在项目和专业服务管理中，失败有时难以避免。沟通不足和需求定义不明确被认为是造成失败的最大原因，这意味着项目可见性和信息流动至关重要。
 
什么是项目可见性？
 
项目可见性是组织项目相关信息的方式，以便所有团队成员、项目经理和项目利益相关者都能获得全面的概览。
 
真正的项目可见性确保参与项目的所有关键人员都能看到项目的进展情况，了解谁在做什么，并随时重新审视项目目标和范围。
 
举例来说：
客户可查看项目范围和交付成果，并跟踪里程碑
管理人员可在跟踪项目进度的同时发现项目风险或预算和范围变更
团队成员可以看到他们需要完成的工作以及他们的截止日期

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为什么项目可见性难以实现？
 
影响项目可见性的“罪魁祸首”包括：缺乏文档、集成的工作流程以及大量的组织孤岛。这些因素如何限制了项目可见性？一起来看看吧：
 
1. 组织孤岛
 
团队之间缺乏沟通和联系通常会阻碍信息的自由流动，而这正是提高项目可见性所需要的。
 
当项目信息被锁定在特定的团队中，例如，资源团队掌握着项目资源的信息，而专门的项目经理则掌握着项目范围和时间表的信息。除了最初的合作之外，项目团队几乎无法了解哪些资源已经到期，哪些资源已经关闭，或者哪些资源无法用于实现某个项目里程碑，从而导致项目可见性差。
 
2. 缺乏集成工具
 
不同的团队使用不同的工具，将信息封锁在不同的软件中。同样，由于信息处于 "孤岛 "状态，实现项目可见性成为一项挑战。
 
例如，当资源团队和项目团队使用不同的软件或未集成的软件时，每个团队都会阻止其他团队访问与项目相关的信息。
 
事实上，获取与项目相关的信息需要花费数小时甚至数天的时间，更不用说不必要的电子邮件往来了。
 
但是，如果各团队使用集成的工作流程或一体化的项目管理软件，将数据集中到一个共同的中心，使所有团队都能访问项目信息，就不会出现这种情况。
 
3. 项目规划不完善
 
当项目启动时没有对其目标、范围、时间表、里程碑和资源进行全面规划，想要获得项目可见性几乎是不可能的。
 
如果对项目目标和范围定义不清，就会影响资源的优化配置。同时，由于各方对 "什么 "和 "何时 "的定义不明确，也会造成混乱。
 
4. 缺乏文档
 
将项目细节锁定在电子邮件中，或者将项目章程和需求记在脑子里，对于提供项目可见性几乎没有帮助。
 
当然，与利益相关者就项目目标和范围达成的共识对于项目的成功不可或缺。但是，你需要记录这些信息，以便所有项目相关人员都能获取。记录这些信息还可以改善团队协作，并防止与书面同意范围的客户产生任何混淆。
 
如何使你的项目可见性更上一层楼
 
既然知道是什么阻碍了项目可见性的实现，那么该如何纠正这些“罪魁祸首”，提高项目数据的可访问性？以下有一些提示：
 
1. 创建简化的工作流程
 
项目工作流程设定了期望值，并明确谁负责什么、什么时候工作以及谁将项目带入下一阶段。
 
不仅如此，通过让你的团队达成共识，每个人都能学会如何以最佳方式完成工作，从而最大限度地减少重复工作和资源浪费。
 
要为类似项目创建工作流程，请搜索你的项目数据分析，查看过去和正在运行的项目数据。接着，列出你和团队完成项目的步骤，并将此步骤分解作为基本项目的工作流程框架。
 
当有新项目时，打开此基本工作流程框架，针对具体项目进行个性化设置。然后，在工作流程的每个步骤下添加各个团队成员的职责。同时，为每个项目阶段添加时间表，并为团队成员负责的工作分配截止日期。
 
2. 使用正确的工具
 
正确的工具在提高项目可见性方面很有成效。
 
一个强大的项目管理软件（如8Manage PM）可以通过以下方式提供可见性：
分解项目任务
为每个项目阶段创建质量控制清单
绘制项目时间表和里程碑并使其可视化
将工作分配给不同的项目团队成员，并规定截止日期
在一个地方提供所有项目信息，如目标、范围等
 
同样，资源管理软件通过以下方式提供项目可见性：
提供资源清单，显示员工的技能，告诉你谁最适合该项目
告诉你项目团队成员何时休假，避免项目延误
 
高层次的项目可见性来自于对工具的整合，这样不同的团队就可以从另一个团队获取他们所需的数据，从而规划并成功执行项目。
 
3. 为所有项目数据创建单一真实来源
 
集成你的工具或使用一款软件进行项目和资源管理，有助于打破团队之间的壁垒。随着孤岛的消失，信息可以自由流动，从而提高项目的可见性。
 
同样重要的是，团队将所有文档托管在一个地方。这使得信息易于访问和浏览。
 
8Manage PM 项目管理软件为你提供项目动态计划，始终保持最新的单一事实来源的数据。该软件可让你在一个地方同时管理任务、项目、资源和文档，帮助你实现项目可见性。
在一个平台上查看所有项目
自动化项目状态报告
跟踪所有即将到来的项目里程碑和阶段
管理项目预算并查看是否超出计划基准
实时查看资源可用性，避免冲突与超载
知识与文档管理，支持全文检索
 
先进的8Manage PM 能够实时监控项目的每个细节，为你的项目提供了实时信息追踪、轻松的资源分配以及清晰的视觉效果，确保项目所有人都在同一页面上。