加载中…口腔前台接待
(2011-11-14 03:46:18)
标签：
杂谈 |
分类： 诊所经营 |
http://user.qzone.qq.com/872774091
一个好的前台接待很重要，
1，观察要细致
2，交流要技巧
3，服务要亲切
4，态度要诚恳
观察要细致，是指要有敏锐的观察力。
交流要技巧。沟通交流是个很深奥的学问.它不仅需要良好的语言天赋，
态度要诚恳，虚而空的东西逃不过患者的眼睛，有时候可能把自己都蒙了。
接电话时的注意
接听电话时耳麦应放在嘴唇的稍下方，
离嘴唇大概一厘米左右的距离；
要做倒微笑服务，让用户听得见您的微笑，感受到您的热情。
一、规范用语：
来电：
1.
2.
—建议给客人参考2-3天的预约周期，而且只建议上午或者下午的具体时间，不要让客人海选，要有预约时间上技巧的管理。
—如果客户要问提前几天预约？回答—1-2天
----如果客人需要咨询具体的口腔治疗问题，
尽量以简单的咨询介绍为主，话要灵活的说到位。主要是把客户的预约信息尽可能的收集准确，
甚至可以将客户想要得到哪方面的具体咨询和治疗写在分拣的电子预约备注里，
让接诊诊所能顺利完成预约确认。
4.
结束语：“萨目迩口腔感谢您的来电
注：若逢节假日或周末，可在结束语后加问候语，如:“萨目迩祝您周末愉快”，“祝您新年快乐”，“祝您中秋节快乐”……
询问对方还有没有其他问题：
“X先生/小姐，请问还有什么可以帮到您？”
尤其是当回答完客户所询问的问题，
但客户未挂机也未表示有挂机意图时，
也可进行如此询问。
当客人说多谢时应说“不用客气，如有需要欢迎随时来电”。
外拨/提醒确认电话：
招呼语：1.“**先生/小姐/女士，您好！打扰了，我是萨目迩口腔前台助理（XXX），”
结束语： “谢谢您，如有需要欢迎随时来电，再见！”
二、接听技巧：
先告诉客户你的行动：“X先生/小姐，不好意思，请您稍等，
我现在为您查一下……”
①、
②、
③、
①、
②、
注意：一定要征得客户的同意。
第一步：“抱歉/对不起，先生/小姐，打断您一下，您方便讲普通话吗？谢谢！”
第二步：（如果还是听不懂对方的意思）用探询性的方式去引导用户，如：“您说的是……的问题是吗？”用提问的方式来寻找用户的需求。
注意：如果方言特别严重的客户，建议受理时可询问客户周围是否有朋友会讲普通话，请其朋友帮助转述
客户的问题。
“对不起（不好意思），由于线路原因，听不到您的声音，请您重新拨打一次，谢谢。”
如客户使用手机拨打由于线路原因断断续续时，可建议客户移动位置，如果仍无法听清客户讲话，可建议客户更换电话重新拨打，但一定要在征得客户同意的前提条件下才可以。
第一步：主要针对客户要求与受理人员聊天或索要受理人员私人联系方式等情况：“很抱歉，先生/小姐，我们只受理本公司相关业务的咨询预约工作，如您没有此方面问题要咨询和预约，请您挂机，谢谢！”
第二步：如果客户继续骚扰：
“感谢您的致电，再见！”（直接挂机）
客户要求联系某位公司相关同事时：
第一步：询问客户具体事宜：“抱歉/对不起，X先生/小姐，X小姐现在正在通话中(或离开座位了)，方便把您的情况跟我说一下吗？看我能不能帮到您？”
第二步：如客户拒绝说明情况且强烈要求指定人接时：
①、
②、
③、
（转客户电话之前，先知会同事有关事情）：
若遇有关的同事不在，
可主动提出协助：“X先生/小姐，不好意思，
她现在不在工作岗位上，请问我可
以帮到您吗？”或
X小姐正在听电话，请问有什么可以帮到您吗？”
“抱歉，我们暂时还没有这个合作，我们会将您的建议转达给相关的部们，并谢谢您对我们公司的关注”
“抱歉，我们和银行合作的免费套餐部分目前只限于持卡人本人享受，如有疑问请您致电银行客服中心”
“实在抱歉，我们财务规定是不能这样违规操作的，请您谅解，谢谢！”
