五、书业常用应用文的分类

书业常用应用文大致可以分为六类。

1、书信类应用文。包括企业之间，与供货商之间，企业与读者（购书单位）之间的往来便函等。

2、书业行政公文类应用文。包括企业对上级主管部门、政府机关、社会团体的报告、规划、计划以及企业内部的公文等。

3、书业事务类应用文。包括工作计划、规章制度、电讯传真、启示、声明、申请书、招聘书、通知书、公告、请柬、贺辞、慰问、唁电、讣告等。

4、书业业务类应用文。包括合同书、契约、协议书、意向书、可行性分析报告以及各类业务、财务单据及条据等。

5、书业信息类应用文。包括企业及其经营业务介绍，图书商品宣传推广、书业广告、市场调查与预测报告等。

6、书业法律类应用文。包括司法、法律的咨询、上诉书、起诉书、申诉书、答辩书等。

下面重点讲一讲其中四类应用文的大致写法。

（一）行政公文类应用文

按行文对像大致可分为：上行文（如：请示、报告），下行文（如：通知、决定、批复），平行文（如：通告、公告、函）。

行政公文具有固定的格式，包括以下内容：

1、标题。如：《**市新华书店关于举办2003年中层干部学习班的通知》， 标题要素包括发文单位名称、发文事由及时间等

2、主送单位（机关）。这是行文的对象。上行文一般只有一个（可抄报）。主送单位的位置要写在正文之前。

3、正文。这是公文的主要部分。正文开头一般先简要说明发文目的或结论，引起阅读者的注意，接着可通过叙事、说理表明目的。要求表达上简明、确切、条理清楚。

4、附件。一般是指随文转发、报送的文件、制度、规章、说明材料等。附件的位置应在正文之后，同时要说明附件名称及件数。

5、发文单位印章。发文单位印章应端正的盖在公文末尾，年月日的中间，盖章是生效的标志。

6、发文年月日。年份不可略写，严格说来也不能用阿拉伯数字书写。

7、抄送单位。抄送单位一般写在公文末页，发文日期后。

8、公文编号。公文编号由发文单位统一办理，包括机关代号、年号、顺序号等。如咱们市店经理室发文文号是（2003）宁书经字第×号，这样便于分类。

如果是写请示，这是上行文，是向上级领导请示，并请领导对某项工作或问题及时给予指示或答复的公文。写请示要求把提请上级领导指示或答复的问题简明扼要地写清楚，并写明理由，以及本单位对这一问题的处理意见或请求。请示的写作，要注意三点：

1、一文一事，不能在一份请示中罗列几件事情，避免牵涉多个部门，拖延处理时间，使上级领导不能及时批复。

2、只应主送一个领导机关，不能多头送，避免部门之间互相推诿。

3、不能同时上递下发，必须等上级主管部门批示才能贯彻。

关于报告。报告是下级向上级主管部门汇报情况所使用的文件名称。按报告侧重点的不同，可分为工作情况报告和工作进程报告两大类。前者可分为总结报告、专题报告、综合报告、调查报告等。主要是反映工作过程中的情况和问题。后者主要写明过程和工作进度，如：年度报告、季度报告、月度报告。

为了便于领导机关及时了解情况，报告所述内容既要全面，有要高度概括，通常分为三大部分来写。报告开头用一段导语，用以提示报告的主要内容，然后可写“现将情况报告如下……”引领下文。报告主体部分要写明工作情况、发生的问题，以及对上级布置的任务的执行情况等。报告的结尾要交待今后的工作意见和解决问题的打算。

（二）书业事务类应用文

事务类应用文内容庞杂，格式多变，属于杂体类文书，主要包括计划、规章制度、电讯传真、申请书、启示、礼仪文书等。

1、计划。计划是企事业单位及部门或个人在工作或行动前预先拟定的指标、要求、步骤、措施等书面材料，有工作计划、安排（时间较短、内容较具体的计划）、方案（政策性原则性较强、内容较完整）或规划（尚未成熟、粗线条的计划）等。

写计划一般没有固定格式，一般包括三个部分：

（1）标题。标题写在第一行中间，如《**市新华书店2005年工作计划》。如果认为计划不成熟，可在标题后或下方加上“草案”、“初稿”、“讨论稿”等。

（2）正文。这是计划的主体部分，从第二行空两格写起，一般包括指导思想、总的任务要求、具体的指标、措施和注意事项等。总的说来应包括以下几个部分：

A、简短的前言。通过简短的前言，说明制定计划的指导思想、依据和本单位的具体情况。

B、目的和任务。写名具体规定要完成哪些任务、什么时候完成、数量和质量上的具体要求，以及完成计划的具体步骤、措施和方法等。

C、应该注意的问题，以及检查和修订计划的方法等。

（3）落款。落款置于正文右下方，写明制定计划的日期，如果标题中没有单位名称，还要在正文下方先写明制定计划的单位，再写明日期。

制定计划要注意的事项：

第一、要实事求是，要掌握客观依据，要以党的方针、政策、法令、法规和本企业的具体方针、任务为指南，以本部门、本单位的实际情况为依据，要了解和分析市场发展趋势，还要了解主管部门的具体指标、任务要求，然后实事求是地制定计划，计划中规定的指标和任务经过努力是应该能够达到的。

第二、制定计划要走群众路线。首先要调查研究，摸清情况，再拟定初稿交群众讨论，然后进行修改并经职工代表大会审议。这样制定出来的计划才有根有据、有群众基础、切实可行。

第三、计划要有科学性、严肃性。计划要订得具体、明确、便于执行、便于检查。计划的目的、任务、指标、措施、办法、步骤、负责单位，都应写得具体明确，责任分明，切忌含糊不清，模棱两可。职责不清无法检查，在一般情况下，计划一经制定，就要坚决贯彻执行，不要轻易变动。但是，由于客观原因，制定的计划也难免会有不周到的地方，因此制定计划也要留有余地，在执行时也可随客观情况的变化进行必要的修改和调整。

2、规章制度

规章制度是企业根据国家有关法规和规定，结合本单位实际情况制定的具有法规性和约束力的行为准则。一般有章程、制度、规则、条例、规定、办法、公约等。

规章制度的文体特点是以条款形式出现的。简单的规定、办法只有三五条，复杂、重要的章程、制度一般应按内容的逻辑结构分为几部分，如：总则、分则、附则等，每一部分又分为若干条，有的条目下再分成若干款或项，依次排列成文。

规章制度常用的文体格式包括标题、正文、签署单位和日期三个部分。

标题由制发单位名称、事由及文种组成，如：《**市新华书店职工奖惩规定》，“**市新华书店”即制发单位，“职工奖惩”即事由，“规定”即文种。

正文是规章制度的核心，要根据内容的逻辑结构分条、分款写出。如：内容多的分总则、分则、附则。总则主要是说明订立这种规章制度的目的、要求、原则和适用范围。一般制度往往就作为开头的一个自然段，段末常用特制定本办法（规定）等习惯用语。分则是规章制度的主要内容，也就是要求遵守的事项分条具体说明。附则主要是写规章制度施行的要求和注意事项，如：适用范围、解释权限、生效日期等。最后是签署单位（具名）和日期。