董事会秘书的法律责任

董事会秘书一职最早在我国的香港地区推出,那时香港还是英国殖民地,遵守的是英国法律.大陆出现这一称谓的时间是在公开发行股票的股份有限公司，即上市公司的出现后才出现，迄今为止不过十多年的时间。本文中讨论的董事会秘书法律责任仅指上市公司的董事会秘书。

  在香港，董事会秘书也称为公司秘书(COMPANY  SECRETARY)。1911年，香港立法中第一次提到了董事会秘书的概念，并规定董事会秘书与董事及管理人员一起对错误的分配和股权证书迟延发放承担培偿责任.1932年,香港公司法令进一步规定了董事会秘书成为董事、管理人员等责任承担人群中的一员,从法律上确认了董事会秘书的地位日益重要。根据1985年的香港公司法的规定,所有的上市公司及私人公司都要任命一位公司秘书,由董事会负责秘书的挑选和录用。而香港公司秘书制度则是英美法系的制度的引用，应该说英美法系国家最早确定了董事会秘书的地位和法律责任.早在1841年的英国法报告的案例中找到公司秘书的称谓，公司秘书制度的发展在英国基本上可以分为三个阶段:最初,公司秘书仅为公司的普通雇员,外理一些文书事务,与普通的”秘书”无本质区别。1948年，公司法仍然明确规定当缺乏明确的授权时，公司秘书职权仅限于公司的内部管理事项。第二阶段，随着公司秘书所承担的责任越来越大，在公司的地位和作用不断上升，1971年，公司秘书作为公司法定机关的地位得以确认，其职权扩大到可作为公司代理对外签订合同。英国1985年公司法和1989年公司法都对公司秘书的任职资格、职权与责任等方面进行了详细规定。第三阶段，二十世纪末期，公司秘书的地位和职能被重新认识，出台了一些关于私人公司秘书可由公司自主决定的规定，但也引出争论，认为公司秘书的缺位，会造成董事滥用取权的可能。

美国各州公司法传统上均将董事会秘书列为公司最关键的高级职员之一，与总裁、财务总监等具有同等重要地位，并对董事会秘书的资格、职权、任免程序等都有规定。1917 年，美国在一判例中即确认了董事会秘书在特定情况下代表公司的权力。此后的《美国模范公司法》以及许多州的公司法都明确规定了董事会秘书作为公司机关、代表公司的地位。由于传统公司法中规定的高级职员已远不能包罗现代公司的组织结构和人员编制，《美国示范公司法》1984 年修正本取消了所有对公司高级职衔(包括董事会秘书)的强制性规定，其出发点则是公司如何设置自己的高级职衔并划分其职责范围应当由公司自行决定，1991 年修正本对“高级职员”作了专章规定。

　　董事会秘书作为高管人员在中国公司设置，经历了从境外上市的外资股，到境内上市的外资股，再到境内上市的内资股的渐进过程。中国公司法上的董事会秘书制度开始于深圳市，1993年，深圳市人民代表大会制定的《深圳经济特区股份有限公司条例》专条规定，董事会设秘书，秘书负责董事会的日常事务，受董事会聘任，对董事会负责。

　　1994 年，国务院颁布了《国务院关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》，明确规定董事会秘书为公司高级管理人员。1994 年8月，国务院证券委员会和国家体改委发布了《到境外上市公司章程必备条款》，专章规定公司设董事会秘书，董事会秘书为公司高级管理人员，由董事会委任，主要职责是保管文件、向国家有关部门递交文件、保证股东名册妥善设立、确保有关人员及时得到有关记录和文件。

　　1996 年3月，上海市证券管理办公室、上海证券交易所发布了《关于 B 股上市公司设立董事会秘书的暂行规定》，要求 B 股公司必须设立董事会秘书，董秘为公司高管人员，明确提出任职条件和职权，旨在规范上市公司行为，提高董事会工作效率，保护投资者利益。1996 年8月，上海证券交易所发布了《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法(试行)》，明确所有获准上市的公司必须聘任董事会秘书，强调董事会秘书为高级管理人员，同时提出五条任职条件，九条职权范围，六条任免程序，以及三条法律责任，基本确认了董事会秘书制度的框架。

　　1997年 3 月，上海证券交易所、上海市证券管理办公室联合发布了《关于建立上市公司董事会秘书例会制度并进一步发挥董秘作用的通知》，强调建立董事会秘书例会制度，涉及董事会秘书的人选配备、工作条件及职责权限等方面，该通知对支持和推动董事会秘书工作，提升上市公司董事会秘书地位及促进上市公司规范化运作有重要意义。1997 年12月，中国证监会发布《上市公司章程指引》，专章列示“董事会秘书”条款，要求所有上市公司都必须配备董事会秘书，作为上市公司的“根本法”真正确立了董事会秘书在上市公司中的地位和作用。

　　2001年，深沪证券交易所修订的《股票上市规则》中都肯定董事会秘书为高管人员，并对董事会秘书任职资格、职责、任免作出更详尽的规定。

　　2004年，沪深证券交易所修订的新版《股票上市规则》中进一步强调了董事会秘书在上市公司中的高管资格和相关职责，增加了董秘职权范围的规定，董秘有权要求公司董事、监事和其他高级管理人员对其工作予配合与支持；新《规则》对董事会秘书任职资格提出更高的要求，并明确规定上市公司不得无故解聘董事会秘书，规范了公司在董事会秘书出现空缺、不能履行职责等特殊情况下的应对措施。新《规则》表明，董事会秘书的任命并不只是公司内部的事情，董事会秘书成为投资者与上市公司沟通的重要桥梁。

２００６年１月１日，施行的新《公司法》第一百二十条首次在中国法律中规定“上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。”一是在法律上明确了上市公司设置董事会秘书的职位，具有了强制性，确定了董事会秘书的法律地位；二是董事会秘书属于公司的高级管理人口，明确其职责（１）负责公司股东大会和董事会会议的筹备；（２）文件保管；（３）公司股东资料的管理；（４）办理信息披露事务等。此外，也同时明确有关高级管理人员的义务和有关限制性规定适用于上市公司的董事会秘书。