来源：http://www.dajs.gov.cn/art/2010/10/14/art_287_17954.html

电子文档数据备份方法与策略研究

　                                                                                                　李伟　朱广金

　　近年来，随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，电子计算机已被越来越广泛地应用于办公室的日常工作。以往手续繁杂的办公行文、来往函件等都可以通过网络直接在计算机上办结。文件从产生到处理结案几乎不使用纸和笔，由此而产生了大量的电子文件。这些电子文件以其快捷、方便等的优越性大大地提高了工作质量与效率，给我们的工作带来了极大的便利。而网络为数据的急剧增长提供了合理有效的存储管理手段,同时也给数据引入了新的安全隐患,譬如黑客入侵、病毒感染、人为误操作等。数据备份是保护数据的有力措施,所以建立一套全方位、多层次的数据备份方法是数据库建设的重要任务。

　　一、电子文档数据备份的重要性

　　在电子文档系统的建设和管理中，数据的安全性是极为重要的。无论是来自自然灾害的威胁，还是人为主观因素的灾难，一旦所保存的数据被破坏或丢失，就会对整个电子文档系统的价值造成严重的影响，甚至带来重大的经济损失。                                  

　　据不完全统计，威胁电子文档系统数据安全的因素有以下几个方面：1、自然因素：地震、火灾、雷电、洪水、飓风、工业事故等；2、人为因素：盗窃、蓄意破坏、病毒、缺乏经验造成的误操作、压力和恐慌造成的误删除等；3、硬件故障：硬盘损伤、服务器宕机、电源故障、存储器故障等；4、软件故障：数据库涉及缺陷、应用软件故障、操作系统故障等；5、网络故障：网络连接问题、网络卡和驱动程序故障。6、战争与冲突：

　　然而，任何以预防为目的的保护措施，无论其多么全面周到、细致入微，都只能尽量地减少而不是杜绝灾难的发生，当突发事件和人为、意外造成的计算机数据的破话、丢失突如其来的时候，最关键的问题就是如何恢复数据。因此，做好电子文件数据备份成为电子档案系统建设的重要问题。

　　二、电子文档数据保护方法

　　电子文档是珍贵的历史记忆和国家财富，我们必须采取有效措施，认真保护电子文档，确保数据真实、可靠与安全。

　　1、做好电子文件的归档工作。及时对电子文件进行归档，有效保证数据的真实性、完整性和有效性，这是记载和保护历史真实面貌的基本手段。

　　（1）借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。

　　（2）选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了以往的界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，又是最佳归档途径之一。

　　（3）在电子文档的收集中，要保证电子文件格式的统一性。文本文件通用格式为：XML、RTF、TXT，并注明文字处理工具，如WORD等。扫描型电子文件通用格式为：JPEG、TIFF，如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软件。视频、多媒体、超媒体文件通用格式为：MPEG、AVI，如为非通用格式，应收集其压缩算法和相关软件。音频文件通用格式为：WAV、MP3，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

　　2、做好电子文档数据备份工作。数据的备份就是将备份文件安全的保存，确保灾难发生时候能正常恢复。

　　（1）电子文档数据备份的基本方法。现在比较常见的备份就是刻录数据光盘，或者用U盘，近年来也有人喜欢使用网络硬盘。就刻录数据光盘来说，每天对数据库进行完全备份。例如，星期一用一张光盘对整个数据库数据进行备份，星期二再用另一盘光盘对整个数据库数据进行备份，依此类推。这种备份方法的好处是：当发生数据丢失的灾难时，只要用一张光盘（即灾难发生前一天的备份光盘），就可以恢复丢失的数据。然而它亦有不足之处，首先，由于每天都对整个数据库数据进行完全备份，造成备份的数据大量重复。这些重复的数据将产生大量的光盘，这就意味着增加成本。其次，由于需要备份的数据量较大，因此备份所需的时间也就较长，浪费工作时间。然而，数据的安全是第一位的。

　　（2）电子文档数据备份的妥善处理。对于备份的光盘可以加以编号编目，存放在专门的场所。放置数据备份的场所除了要保证符合介质要求的温度和湿度条件之外，对于灰尘和静电干扰等情况也要有所考虑。因为根据存储介质的不同，各种干扰条件有可能加速介质的老化，甚至破坏介质上的内容。另外，数据备份的存放还应该考虑安全保卫方面的因素。撰写备份说明是必须的。说明应该写明备份的内容、数据的保存格式、使用的机器类型等。如果需要专门的管理软件才能读出数据，则应该随盘附带管理软件，并标明该管理软件的运行环境、安装方法等。总之，备份光盘及说明应使备份寄存单位的工作人员在紧急情况下能在最短的时间里读出数据。