……
三、魔术语（最好说……）：
——请问有什么可以帮到您？
——您需不需要X先生/小姐稍后致电给您？
——您可不可以留下口讯？
——请原谅、对不起、麻烦您、打扰一下、很抱歉、您看这样……
——您能再说明一下吗？谢谢您宝贵意见、谢谢您向我们反映、我们会尽力改善……
——是的、是这样的、嗯、没错、应该这样、很对、您想得真周到……
——谢谢、非常感谢、谢谢您的理解……
——原来是这样、感谢您对我们的关注……
——我想……、您认为……、也许……、假如这样……
——这样会不会更适合一些……
——您看这样好吗？我们是不是可以试一下……、是不是可以……、您觉得这样好吗？
沟通技巧（接听电话技巧）
1.有礼、友善、真诚面对每一个接入的电话。
2.不要轻易承诺，一旦承诺，就尽力实现。
3.迅速而准确地判断，
针对客户所说的内容该以何种说话方式与客户进行沟通。
4.遇客户抱怨，表达你对客户的遭遇深感同情，
多用换位思维的角度为客户思考，记录重点，
坚持公司的立场、维护公司的形象。
5.用心倾听、作出反应
6.采用复述方法，确保理解客户意思，保证掌握足够资料
7.及时向客户表达你对他所提问题的重视，
从而使说话更有亲和力及说服力
8.用掌握扎实的业务知识及时正确回答客户的问题，
顺利完成与客户的沟通。
9.体现职业化
沟通技巧（电话交谈技巧）
1.声音清澈，热情，使客户感到您声音中透露出的微笑。
2.你的声音不只代表你个人，更重要的是你代表公司。
3.在交谈中适时称谓客户，使客户感到你对他的重视。
4.尽可能使客户知道你帮助他的每一个步骤，让客户感受你的热情服务。
5.提供相关资料，告知客户你将怎么样帮他解决问题，
让客户了解你的服务过程。
7.采用应答引发型问题来鼓励客户作出更明确的回答。
8. 引导客户系统地说出要求，确保明白他的确切讯息，
并记录 ；
9.避免问“为什么？”换而耐心地询问其原因。
沟通技巧（答复咨询技巧）
1.咨询到不肯定或不会回答的
问题
需要查实后再回复您，请您留下您的联系电话
（切忌“啊、噢或含糊回答）好吗？
我会尽快查询后与您联系，非常感谢你的关注，再见！”
（提交上级主管查实后把正确答案告诉给客服人员或由主管回复用户）
2.客户的要求超出你的工作权限时
2）你应清楚告知原因，并表示歉意，
同时要给客户一个解决问题的建议或主动协助解决：
“对不起，X先生/小姐，您的要求超出了我的权限范围，
虽然我帮不到您，但我会立即将问题反映给上级部门处理，
您看这样好吗？” 忌：“我办不了，没办法。”
1、接电话时的注意
接听电话时耳麦应放在嘴唇的稍下方，离嘴唇大概一厘米左右的距离；要做倒微笑服务，让用户听得见您的微笑，感受到您的热情。
2、开头语
您好！这里是萨目迩口腔，有什么可以帮到您
3、无声音
1）很可能是因为客户在等待过程中没有意识到电话已接通，你应该保持微笑着说：“您好！这里是××××齿科，您的电话已接通，请问有什么可以帮您？”
2）间隔3秒左右，继续提示客户：“您好！您的电话已接通，请问您能听见我的声音吗？”
3）如果仍听不到客户的回应，很可能是电话机出现问题，耐心地告诉客户：“对不起！您的电话无声，请您换一部话机再拨，谢谢您的来电，再见！”
停顿2秒，然后挂机。
3、声音小
1）你应立即将电话机的音量调整到合适程度。如果电话机的音量已调到最大，仍然听不清时，微笑着提醒客户：“对不起，我听不清您的声音，麻烦您大声一点，好吗？”
2）仍听不清，再重复一遍，重复时语气要保持轻柔委婉。
3）如果确实无法听清，你可以请求客户谅解：“对不起，电话声音太小，请您换一部电话再拨，好吗？谢谢您的来电，再见！”
停顿2秒，然后挂机。
