大学生社团如何策划好一次校园讲座？

我因为会一点PPT，帮大学生指导过简历，也有一点微博微信粉丝，所以经常有机会被全国高校社团邀请去学校讲座。

在被社团邀请过程中，我观察到很多同学热情有余，做事情积极但不专业，常常是犯了很多错误自己也不知道，我作为讲座嘉宾，常常说的一句话是，你经历过的事情并不一定能成为你的经验，除非你能把你的经历总结下来，成为别人可以参考的内容，这才是经验。

说起来惭愧，我读大学时从来没有想过邀请嘉宾来讲座，我今天就尝试通过观察同学们做事过程中的失误，写写假如我来做社团讲座的活动负责人，我会如何思考，希望本文对你们理解什么叫总结，什么叫结构化思考有所启发。

我在写《不要等到毕业以后》谈到换专业的时候，说首先要去了解整个流程，然后才能权衡换专业需要花费的时间精力以及利弊。这是一种做事情的方法，做校园讲座工作也一样，先要建立对一个工作的流程框架。

其实任何工作，你都先要建立一个总体框架。所以我把邀请嘉宾讲座分为五个大阶段：

1、活动策划--2、嘉宾预约--3、正式邀请--4、现场活动--5、活动总结

阶段一：活动策划

邀请我讲座的社团五花八门，大部分社团是看到我鼓励他们邀请我去高校讲座，而尝试邀请而成行。

但实际上一个社团要发展，应该有自己的定位，不能满足于邀请了名人讲座，要想想自己社团发展需要邀请怎样的名人，针对怎样的目标群体，做怎样的分享？

社团讲座活动策划要点一览表
讲座听众	针对哪一类目标人群
讲座主题	设置哪些主题目标人群感兴趣，能否得到官方认可
可邀请嘉宾	这些主题可以找到哪些嘉宾来讲，能否长期合作
讲座规模	准备组织多大的规模，场地是否有保障
讲座费用	要多少宣传费用，嘉宾差旅及礼品费用，人工成本
讲座时间	讲座可以安排在哪几个大时间段

这里面的关键是第一活动主题要目标人群感兴趣，而且能得到官方认可，没有第一个条件，活动组织不起来，没有第二个条件，活动连组织的条件都没有。

有的同学在网上和我预约讲座，却根本没有事先和学校沟通好，先和我沟通了半天然后再去找学校时被学校拒绝，再很遗憾告诉我对不起学校不同意，这样就是犯了初级错误--必须先得到内部许可再做邀请。要对外沟通，必须先在内部搞定关键资源，有把握才能邀请嘉宾，否则就会浪费大家的时间。

学校还会有一些活动安排，可能会有日程冲突，这些也应该由社团同学自己提取先搞清楚，避免临时发现借不到场地的尴尬。

阶段二：嘉宾预约

 

	嘉宾预约阶段也是让我头疼的，很多同学会通过私信联系，而不是正式的邮件联系。

私信联系的毛病简单说三点：

第一不正式；

第二越是名人越是私信多，各种骚扰，很容易遗漏；

第三私信很难事后检索，增加他人事后跟踪关闭的难度。像今天为了写文章翻出来的两条私信，我都不记得我回复了没有，顺手又回复了。

至于学生发私信的水平，我就不说了，说多了都是泪，有的私信，居然连是哪个学校的都不告诉我，让我怎么判断？

如果我请他们请用邮件联系我，往往下一问是“你邮件？”。

其实像很多嘉宾，在自己博客或者微博提供了联系方式，但是很多同学并没有去找，我微博个人简介就告知我的邮箱在我微博主页，我的联系要求见我博客第一篇，然后悲剧就继续了。

我检查过我的微博主页，在个人资料这一栏我的信息显示如下。

这些搜索能力弱的事情我就不吐槽了，我只是告诉大家如果你要邀约嘉宾，你至少应该说清楚这些事情：

邀约嘉宾邮件关键信息说明
你是谁？	一句话说明你是哪个学校哪个社团什么职务的谁？
你想做什么？	邀请嘉宾来干什么？期待主题，对象和可能规模，是否对社会开放？
讲座地点	由于现在大学往往有多个校区，还有很多是不同地方的独立学院，所以要稍微介绍一下你们学校的地点，便于嘉宾判断行程
宣传方案	如果要进行校内外宣传，会如何宣传？这点对嘉宾判断讲座价值很有意义。
有什么要求？	时间，能否解决往返路费及差旅，有无报酬 如果讲座内容需要校方审查，也需要提前说明
更多介绍	讲座的影响，促进嘉宾答应你的邀请
下一步建议	如果嘉宾同意，你们将做什么？希望嘉宾反馈的时间最好也说明。
联系方式	你应该提供自己的全名，电话，邮件，微博微信（假如有的话）信息，便于嘉宾反馈。 并可以请嘉宾提供他方便的联系方式，比如我，可以提供电话，但一般我要求你先短信联系，我上课时不方便回复。

 

