财务部门在采购降本中举足轻重（下）
2022-03-19 10:21:37
标签： 财务管理 供应商管理 采购
五、建立供给商档案和准入制度
对企业的正式供给商要建立档案，供给商档案除有编号、具体联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供给商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供给商中进行，供给商档案应定期或不定期地更新，并由专人管理。同时要建立供给商准入制度。重点材料的供给商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供给商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的新问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供给商。
财务管理应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围。审批人只能根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限，超越审批权限的财务部门在审核后一律不予付款。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务，超过批准意见的采购业务，财务一律不许入库、报账、付款。对于供应商的信用风险，应该通过供货历史数据进行信用评估；对于初次接触的供货商，应该进行资信调查。对于大型采购在签订合同后，需要提前支付预付款的，财务应该要求其出具银行保证或得到企业认可的信用担保，否则不予付款。
六、建立价格档案和价格评价体系
企业财务和采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先和归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无非凡原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出具体的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供给价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。
七、建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩
财务部对所重点监控的材料，应根据市场变化和产品标准成本，定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。标准采购价格亦可和价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩办法，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其惩罚的办法。
定标准
八、采取招标采购的方式
由于招标采购的最大特点是公开、公正、公平和择优，对于采供双方而言，增加了透明度，客观上也杜绝了腐败现象，真正体现了市场竞争优胜劣汰的原则，从而达到保证物料采购质量，降低产品总成本，提高经济效益的目的。财务部门负责监督与控制招标采购中的物资的价格，招标采购方式的关键点在于以下几方面：
1.评考指标体系设置的科学、合理与否，在很大程度上将直接影响到招标采购活动的顺利进行。因此，凭靠指标体系的确定，不能仅仅局限于投标者的资格条件、经验、规模、服务和财务能力等，还应注重对投标者在价格优惠比率、毛利率水平、经济实力与履约能力、质量、服务承诺及保证措施等几方面进行评价。
2.评标考核指标体系中各个指标权重的确定，对评标具有牵一发而动全身的作用。某一指标的高低势必会影响另一指标权重的分量，从而将直接影响其在总分中的份额乃至评标的公正合理程度。因此，作为采购商，应根据所采购物料的性质、价格、数量等因素，各指标体系中给予一定的权重。
九、采购流程控制和运作管理
采购部门应该严格管理合格供应商资源，包括签署的合同、认证资料、资质证明等等。同时运用现有ERP/MRP系统，必须通过系统而不能是手工发给合格的供应商。这是基本的采购内部控制的要求，供应商认证过程和结果必须清晰可掌控。采购引入先进的生产和采购系统管理软件，最具代表性的就是SAP软件。SAP实现了企业内以及供应商之间采购和购置流程的自动化，提高了对供应链的洞察力，并且使客户能够全面地了解费用支出情况。财务部门应借助于计算机信息系统，对产品的材料消耗成本按材料类别、消耗量、单价及其变化趋势、利用率等进行系统分析。采购在对材料采购进行汇总分析时，对一些采购异常现象应该给出财务预警。财务主动参与采购管理，可以促进企业价值增值或企业价值最大化。
随着市场经济的发展，采购成本降低不能拘泥于传统的管理模式及采购方法。企业一方面要改变传统的采购流程，利用电子化协同流程、准时采购流程等先进的方法，有效控制采购成本的上涨。另一方面更要发挥好财务管理的作用，通过采用科学有效的财务管理方法，合理安排购进物资及适量调整库存，从而最大化的降低采购成本。
综上所述，采购是企业经济活动的重要组成部分，也是企业有效降低经营成本的一个关键途径。我们要追求采购过程的经济效益最大化，就要从财务管理的角度不断降低采购成本，以最小的成本去获取最大的效益，而要做到这一点，关键是要更新采购观念，通过采用先进的采购技术和科学的财务管理方法，努力追求采购的科学化、高效化，最终实现企业经济效益的最大化。
财务部门在采购降本中举足轻重（下）
五、建立供给商档案和准入制度
对企业的正式供给商要建立档案，供给商档案除有编号、具体联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供给商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供给商中进行，供给商档案应定期或不定期地更新，并由专人管理。同时要建立供给商准入制度。重点材料的供给商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供给商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的新问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供给商。
财务管理应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围。审批人只能根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限，超越审批权限的财务部门在审核后一律不予付款。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务，超过批准意见的采购业务，财务一律不许入库、报账、付款。对于供应商的信用风险，应该通过供货历史数据进行信用评估；对于初次接触的供货商，应该进行资信调查。对于大型采购在签订合同后，需要提前支付预付款的，财务应该要求其出具银行保证或得到企业认可的信用担保，否则不予付款。
六、建立价格档案和价格评价体系
企业财务和采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先和归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无非凡原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出具体的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供给价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。
七、建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩
财务部对所重点监控的材料，应根据市场变化和产品标准成本，定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。标准采购价格亦可和价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩办法，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其惩罚的办法。
八、采取招标采购的方式
由于招标采购的最大特点是公开、公正、公平和择优，对于采供双方而言，增加了透明度，客观上也杜绝了腐败现象，真正体现了市场竞争优胜劣汰的原则，从而达到保证物料采购质量，降低产品总成本，提高经济效益的目的。财务部门负责监督与控制招标采购中的物资的价格，招标采购方式的关键点在于以下几方面：
1.评考指标体系设置的科学、合理与否，在很大程度上将直接影响到招标采购活动的顺利进行。因此，凭靠指标体系的确定，不能仅仅局限于投标者的资格条件、经验、规模、服务和财务能力等，还应注重对投标者在价格优惠比率、毛利率水平、经济实力与履约能力、质量、服务承诺及保证措施等几方面进行评价。
2.评标考核指标体系中各个指标权重的确定，对评标具有牵一发而动全身的作用。某一指标的高低势必会影响另一指标权重的分量，从而将直接影响其在总分中的份额乃至评标的公正合理程度。因此，作为采购商，应根据所采购物料的性质、价格、数量等因素，各指标体系中给予一定的权重。
九、采购流程控制和运作管理
采购部门应该严格管理合格供应商资源，包括签署的合同、认证资料、资质证明等等。同时运用现有ERP/MRP系统，必须通过系统而不能是手工发给合格的供应商。这是基本的采购内部控制的要求，供应商认证过程和结果必须清晰可掌控。采购引入先进的生产和采购系统管理软件，最具代表性的就是SAP软件。SAP实现了企业内以及供应商之间采购和购置流程的自动化，提高了对供应链的洞察力，并且使客户能够全面地了解费用支出情况。财务部门应借助于计算机信息系统，对产品的材料消耗成本按材料类别、消耗量、单价及其变化趋势、利用率等进行系统分析。采购在对材料采购进行汇总分析时，对一些采购异常现象应该给出财务预警。财务主动参与采购管理，可以促进企业价值增值或企业价值最大化。
随着市场经济的发展，采购成本降低不能拘泥于传统的管理模式及采购方法。企业一方面要改变传统的采购流程，利用电子化协同流程、准时采购流程等先进的方法，有效控制采购成本的上涨。另一方面更要发挥好财务管理的作用，通过采用科学有效的财务管理方法，合理安排购进物资及适量调整库存，从而最大化的降低采购成本。
综上所述，采购是企业经济活动的重要组成部分，也是企业有效降低经营成本的一个关键途径。我们要追求采购过程的经济效益最大化，就要从财务管理的角度不断降低采购成本，以最小的成本去获取最大的效益，而要做到这一点，关键是要更新采购观念，通过采用先进的采购技术和科学的财务管理方法，努力追求采购的科学化、高效化，最终实现企业经济效益的最大化。