4）客户提出你声音太小的时候，你可以将耳麦往嘴边拉近一点，并稍微提高音量，确认客户能够听清了，再说：“请问有什么可以帮您吗？”如果声音已经足够大，客户仍无法听清时，你可以请客户换一部话机再拨，而不宜再提高音量，影响其他同事工作。应答“很抱歉，我这里的声音已经调至最大，如果您还是听不清楚，请您换一部话机再拨好吗？”
5）客户使用免提时，部分客户习惯使用免提通话，你如果听不清，可以轻柔委婉地告诉客户：“对不起，我听不清您的声音，请您将话筒拿起来好吗？”
4、没听清或不明白用户的话时
1）没听清客户讲话时，如果只是个别字眼没有听清，你可以与客户进行确认：“请问您的意思是……吗？”或者“您是说……，对吗？”如果完全没有听清，你应用征询的语气向客户询问：“对不起，请您重复一遍，好吗？谢谢！”
2）客户不理解你的话语时，你要立即查找客户不理解的原因，如果是因为使用了过多的专业术语，你应改用通俗易懂的语言作解释：“对不起，可能我解释的不太清楚，请允许我再说一遍好吗？”如果未使用专业术语，则很可能是牵涉到技术方面的问题导致客户不理解，如果有必要，可换种表达方式耐心地向客户解释。切不可让客户感觉你不屑于解答或者嘲笑其无知。如果客户对业务理解错误，你应委婉地纠正客户：“对不起，我没解释清楚，我的意思是这样……”切不可强硬地使用“不对”“错了”等字眼。如果客户听不懂普通话，且特别要求使用方言，这种情况下，你可以用方言受理。
5、解答过程中注意事项
1）倾听用户述说过程中要适时回应，可以用“是”、“对”等轻声附和，表示您正在倾听，不要让用户感觉一个人自言自语。
2）当用户停顿等待时，前台客服可适当说“先生/小姐，您请说，我正在听。”
3）客户担心您不明白时，可说“您的意思我明白，您请继续。”
4）当前台客服解答中用户没有声音时，可说“先生/小姐，请问您是否可以听清我的说话呢？”
5）当用户咨询完一个问题后，不能马上挂机，应问“请问还有其它可以帮到您的吗？”
6）当用户对您的服务表示感谢，应说“不客气，这是我应做的。”
7）当用户的问题表达不清楚时，要适当的用问题进行引导。如“您是指……，是吗？”
8）如果你意识到刚才的解释是错误的，那么，你应该立即向客户致歉，诚恳接受客户的批评，不得强词夺理：“实在抱歉，刚才我的解释有些欠缺，应该是……”
9）如果刚才的解释不够完整，你应该诚恳地告诉客户：“非常抱歉，刚才的问题请容许我再补充几点……”
6、查询中需要用户等待时
1）当用户咨询的问题不能马上确认时，应说“请您稍等，帮您查询。”
2）用户在等待中认为您的效率太慢时，应说“很抱歉给您带来便，我会马上为您处理，请您再稍等一下好吗？谢谢”
3）查询后继续通话前，应说“感谢您的耐心待候！”
4）查询后不能马上确认的问题，应记录下用户的全名、联系电话确认后再予以回复，就说
“先生/小姐，您的问题我们需要到相关部门查询，恐怕会耽误您较长时间，请您留下您的电话，我查询后立即回复您，好吗？谢谢！”
5）确认用户的联系电话后，应再确认一下“请问我是否随时可以联系您呢？”
7、需要用户提供资料时
1）经常要问用户的姓名、电话号码等，不充许直接说“告诉我你的姓名，电话”，应该说：“请问就诊人的姓名？”“请问您的电话号码？”
2）问完后应该再与用户确认一下，应该说“与您确认一下就诊人姓名是XXX，电话号码是XXXX，。。。。对吗？”
3）当问到用户姓名的输写方式时，请尽量使用褒义词，避免贬义词的运用。另外，列举名人的名字时，请尽量以正面人物举例，避免反面人物。如“李”字，可以问“请问您是李世民的李吗？”，而不要说“请问是李连英的李吗？”千万别出现这种情况：“请问你是狗熊的熊吗？或者请问你是潘金莲的潘吗？
8、客户的要求超出你的工作权限时
1）你要耐心听完客户的叙述，不可中途打断客户的话语。
