序号

项            目

完成情况

1

会议资料的准备，会议材料目录包括：总封面、会议通知及回执、会议议程安排表、会议议案及目录、表决书、授权委托书、会议决议初稿。

2

寄发会议通知，收齐会议回执。

3

开会日期、时间、地点及天数。

4

总人数（查回函）、预算（住宿、餐费、电话费等）

5

会议日程安排表及会议作息时间安排表制作

6

住宿安排表制作（与会人员住宿、领导住宿、工作人员住宿），预订房间、妥善分配房间

7

会场的预订（大会议室、小会议室）选择桌子（圆桌、方桌）

8

用餐安排（参会人员用餐、领导用餐、工作人员用餐等）、用餐形式（餐桌入座式、自助餐等）

9

交通工具（飞机、火车、轿车等）安排返程车票

10

会议电脑及投影设备、拍照摄影的准备

11

会议横幅、看板、标示板（欢迎看板、方向标示），座位牌准备（按参会人员一一核对）

12

主席台布置及座次安排、台下座位安排，摆好座位牌、会议横幅的悬挂

13

会议用桌椅准备，灯光、温度、音响扩音设备的准备

14

分发资料、记录本、记录用笔及茶水、烟灰缸准备

15

做好会议现场绿化布置，力求整齐、美观，台面插花要卫生清洁、色彩鲜艳、造型端庄

16

会议需备物品：签字夹、座位牌、打印机、接线板、A4打印纸、文件头纸、笔记本、水笔、资料袋、装订机及装订机钉子