许多管理人员对他们的下属人员具有什么样的任职能力缺乏完整、准确的了解。因此，无论是因为自然减员还是因为新机会出现而导致职位空缺时，他们都是仅仅简单的把空缺的职位写在布告栏上，这当然不可能够保证所有的雇员都能够看到布告，也不能够保证每一位雇员都对布告上面的信息做出准确的解释。而改善这种状况，从而使组织内部和个的候选人有机会进入甄选程序的一个方法是：建立完整的、能够及时反映雇员最新情况的技能库。

无论是从雇员技能库内容的建立方面来看，还是从技能库内容的更新方面来看，这项工作都需要雇员的投入。他们必须相信此技能库的有效性，而只有当他们有机会参与技能库的建立时，他们才有可能相信这一点。如果雇员能够接触到电脑，技能库的建立和更新在他们的工作地点就可以做了。如果不能，工作量就会加大很多，必须把每一位雇员找来，让他或者她根据自己的情况，从所列的技能范围、类别、技能标准、各种技能等级中做出选择，以便于真实的描述他们的能力状况。

当一名雇员完成了一门课程，或者是参加完一个研讨班、经历了一段工厂工作或者完成了一项适当的任务，都可以看作是雇员技能或者能力的提高，就应当适当的对雇员的库存技能进行及时和规范的更新。如果电脑在企业当中的应用不是很广泛，就应当允许雇员每季度查呕出一定的时间来陈述和更新自己的技能库。同时，更新技能库的过程，也是对雇员本身寻求积极的发展自己能力的途径的一种督促。如果雇员对技能库的本身有疑问，比如技能库的等级和种类，主管人员和人力资源部门应当给与一定的帮助。技能的内容至少应当在每年绩效评价的时候更新一次。

当企业的内部出现职位空缺的时候，与职位申请者面谈的人，首先会确知工作要求任职者具备的特点，即所具备的技能的类型和等级（这些是建立在工作分析基础之上的）。这时，就可以通过应用技能库来提供一个符合工作特点要求的雇员名单。然后，再对这一名单根据其他的一些要素，如考勤、绩效状况、在职时间或者候选人的兴趣进行调查。这时，就可以给被认为合格的每一位雇员发一封信，通知他们职位空缺的情况，并且告知他们，如果有兴趣的话，可以申请这些职位，与此同时，也要搞知他们的主管人员。

一家希望留住雇员的企业，往往会鼓励雇员表达他们对于富有更高责任的职位的兴趣。与其他雇员相比，那些看到企业确实是在鼓励自己的雇员成长和发展的雇员，通常会更加愿意留在企业当中。一种由雇员广泛参与、积极鼓励雇员更新技能、随时使雇员了解晋升机会的技能库系统的建立，，很自然的会挽留住优秀的雇员。