这封邮件应该尽量言简意赅，尽量不要加废话。

有的同学邮件开篇就是大幅介绍社团，这不是不需要介绍，但先说明你的核心内容再介绍更好。

有的同学社团介绍洋洋上千字，能否压缩提炼到300字内更好？毕竟看一封长邮件很费时。

如果邀请嘉宾有时间要求，可以给嘉宾几个可选的时间段，便于嘉宾考虑行程有无冲突，有时候因为时间冲突不能成行也是正常的。这个时候你们应该有一些预案，比如就同一话题，准备几个备选嘉宾，一个不行，就邀请另外一个，争取把活动搞起来。

如果邀请嘉宾，但是不能解决路费，住宿和餐饮，或者没有报酬，必须提前说清楚，按正常的情况，谁邀请谁要承担基本的交通餐饮路费，总不能让嘉宾来学校做演讲，还自己掏钱倒贴路费餐饮食宿吧？不是嘉宾都在意钱，但是作为礼仪，涉及费用的问题要先说清楚，避免后面误会。而且嘉宾也会考虑讲座的成本自己是否愿意承担，说清楚好做判断。

还有的同学设计详细的邀请函，这很好，但是尽量不要用附件格式，直接粘贴到邮件里面，做好排版，会更方便嘉宾浏览。

什么叫做做好工作的细节？----其实就是与人方便与己方便。

当然嘉宾预约可能需要几个来回才能把各种细节问题沟通清楚，这里面细节不表。

 

阶段三：正式邀请

如果能够得到嘉宾的正式许可，约定时间，你们就应该争取学校的官方批准，这样才能借教室。

借到教室才能够给嘉宾发出正式邀请函。

一封正式的邀请函，要适当重复预邀请的内容。

邀约嘉宾邮件关键信息说明
上一次情况简介：	必须再次说明你是哪个学校哪个社团什么职务的人，让嘉宾回忆上次我们做的约定，还有后面的进展
邀请函	讲座主题，讲座时间，讲座地点，讲座对象，讲座预期规模，讲座的议程（包括答疑、抽奖和合影等安排）
宣传方案	如果需要嘉宾提供资料，这里可以提出要求
接待方案	接待方案包括嘉宾来学校的吃住行安排，有无安排接车，有无安排食宿，谁会陪同，有无安排送行专车，这些你都要替外地嘉宾考虑到。
详细行车路线	从车站到讲座地点路线，包括大学内路线
特殊要求	比如嘉宾对住宿方面的要求，对讲座规模的要求，对订票方面的要求，是否需要嘉宾提供奖品，转发活动微博，嘉宾提供自我介绍的内容（这个建议我们做好，给嘉宾确认）等等
费用报销说明	如何报销费用，是当场现金还是事后转账，是否要嘉宾提供票据等等
负责人和联系人	再次提供负责人以及接待联系人的电话

 

正式邀请函发出后只是工作的开始。

第一要得到嘉宾的正式确认，因为有些嘉宾可能时间临时有冲突，不得不变卦，我们要做好预案，比如改日再约；

 

第二如果宣传方案得到嘉宾的认可，需要把宣传的文案给嘉宾确认，这个包括校内海报还有微博的文案。有的小孩子希望我来发微博，觉得影响力大。其实这样不妥当，应该由学校官微发布活动通知，请嘉宾转发。由官方账户转发才有公信力，而且看到的也是本校同学。

如果是微博文案，必须考虑是否要说明时间地点主题，还有是否对外开放，如果对外开放应该在微博配图里详细说明行车地点，便于校外朋友自己查找，如果看到有人问怎么去你们应该主动在微博上回复，否则很多人会问嘉宾怎么走，给嘉宾带来很多不响应又感觉不好的麻烦。

说到这里我也吐个槽，每次我到外地外校讲座，你们干嘛都问我怎么走？很多我都是第一次去好不好，我哪里知道怎么走？

请问活动主办方！

 

第三你们应该适当提出一些关于讲座的听众细节，他们是谁，想听什么，关注什么问题，是怎样的水平，便于嘉宾做一些针对性的准备。

 

第四很多社团发微博也要注意，第一不要发N条微博，反复顶一条胜过发N条；第二微博文案要精心设计提高吸引力；第三微博里不要@ 一堆人，应该私下邀请同学们转发，转发有了一点影响，再请嘉宾转发，让嘉宾看到你们的能量，这才是让大家感觉双赢的方式。

 

第五如果有食宿接待，应该提前说明你的安排是什么。

比如安排我吃快餐我没有意见，但是有的同学安排我住学校周边的学生小旅馆，我的确有想法，为什么不能安排一个有品牌的快捷旅馆，比如如家、七天或者汉庭这样的，不说档次，主要是有安全感啊！如果学校周边的确荒凉，那么就得提前想办法安排好，或者得到嘉宾的谅解同意再安排。

 

第六特别提醒大家注意，讲座的规模不一定求大，但一定要让嘉宾感觉到活动组织得很成功，也就是上座率一定要努力保证。比如你借一个300人教室，最后只来了100人，会场给人感觉就很不好，嘉宾也觉得自己的讲座不受重视。如果这一点做不到的话，你就不应该请嘉宾来讲座，我觉得邀请嘉宾来讲座，却组织不起来几个人听，这是很不礼貌的事情，因为浪费社团的精力，也浪费嘉宾的时间。