　　（3）电子文档数据备份的安全保障。电子文档的数据备份时保障数据安全的基本措施，最好是多重备份。除了上述的刻录数据光盘之外，还可以将数据备份在U盘上。近年来，U盘的使用越来越广泛，容量也越来越大，成本比较低，所以U盘备份是个不错的选择。首先在U盘上建立几个不同的文件夹，将备份文件拷贝到这些不同的目录下，如果数据库内容增加，可以覆盖原有的备份文件。这样做的好处是，如果一个目录下的数据文件损坏，可用另外保存完好的备份数据。对于备份的电子文档要用专门而坚固的装具进行存放，指定专人管理，定期进行抽样机读检验，发现问题及时采取恢复措施；在设备环境更新时应确认备份电子文档与新设备的兼容性，如不兼容应进行电子文档载体转换工作，并定期转存，以确保备份数据安全。

　　3、为电子文档数据备份创造必要条件。进行电子文档数据备份，必须借助必要技术装备，拥有先进的技术手段和操作能力。在我国，尽管电子信息技术发展很快，然而，许多经济欠发达的地方，特别是档案部门，经费严重不足，缺乏必要的电子技术设备，无法开展电子数据备份工作；还有相当地方的档案部门工作人员长期不流动，呈现出年龄偏大、知识结构老化等现象，档案信息化知识非常匮乏，不能胜任电子文档管理及数据备份工作。这些地方，尤其是档案部门的领导，必须从对历史和人民负责的事业发展高度出发，通过主动汇报上级领导、以优秀服务寻求社会支持、积极开源节流等措施，多方筹集资金，增添必要的现代化技术装备，为开展电子文档管理及数据备份工作提供物质保障。同时，通过加强与组织人事部门的沟通，积极引进专业技术人才，充实档案人员队伍；对于现有人员，通过组织业务学习与技术培训，制定激励措施等，让档案管理人员尽快掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，从而提高电子档案的管理水平。

　　三、电子文档数据备份的策略

　　笔者认为，对于电子文档数据备份，必须从国家信息安全的高度出发，确立具有科学性、前赡性和可操作性的策略。

　　1、出台电子文档数据容灾规定。由国家档案局牵头组织，根据对世界各国电子文档数据备份先进技术和应用实践，结合我国国情和各地实践成果，制定出台电子文档数据容灾规定、办法，从组织领导、工作落实、制度建立、技术运用、人员培训、备份标准、考核内容、督查推进、责任追究等各方面作出具体规定，以推动国家档案数据安全保障体系的构建与完善，确保国家档案数据的安全与完整。

　　2、实行电子文档异地保存制度。当前，全球自然灾害频发，汶川大地震、印度洋海啸等重大自然灾害给灾区档案数据带来了巨大破坏，使得异地数据备份显得越来越重要。保存备份的异地选择很重要，我国幅员辽阔，给我们提供了异地备份的理想场所。异地备份的对应城市应选择地理特征不同、城市间距离较远的城市进行，这样，才能确保档案材料的安全。当然，这需要有关专家依据城市的综合因素进行必要的评估。2009年11月南京市档案局与哈尔滨市档案局在南京市正式签订了两市互为档案数据异地备份协议，今年 1月11日，宁波市档案馆与长春市档案馆签订了互为重要档案数据异地备份基地协议，他们为档案部门开展馆际交流与合作，落实重要档案数据异地备份工作，充分发挥了双方在地理位置及设备设施互补优势，最大限度地保证档案的完整和安全，提供了典范力量与借鉴价值。 

　　3、构建档案数据备援体系和联动机制。在数据容灾中最常采用，也是最有效的方案是异地容灾。档案数据异地备份都是围绕数据进行的，从国家层面和数据安全性、业务连续性、操作可靠性、备份经济性来讲，需要架构全国性机构档案数据备份与灾害备援中心，为省级中心节点以及市县级节点提供存储平台和档案数据备份解决方案，以最经济的方式达到备援的目的，并保证系统的高可用性。备份需求地的市县级节点的数据通过现有的网络连接，以占用最少的网络资源，将档案数据以增量的方式传送至省级中心节点；通过省际中心节点向备份目的地的市县级节点发送数据，还可以实现两地存储设备之间的数据备份以及大系统的灾难备援，以充分满足数据的安全与可用性，在提高工作效率的同时，还大大降低了工作成本。为提高工作实效性，可通过建章立制，形成国家、省、市、县档案数据备份上下联动、横向协调、跨市跨省交流合作的工作机制。

　　（作者单位：洪泽县档案局）