2）你应清楚告知原因，并表示歉意，同时要给客户一个解决问题的建议或主动协助解决：“对不起，*先生/小姐，这超出了我的权限范围，虽然我帮不到您，但我会立即将问题反映给上级部门处理，您看这样好吗？”
忌：“我办不了，没办法。”
3）如果客户提出无理要求，你应耐心向客户解释，寻求客户的谅解：“对不起，*先生/小姐，我很难帮到您，您的要求已经超出了***的服务范围，请您谅解！”
4）对于个别客户的失礼言语，要尽量克制忍耐，得理让人，不得与客户争辩顶撞，必要时可请主管协助处理。
5）如果客户因自己的失礼言语向你道歉，你应当大方地说：“没关系！请问还有其它可以帮到您的吗？”
9、客户咨询完业务却又不想挂机时
1）在确认客户已没有问题需要咨询了，你可以婉言提醒客户：“对不起，*先生/小姐，如果您没有其他问题的话，感谢您的来电！再见！”
2）如果客户打骚扰电话，你可以冷静地提醒客户：“对不起，您还需要咨询什么业务方面的问题吗？”如果客户仍旧没有业务问题提出，可以将客户骚扰电话当作无声电话来处理，可以说：“对不起，我听不清您的声音，请您换一部电话再拨，谢谢您的来电，再见！”
停顿2秒，然后挂机。”
10、如何拒绝用户的邀请
1）对于客户善意的约会，你可以先向客户表示感谢，然后含蓄地请求客户谅解：“非常感谢您的诚心邀请及您对我工作的肯定，但很抱歉不能接受您的邀请，希望以后能继续得到您的支持，谢谢！”
2）如果客户询问你的姓名，你可以委婉地向客户解释：“*先生/小姐，很抱歉，我们这是咨询电话在工作时只方便聊工作的问题，。”
11、通话结束时
1）属于预定或查询的情况在确认客户没有其他问题后，你应该这样结束通话：“谢谢您的来电！再见！”
2）属于预约咨询成功的情况在确认客户没有其他问题后，你应该这样结束通话：“谢谢您的来电，下周**见，提前一天我们会再提醒您的。（明天见。。。。。），祝您生活愉快！”客户会很乐意听到你的祝福。
3）预约咨询不成功，应该这样结束通话：“感谢您的来电，很欢迎您有任何需要再致电。我们将继续为您服务，再见！”
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有一天，猎人带着一只猎狗，到森林中打猎，猎狗将一只兔子赶出了窝，追了很久也没有追到。后来兔子一拐弯，不知道跑到哪去了。牧羊犬见了，讥笑猎狗说：“你真没用，竟跑不过一只小小的兔子。”猎狗解释说：“你有所不知，不是我无能，只因为我们两个跑的目标完全不同，我仅仅是为了一顿饭而跑，而它却是为了性命啊。”
这话传到了猎人的耳朵里，猎人想，猎狗说得对呀，我要想得到更多的兔子，就得想个办法，消灭“大锅饭”，让猎狗也为自己的生存而奔跑。猎人思前想后，决定对猎狗实行论功行赏。
(大锅饭是扼杀积极性的第一敌人)
于是猎人召开猎狗大会，宣布：在打猎中每抓到一只兔子，就可以得到一根骨头的奖励，抓不到兔子的就没有。
这一招,果然有用，猎狗们抓兔子的积极性大大提高了，每天捉到兔子的数量大大增加，因为谁也不愿看见别人吃骨头，自己却干看。
可是，一段时间过后，一个新的问题出现了：猎人发现猎狗们虽然每天都能捉到很多兔子，但兔子的个头却越来越小。
猎人疑惑不解，于是，他便去问猎狗：“最近你们抓的兔子怎么越来越小了？”
猎狗们说：“大的兔子跑得快，小的兔子跑得慢，所以小兔子比大兔子好抓得多了。反正，按你的规定，大的小的奖励都一样，我们又何必要费那么大的力气，去抓大兔子呢？”
猎人终于明白了，原来是奖励的办法不科学啊！于是，他宣布，从此以后，奖励骨头的多少不再与捉到兔子的只数挂钩，而是与捉到兔子的重量挂钩。
此招一出，猎狗们的积极性再一次高涨，捉到兔子的数量和重量，都远远超过了以往，猎人很开心。
(考核机制要适当量化，定性和定量要结合)
遗憾的是，好景不长。一段时间过后，新的问题又出现了：猎人发现，猎狗们捉兔子的积极性在逐渐下降，而且越是有经验的猎狗下降得越历害。
