加载中…编辑大学毕业50周年纪念册（6/9）：制作姓名索引
(2013-09-06 15:20:13)
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毕业纪念册目录姓名索引 |
分类： 电脑与智能手机 |
当多数同学的内容拷贝进纪念册里去之后，就需要做一个目录，因为有160多位同学，如果目录设置160条，一人一条似乎不像目录了，所以我就把这称之为“索引”，即标明某同学在第几页。这时，遇到一个问题：怎么做索引呢？也就是说，索引页里面的页码应该是自动生成的，不应该由我一个个来录入。
为什么要这样做？举例说，当排版做好后，例如我王缉志的那页在134页，那么索引那页里，就要标明“王缉志
134”，后来如果在前面第十页的地方插入了两页照片，那么我的页码就要变为136了。不仅我的要变，第十页之后的所有同学的页码也都要+2，那么索引页里面就要改动一百多处。这样，不但麻烦，还容易出错。万一某个页码变了，忘记去改索引页，就会出错。因此最好是自动生成索引，并且能自动随着页码的改变而改变。
带着这个问题，我上网找答案。开始的时候，我在网上看了一些说明，但是都看不太明白，因此这个难题困扰了我两天，最后终于搞懂了，下面说说我的做法。
纪念册每页上面的第一行，我都录入了该页同学的姓名。在我的纪念册里面，为了版面不太呆板，这些姓名所用的字体并不都相同，例如有人用宋体，有人用黑体；有的字是黄色的，有的字是白色的，也有的字是黑色的……。那么，我就这样进行设置操作：
1）把鼠标点进某页的姓名框里，点击Indesign菜单上的“文字”→“段落样式”，在弹出的提示框下面，点击“创建新样式”（下图一红箭头所指处），此时，在这个提示框里面，就有了一个新样式，例如，这个样式的名称是“段落样式1”。右键点这个“段落样式1”，选择编辑“段落样式1”，此时会弹出一个提示框，如下图二。
图一：
图二：
注意，在这个提示框里面，有很多可以设置的地方，我们只需设置左侧的“常规”、“基本字符格式”和“字符颜色”这三项（图中用红框圈出的地方）。在“常规”里，先要给这个段落样式起名，例如我这个例子里就起名叫“姓名幼圆青色”，表示这个姓名是幼圆字体；在“基本字符格式”里面，设置这个姓名的字体和字号；在“字符颜色”里，设置字符的颜色为青色（c=100,m=0,y=0,k=0）。这样一来，我就设置了一种姓名的格式，在Indesign软件里面，这属于“段落样式”的设定。
用同样的方法，我可以设定“姓名新魏白色”、“姓名宋体黑色”……等等很多种样式。（在设置这些样式的时候，“常规”设定里面的“基于”这栏，可以选择基于刚才设置的样式，这样，后面只需设置有区别的地方即可。例如如果基于的样式是白色的，那么你不必设置颜色，它也同样是白色的。）在这些样式都设定好之后，在新一页的地方，我拉出一个文字框要输入姓名时，只需指定它是哪种段落样式，那么字体、字号、颜色就自己出现了，无需再一一设定。换句话说，在整本纪念册里，每一页的姓名框，我都给它赋予了一个特定的段落样式。
以上的设定，就为我制作姓名索引打下了基础。
2）除了以上的这些段落样式外，再新建一个叫“姓名目录”的段落样式，在这个样式里，要设定的是目录索引这页中的字体、字号和字的颜色。
3）点击菜单里的“版面”→“目录样式”。在弹出的提示框里面，选择“新建”，我建立了两个目录样式，一个起名叫“计算”，另一个起名叫“数学”，分别对应于我们的计算数学专业和数学专业的同学。其中的“计算”目录样式如下图。
上图中凡是红框圈出的内容，都必须设置。其中“计算”是这个目录样式的名字，其样式选择刚才建立的名叫“姓名目录”的段落样式，“目录中的样式”下面的栏目里面，从右边的框里把我为姓名所建立的各个段落样式都添加进去。对应于其中的每个段落样式，在下面的“条目样式”选项里都选择“姓名目录”样式，并且设定页码跟随在条目后，条目和页码之间，选择“^t”，这里的“级别”项，一律选1。
对于“数学”这个目录样式，设置的方法同上，但是有一点要注意，就是数学专业和计算数学专业的姓名样式，名称上必须有区别。例如，如果都是黑色的宋体字，这两个专业的姓名样式也要分别起名，因此我用复制的方法做了两个，分别起名为“宋体黑色”和“宋体黑色副本”，前者给计算数学专业用，后者给数学专业用。之所以要分两类设定，就是因为索引页也分成了计算和数学两类。
以上设置好之后，我就有了两个目录样式，计算和数学各一个。
4）现在我们要来建立索引页了。在需要放置姓名索引的那页上，拉出一个文本框，点击菜单上的“版面”→“目录”，再把鼠标点入文本框，姓名索引就自动出现了。此时姓名太多，一框内放不下，右键点这个框，在出现的提示里面选择分4栏，就变成了下图这个样子。
说明一下，刚才在设置目录样式的时候，由于里面选了“^t”，所以在姓名后面就跟随了一个“^t”字符（一个制表符），接着就是页码。（如果在设置目录样式的时候选了“…”，那么这里的索引就会变成“王缉志…134”这个样子了。）这页导出为PDF文件之后，就是下图的样子。如果页码在编辑书本的过程中有变化，只需选中该文本框，点击菜单的“版面”→“更新目录”，页码就会自动更新了。
其实，上面整个制作姓名索引的过程，和一本书里面制作目录的过程是一样的。当我做好这个索引之后，不管同学的前后次序做了调整，还是有了增删，只要页码有了变化，我只需在索引页点击“更新目录”，所有的页码就都自动更新了，非常方便。
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