转眼大学十年了，今年五一组织了大学同学一起在武汉校园附近聚会，邀请一大帮现在分布在天南海北的同学聚在一起。
 
在我操办之前，我妈妈担心的打了一个电话，说同学聚会很麻烦，上次他们老同学聚会是她组织的，感觉脱层皮，非常累，一个人都忙不过来。
 
不过我这次同学聚会办下来，觉得还好，基本利用零散时间联络好同学，利用网络交互定好日程，利用关系解决一些麻烦事情，大家玩得很开心，一切OK。
 
整个过程回想一下，信息化技术帮了大忙，也许我妈妈感觉累，我感觉轻松，很大一个原因就是组织工具大大不同，我用的是跑车，我妈妈可能还是在用马车。
 
整个聚会的发起建议是深圳的一个同学提出的，很快得到连云港同学的响应，然后大家在网上QQ聊天时又碰到我，我是为数不多在武汉的人，也觉得组织这样的一个活动有意义，有价值，于是就自告奋勇先去组织这个事情。
 
一个点子从提出倡议到落实具体负责人只用了半个钟头，如果没有网络和QQ聊天工具的帮助，通过其它方式能如此快从想法到行动，这是很难实现的，或者要花费成本很高。
 
有了想法还得征求全体同学的意见，要是在过去，我们的选择可能是一个一个同学打电话，但这样有一个很大问题，十年没有太多联系，很多同学联络方式我并不清楚，一些留下的联络电话随工作变动已经不在可以用了。
 
不过不要紧，当初我们毕业时在5460建立了同学录，我登录上5460后差不多查到80%同学联系方式。
 
然后我根据印象中谁大概在哪个地区工作，把不清楚电话号码的同学发消息，邮件问同一地区的同学，或者是他当年感情比较好的同学，很快就凑齐了全部同学手机联系方式。
 
如果没有5460，说实话，我根本不清楚大部分同学最新工作变化，毕竟现代社会大家工作岗位和地位变动很正常，半年不联系，可能手机，地址和工作单位全变了，再打电话过去就是“本号码是空号”了。有了5460这个平台，的确方便很多，收集号码和邮件大概只用了我三天左右的时间。
 
那么大家能否同意聚会，什么时间，多长时间，哪里会合都需要和每个人一一确认。
 
我不太想通过电话去确认这个事情，要在过去，这几乎是唯一的选择，第一是成本高，都是长途电话；第二不能确保马上能接听，反复打几十个电话，很浪费我的时间。我自己每天工作也很忙，不太可能花费太多时间去联络。
 
确认聚会日程我是通过群发短消息来实现的。
 
这样做的好处有三点：
 
第一是方便，确保可以通知到联系人，即使当时没有接收也不要紧；
 
第二是可以存留文字记录，口头方式通知人，信息容易遗漏，短消息内容设置好了，不但不会遗漏信息，还可以留底，重要的文字信息会保留下来，随时给同学一个提醒；
 
第三是可以在路上，坐车间隙时间去群发消息，落实行程，不耽误正常工作时间。
 
如果群发邮件，虽然省钱，但我手上还没有完整的邮件名单，更重要的是很多同学未必能方便收邮件，或者有定期收邮件的习惯，可能反而会有遗漏的，但大家一定会看短消息的。
 
而且手机短消息比电话便宜很多，也大大节约了费用。
 
有了短消息，信息化又给我提供了一个新的联系方法。
 
短消息内容设计好，几乎每个同学都要发送，群发功能就很重要，一个好的手机可以支持写长短信，群组发送，如果只能是一条一条发送的手机，那耗费时间太多，所以有一个支持群发数量多的手机在这个时候就大大节约了时间，看来好的硬件和软件一起绝对是相互匹配的。我的手机很便宜，但号称是短信王，呵呵，这个短信王的确帮我节省了大量时间。
 
因为同学能不能来要根据大家意见不断反复确认，订返程票也要不断确认，很多短信内容相近，要反复发。
 
如果短信要反复发的，我的习惯是将这些短消息设计成标准模板，存在草稿箱，要发的时候随时修改一下就可以群发了，这也大大节约了时间。所以说标准化是信息化的倍增器。
 
当然初步短消息确认后，还是要电话逐个确认。因为这么重要的活动一定要用更正式的方式确认，让别人觉得受尊重，也通过电话沟通增加犹豫不决的同学来的概率，毕竟人越多越热闹。
 
再好的信息化通知手段有时候也不如口头沟通有效果，有三个同学就是被我软磨硬泡给喊过来的，所以信息化只是一种工具，真正要解决问题，我们永远不要忽视传统手段的精髓。
 
好了，人数确定后，就要安排日程了，我设计了一个日程安排，同时发布在同学录留言板，QQ群里请大家反馈，上网方便的全部发了E-MAIL。这种内容比较长的沟通，当然要书面确认，不过短消息已经不能胜任，只好通过邮件确认，等3G手机出来后，我想就应该更方便了。
 
为了便于持续讨论，我还建立了一个QQ群，大家联系就更方便。
 
我不知道别的班级同学聚会是如何发起和联系的，但信息化的确已经改变了我的生活模式，移动电话，手机短消息，网页同学录，邮件，QQ，全部都用上了，一切尽在掌握。
 
下面我谈一下我是如何定下宾馆和酒店，还有KTV，棋牌会所等地方的。
 
在同学来之前，我已经提前订好了中晚饭的地点和住宿的地点，找到这些地方用的是最传统的方法，信息化可帮不上忙。
 
虽然我自己出差用携程订房订票订餐，或者直接选择网络订如家，但大家聚一起，都希望在学校附近，我们学校附近好象没有合作酒店。而且这些合作酒店就算有，都不便宜，可能有的同学住的话压力大了一点。
 
