2021年新修订的《中华人民共和国行政处罚法》（以下简称《行政处罚法》）进一步规范了行政处罚的程序，把行政机关负责人集体讨论纳入了法定程序，目的是通过民主程序，规范处罚裁量，确保行政处罚公平公正、结果适当，切实维护行政相对人的合法权益。

       实践中在负责人集体讨论环节，还存在不同程度的误区，有的先讨论定调再走处罚程序、有的组织业务科室负责人或二级机构负责的集体讨论、有的以领导会签代替集体讨论等，没有达到集体讨论的目的。弄清楚哪些案件需要讨论、什么时间讨论、哪些人参加讨论、讨论什么，要严格遵守法律规定。

        一、哪些案件需要讨论。并非所有的案件都需要经过集体讨论程序，根据《行政处罚法》第57条第二款的规定，对情节复杂或者重大违法行为给予行政处罚，行政机关负责人应当集体讨论决定，这就需要各单位结合听证案件的范围、法制审核案件的范围、当事人人数、违法的金额等具体情况，明确界定情节复杂或重大违法行为（需要集体讨论）的案件范围。

        二、什么时间讨论。集体讨论是案件办理的决策、决定程序，一般应在案件办理的最后环节，讨论决定后就要制发行政处罚决定书。行政处罚的程序包括立案、调查取证、听证、处罚告知（法制审核）、处罚决定等程序。《行政处罚法》第57条规定， 调查终结，行政机关负责人应当对调查结果进行审查，对情节复杂或者重大违法行为给予行政处罚，行政机关负责人应当集体讨论决定。《行政处罚法》第44条规定了，在处罚决定作出之前，还有一个处罚告知程序，告知当事人拟作出行政处罚的内容及事实、理由、依据，并告知当事人享有的陈述、申辩、要求听证等权利。告知的内容全面具体，基本涵盖行政处罚决定书的内容。

        综合上述规定，集体讨论程序一般应在调查终结后、处罚告知前进行，以便告知当事人处罚的内容。当然告知后有可能需要二次集体讨论程序，如告知后，当事人陈述、申辩和听证的内容影响案件处理结果的。需要进行二次集体讨论。  

        三、哪些人参加讨论。《行政处罚法》第57条《行政处罚法》规定的是行政机关的负责人集体讨论，行政机关负责人有哪些，《最高人民法院关于行政机关负责人出庭应诉若干问题的规定》（法释〔2020〕3号）第2条规定“被诉行政机关负责人，包括行政机关的正职、副职负责人、参与分管被诉行政行为实施工作的副职级别的负责人以及其他参与分管的负责人。被诉行政机关委托的组织或者下级行政机关的负责人，不能作为被诉行政机关负责人出庭”。根据该规定，行政机关负责人包括正职、副职（副职级别）和参与分管工作的负责人，实质上是单位的领导班子成员，行政单位二级机构、内设机构的负责人不是行政单位的负责人。当然在人数上，也应为3人以上单数，否则失去了“民主讨论”的意义，也无法形成有效决策。

        四、讨论什么。负人集体讨论程序是行政处罚的决策、决定程序，决定案件处罚结果。根据《行政处罚法》第57条的规定，负责人集体讨论程序，主要审查行政处罚案件调查结果，包括查明的案件事实、办理的程序、法律适用等，根据不同情况作出决定：（一）确有应受行政处罚的违法行为的，根据情节轻重及具体情况，作出行政处罚决定；（二）违法行为轻微，依法可以不予行政处罚的，不予行政处罚；（三）违法事实不能成立的，不予行政处罚；（四）违法行为涉嫌犯罪的，移送司法机关。

        五、讨论的笔录。集体讨论作为行政处罚的程序，要依靠笔录这个载体来呈现，因此集体讨论程序的关键是做好讨论笔录，笔录体现的是讨论的过程、决定的过程，不是集体讨论纪要。笔录记录的内容包括时间、地点、参加人员、主持人、个人发言讨论情况等内容，不能仅记录讨论结果。