 

阶段四：现场活动

现场活动其实也分活动前，活动中两个阶段。

活动前包括宣传，接待，预热。

这里谈到宣传，我说几个建议：

1、传统的宣传方式不说了，到了学校应该让嘉宾看一看，嘉宾看到自己在学校很受重视，会很开心你们的工作；

2、现在都很重视新媒体，主要是微博微信，如果有微博墙，一定要策划和引导同学们发布，如何引导，是有学问的，要有一些同学发布样例，让其它同学明白怎么做。

3、如果在会场过程中要发微博，应该提前有所准备，不要临时发一张照片，然后配一句话，不妨事先想几句和嘉宾匹配的文案，再配发多图微博，效果会更好。

4、宣传最重要的是要有

接待其它细节不说，我说一些大家不容易注意的细节：

1、要在讲座开始前一周或者三天短信提醒嘉宾注意行程安排，怕他忙忘了；

2、要在讲座前三天短信接待人电话还有详细路线，便于嘉宾打车或行车；请务必短信，不要邮件或者私信，短信才方便嘉宾看！

3、要在讲座前一天再次礼貌确认嘉宾日程安排，告知当地天气情况，询问嘉宾是否需要接车，有可能嘉宾是从别人现场赶过来，不需要你们直接接。

4、接到嘉宾后要马上再次和嘉宾确认现场活动流程，有无预热，有无其它领导讲话，有无其它社团宣传，有无答疑环节，有无过程互动，有无抽奖环节，活动后有无合影环节，嘉宾对活动整体时间控制要求，还有演讲完后住宿安排。具体如何操作，需要给嘉宾简要解释说明。

5、如果有正式餐饮安排，需要给嘉宾介绍主人和陪客，让嘉宾感觉轻松。如果没有正式餐饮只是便饭，也需要表示礼貌歉意，并感谢嘉宾支持工作。

6、如果现场对嘉宾有介绍，介绍文案也需嘉宾再次确认。

7、如果嘉宾来得比较早，应该考虑安排一个休息的地方，准备茶水，并顺便问问嘉宾演讲时喝什么饮料，有的嘉宾无所谓，有的可能不能喝凉水。

8、特别要注意嘉宾的演讲PPT要求，是否需要投影，是否需要无线话筒，是否用自己的电脑（如果是，需要提前测试笔记本和投影仪是否可用），是否对Powerpoint版本有要求，是否需要遥控笔，是否需要白板，这些细节需要提前测试和确认。

 

现场活动流程，大家容易忽略的细节：

1、如果有微博互动，需要进场时进行宣传，建议给入场同学发一个名片式小卡片提示如何操作，大屏幕往往滚动太快，看不清。

2、开场应该介绍活动流程，有无答疑（请大家提前准备问题，写到纸条上），有无抽奖（非常重要，留人的关键），是否可以在结束后合影，如果嘉宾行程紧张，也要事先说明，告知大家今晚嘉宾可能还要赶赴其它地方，不能多留，机会难得，抓住机会提问。

3、现场活动过程中，要特别注意提问环节，因为会场大，提问声音可能听不到，提前应该测试话筒的音量，安排同学快速传递话筒，如果没有话筒，也要考虑如何方便嘉宾回答，比如收纸条。

4、活动后会有很多同学可能要找嘉宾签名或者合影，应该考虑引导一个座位给嘉宾签名，并组织下会场秩序，控制时间，以免耽误嘉宾的后续行程。

5、活动结束后应该有专人安排嘉宾送到目的地，如果嘉宾留宿，应该有专人负责嘉宾第二天出行接送，避免嘉宾因为疲劳误点，或者人生地不熟误事。

 

阶段五：事后总结

事后总结分对外宣传和内部总结。

1、对外宣传包括内部新闻宣传，还有新媒体宣传，特别是微博这样的宣传，应该追求有深度有质量，一条写得好的微博，不但能够概括活动的亮点，还会引起参会同学的吐槽，这个好微博也会让嘉宾开心转发。微博的形式可以分“点评+现场多图照片”，思维导图或PPT心得等形式，不要满足于拍个现场照的水平。

2、讲座结束后1~2天内应发一封感谢信给嘉宾，感谢他的到来和支持。并且就讲座现场反馈给嘉宾一个汇总，也请嘉宾对活动本身有什么建议或不满希望给予指出，好方便我们日后改进，留下经验。

3、全部活动完成后应该像我这样做一个系统总结，这才是主办者最大的活动收获。

    

什么的好总结？是别人看了你的总结知道自己也可以怎样做，这才是好总结！

否则你做再多的工作也不过是经历，不是经验！经验一定是经过结构化思考后可以系统复制的东西。

 

写到这里，不知道你对举办一次社团讲座是否有了新的认识？很多人问我在大学里没有拿奖学金，没有做过部长，没有参加过大赛，写简历没有内容怎么办？

 

我的回答总是：

 

一个优秀的人只需要完整做一件事，就能充分证明他的能力。

 

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