反正我是先到学校附近看学校招待所，附近的宾馆，然后喊上一个对附近地形熟悉的的士，让他带我去周围看一圈，在10分钟内就知道方圆一平方公里内有哪些宾馆和饭店，然后就只能用自己的腿一家家看宾馆饭店的价格和质量，这个可不能马虎，听信别人的说法。
 
餐馆还好，因为学校对面有一个档次还过得去的，价格也不贵，我们学校老师都在那里吃，所以我只是去了解能不能自带酒水，这是省钱的关键，自己带的啤酒三块一瓶，进了饭店至少就得八块一瓶，后来我们一个中午就总共喝了将近60瓶啤酒，这一项就省了300块。然后我去了解下有无容纳三桌人的包间，这也是确保喝酒气氛的关键，要是人分散在几处，或者在大堂（五一期间婚礼不断），也很难把我们同学喝酒的气氛带出来。
 
关键是宾馆，宾馆太便宜档次不够，太贵有的同学承受不了，要找一个物廉价美的可不容易。一般看宾馆我是看两个地方，一是床好不好，大不大；二是卫生间质量如何，这两点好的宾馆一般都不错，如果要在挑剔下就是看房间大不大（大房间，窗几明亮的感觉舒服），有无隔间，不过这样的价格就要上去了。
 
不过我的经验是找一些熟客、回头客长住的大单位招待所，往往价格不贵，服务和内部质量很好。果然还找到了一个，当时没有空位，留了电话，过了三天，通过电话订好了房间。不过要交订金，结果又安排人去了一趟，这就多花了几个小时。如果有网上支付订房定金的业务，呵呵，可以节省多少精力和时间啊！信息化还是不彻底，毕竟是小招待所，不可能负担这样的系统。
 
同学到了以后谈到晚上的安排，女同学提议去唱KTV，问住当地的女同学，不清楚附近的好的KTV在哪里，毕竟外面交往不多，毕业十年还没有被社会污染。
 
不过也简单，我直接拨114，问我附近有什么好KTV没有，不但告诉你有，还可以直接帮你预订，五分钟，KTV订好了，晚上直接去包房就好了，不过要准时到，否则会取消的。这里要说一下，现在电信的114号码百事通的确非常方便，我现在到任何地方只要有不清楚的，首先就咨询当地114，就象咨询当地一个有经验的老人一样，而且不用求人，信息面还广，还可以和114的合作单位直接落实预订服务，建议大家都了解下这个业务，特别是经常出差的，听人说话和上网查信息感觉是很不同的。
 
不过到了晚上大家要求吃武汉烧烤，这个没办法，还是住当地的男同学轻车熟路的解了围，看来小吃这种小服务将来要是能上网在手机上查，对很多外地旅游者其实更有兴趣，我出去玩就喜欢吃当地特色品种，但总找不到，而且不熟路，也怕的士宰客，建议有兴趣的人搞个旅游网，专门介绍各地旅游吃喝玩乐的小地方，就象很多当地城市报纸办的生活刊，专门介绍当地的衣食住行有特色的地方一样，当然还要加上GPS路线查询，否则离开本地人，我就享受不到这种小市民的自在服务啦。
 
第二天一早，天气热大家也不想去东湖或长江江滩，一致要求包个可以喝茶打麻将的地方，我又是114一咨询，很快找到几家咖啡室，我亲自打的逐个考察了下，选中一家就去了，整个花费时间不到半个小时。
 
最后还用114查了个订票电话，用电话订了张票，一边玩一边就把事情办了。
 
不过有两个同学3号才要求订4号的票，这可麻烦得很，电话咨询售票点订都订不到，最好还是动用我的关系户，直接抢了两张卧铺，只用了15分钟搞定。信息化再方便有时候还是不如关系方便。
 
走的时候，同学要求把照片发过去，现在的照片都是数码的，整理和发送都非常方便，如果还是胶卷的，就这两天估计胶卷都得花费几百。
 
武汉的一个同学说要不把大家的照片收集起来，刻光盘吧。
 
我说刻光盘成本不高，寄光盘成本高啊，而且30多个人，多费时间，让谁去忙这事我都与心不忍。
 
那要不打包发邮件？另一个同学建议。
 
我说，这么多数码照片，每个都是1、2M，一共几百张，发邮件得分很多包，而且大附件邮件发送并不稳定，一个一个发邮件何时搞得完。
 
最后我出了个简单的主意，我去申请了一个1G的免费网络硬盘，我们把帐号密码通知给大家，各人把各自地方把各人拍的照片放上去，然后分别下载共享就好了。
 
这样大家只要能上网，都可以去做这个事情，工作又简单又方便，我们只需要发个网络硬盘帐号给大家，把自己手中的照片放上去即可，不晓得节省了多少时间和费用,呵呵。
 
当然整个接待过程少不了用心用脑去策划，但如果没有信息化工具，一个人还真忙不过来，这样看来信息化其实离我们生活一点都不远，要放在2002年搞五年聚会，这些事情恐怕还都不能这样操作的，短短五年，世界就发生了如此大的变化。
 
生活中的信息化其实无处不在，我们就是生活在越来越习惯已经高度信息化的环境中，只是我们还没有觉得这些改变已经很大了，这次五一忙完，我是发自内心感谢信息化，真的方便很多。