又是咋回事呢？于是猎人又去问猎狗。
猎狗们对猎人说：“主人啊，我们把最宝贵的青春都奉献给您了，等我们以后老了，抓不动兔子了，你还会给我们骨头吃吗？”
猎人一听，明白了，原来猎狗们需要养老保险，于是，他进一步完善激励机制。规定：每只猎狗每月捉到的兔子达到一个规定的量以后，多余部分可以转化为骨头的贮存，将来老了，捉不到兔子了，就可以享用这些贮存。
这个决定宣布之后，猎狗们群情激昂，抓兔子的积极性空前高涨。猎人也无比欣慰，觉得从此可以万事无忧了。(企业的发展一定要关注到员工自身的发展，要形成这种企业文化)
就这样，过了一段时间之后，一件意想不到的事情发生了：一些优秀的猎狗开始离开猎人，自己捉兔子去了。
面对这一情况，一开始，猎人以为是思想政治工作没做好。便连续举办了一系列“狗力资源与风险高层猎狗研修班，”培训主题为：缺乏统一指挥所造成的狗力资源浪费，强调猎人的规划对猎狗捕猎的重要性，并有意夸大了其负面影响。这一招对稳定猎狗队伍起到了一定的积极作用，但优秀猎狗流失的状况并未得到有效控制。
猎人有些着急了。他想，难道是奖励的力度不够？于是，他将优秀猎狗的奖励标准提高了一倍。这一招收到了比较明显的效果，优秀猎狗流失的问题得到了暂时缓解，但却无法从根本上得到遏制，一段时间之后，离开猎人，自己去捉兔子的猎狗，又开始逐渐多了起来，而且基本上都是最优秀的。
聪明的猎人这下可犯愁了，他百思不得其解。万般无奈之下，他决定直接去向离开的猎狗们咨询。他用10根骨头的代价把5只猎狗请到一起，他十分动情地对它们说：“猎狗兄弟们，我实在不知道我做了什么对不起你们的事，你们为什么一定要离开我呢？”猎狗们对猎人说：“主人啊，你是天下最好的主人，我们有任何愿望，你都尽力给予满足，没有任何对不起我们的地方。我们离开你，自己去捉兔子，也不仅仅是为了多得几根骨头，更重要的是我们有一个梦想，我们希望有一天我们也能象您一样，成为老板。”猎人听后，恍然大悟，原来他们是想实现自我价值！
(如何留在优秀员工，企业价值和实现和员工自我价值实现是否矛盾，员工自我价值的实现和成长不仅仅体现到直接的薪酬待遇上)
聪明的猎人经过较长一段时间的潜心研究，终于找到了解决方案。于是，他成立了一个猎狗股份有限公司，出台了三条新政策：第一条，实行优者有股。优秀的猎狗可以将贮存的骨头转化为公司的股份，并根据贡献率每年奖励一定数量的股份期权，使优秀的猎狗有机会在公司发财；第二条，实行贤者终身。连续三年惑累计5年被评为优秀猎狗者，可成为终身猎狗，享受一系列诱人的优厚待遇；第三条，实行强者孵化。优秀的猎狗可以随着业绩增长，逐步成为团队经理、业务总监、总经理、董事长，实现做老板的梦想。
这一招十分灵验。从此以后，不仅该公司优秀的猎狗对猎人忠心耿耿，而且其它地方的优秀猎狗纷纷慕名加盟，猎人的公司越办越火，长盛不衰。
这个故事，至少说明了三个重要道理：
1.一个企业，员工的问题，往往根源在机制，责任在老板，因此，我们要多研究机制，少责备员工，这样，管理才会不断完善，劳资关系也才会更加融洽与和谐；
针对一些优秀的口腔诊所，诊所老板要想能够真正让自己的诊所不断的进步，留住有潜质优秀的牙科医生。就必须要在制度上不断完善。记住一点：每一个在私人诊所打工的牙科医生都有自己的梦想，那就是有朝一日也能成为开业牙医。
2.有没有激励大不一样，激励科学与不科学大不一样；
3.员工的需求是不断增长的，企业必须满足员工不断增长的物质文化的需要，才能有效激励人才和长久地留住人才。
品牌的诊所更应格外注意这一点~
工作是工作
生活是生活
2011-11-13
侯鉴洲
声明：
由侯鉴洲创建的SUMMER口腔门诊
招聘两名实习医生和进修医生
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