账时根据实际情况，随时将空白账页装入账簿，或抽去不需用的账页，便于分工记账。

缺点是如果管理不善，可能会造成账页散失或故意抽换账页。

通常各种明细账多采用活页账。

（3）卡片式账簿

卡片式账簿简称卡片账，是将账簿所需格式印刷在硬卡片上。严格来说卡片账是一种活页账。

在我国，一般只对固定资产的明细账采用卡片账。

（二）会计账簿的内容、启用与记账规则

1.会计账簿的基本内容

会计账簿包括封面、扉页和账页三个部分。

（1）封面：主要用来标明会计账簿的名称；

（2）扉页：主要内容包括科目索引、账簿启用和经管人员一览表；

（3）账页：会计账簿由若干账页组成，每一账页应包括以下内容：

①账户名称（即会计科目）；

②登记账簿的日期栏；

③凭证的种类和号数栏；

④摘要栏；

⑤金额栏；

⑥总页次和分页次栏。

2.会计账簿的启用

启用会计账簿，应当在账簿的有关位置记录以下相关信息：

（1）设置账簿的封面和封底。除订本账不另设封面以外，各种活页账都应设置封面和封底，并登记单位名称、账簿名称和所属会计年度。

（2）登记账簿启用及经管人员一览表。在启用新会计账簿时，应首先填写在扉页上印制的“账簿启用及交接表”中的启用说明，其中包括单位名称、账簿名称、账簿编号、起止日期、单位负责人、主管会计、审计人员和记账人员等项目，并加盖单位公章。在会计人员发生变更时，应办理交接手续并填写“账簿启用及交接表”中的交接说明。

（3）填写账户目录。总账应按照会计科目的编号顺序填写科目名称及启用页码。在启用活页式明细分类账时，应按照所属会计科目填写科目名称和页码，在年度结账后，撤去空白账页，填写使用页码。

（4）粘贴印花税票。印花税票应粘贴在账簿的右上角，并且划线注销。在使用缴款书缴纳印花税时，应在右上角注明“印花税已缴”及缴款金额。

3.会计账簿的记账规则

（1）会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

（2）登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登帐的符号，表示已经记账。（记账符号“√”）

（3）账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的1/2。

（4）登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。

（5）下列情况，可以用红色墨水记账：

①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；

②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；

③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；

④根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

（6）各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”。“此行空白”字样，并有记账人员签名或者盖章。

（7）凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

（8）每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

（三）会计账簿的登记方法

1.日记账的格式和登记方法

（1）格式

普通日记账是两栏式日记账。

现金日记账和银行存款日记账采用三栏式或多栏式的订本式账簿。

（2）登记方法

①现金日记账由出纳人员根据库存现金的收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记，其中：

借方是根据现金的收款凭证或银行存款的付款凭证登记；

贷方是根据现金的付款凭证登记。

②银行存款日记账由出纳人员根据银行存款的收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记，其中：

借方是根据银行存款的收款凭证或库存现金的付款凭证登记；

贷方是根据银行存款的付款凭证登记。

2.总分类账的登记方法

（1）格式

总分类账采用三栏式或多栏式的订本式账簿。最常用的是三栏式。

（2）登记方法

总分类账的登记方法取决于账务处理程序，由于账务处理程序的不同而不同，可根据记账凭证直接登记，也可根据汇总记账凭证登记，还可根据科目汇总表登记。

3.明细分类账的登记方法

（1）格式

①三栏式明细分类账

三栏式明细分类账是在账页内只设“借方”、“贷方”、“余额”三个金额栏的明细分类账。

它适用于只进行金额核算的账户，如：应收账款、应付账款、应交税金账户以及待摊费用和预提费用等账户。

②多栏式明细分类账

在借方栏或贷方栏下设置多个栏目用以记录某一会计科目所属的各明细科目的内容。

一般适用于成本、费用类的明细账，如：管理费用、生产成本、制造费用等账户的明细分类账。

③数量金额式明细分类账

数量金额式明细分类账是在账页的“借方”、“贷方”、“余额”各栏中再分别设置“数量”、“单价”、“金额”栏目的明细账。

它适用于既要进行金额核算又要提供数量核算的账户，如：原材料、库存商品、产成品等账户的明细分类账。

④横线登记式明细分类账

是将每一相关业务登记在一行，从而可根据每一行各个栏目的等级是否齐全来判断该项业务的进展情况。此明细分类账适用于登记材料采购业务、应收票据和一次性备用金业务。

（2）明细分类账的登记方法

①根据原始凭证直接登记明细账；根据汇总原始凭证登记明细分类账；根据记账凭证登记明细分类账。

②逐日逐笔登记的是：固定资产、债权债务等明细账；

  可逐日逐笔登记也可定期汇总登记的是：库存商品、原材料、产成品收发明细账以及收入、费用明细账。

 

 

                                        ......待续中（2011.3.16）