采购流程中的紧迫问题在所有企业中都很常见，大多数是企业完全忽视采购流程的结果。 
 
在最好的情况下，他们只实施了次要的、不连贯的改进。无论哪种方式，用电子采购软件取代过时的采购工具可以减少其大部分的低效率。
 
1. 不一致的采购方法
 
企业越大，人工流程就越容易在采购过程中产生重大差异。一些部门会与供应商有独特的关系，或遵循自己的政策。这可能导致他们错过利用全公司范围的订单来获得折扣和更好的供应商关系。
 
电子采购使流程保持一致，它描绘了企业中采购到付款流程的全貌，企业可以利用其订单的规模和频率来获得折扣和快速交付。
 
2. 无法将发票与采购订单匹配
 
无法将发票与采购订单相匹配可能会导致许多问题，包括重复付款、罚款和错失折扣机会。随着时间的推移，这些差异会拖累你的业务，损害你在供应商那里的声誉。供应商也可以操纵价格，在没有明确的系统的情况下，你可能会支付比最初商定价格的更高费用。
 
电子采购允许你快速地将发票与采购订单相匹配，使你很容易检查订单是否在你的价格承受范围内。如果收到的货物或服务与发票不一致，可以拒绝付款。手动操作很耗时，电子采购使这一过程自动化，以达到最佳效果。

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3. 申购和审批程序过于复杂化
 
过时的采购系统往往有过于复杂的申购和审批程序。这些流程从申请到批准可能需要几天、几周甚至更长时间。
 
有了电子采购，你可以将大部分的申请和审批过程自动化。你可以建立自动参数，而不是手动填写、审查和提交表格，然后等待批准。只要申购单符合这些参数，它就会被自动批准。否则，它会被标记出来进行详细检查。
 
4. 手动加入新的供应商
 
加入新的供应商可能很复杂。如果没有一个简化的采购流程，企业就没有办法比较供应商的表现或成本。更重要的是，没有办法评估风险或他们如何适应你的供应链。
 
通过电子采购软件建立一个清晰的入职流程，你可以汇编供应商的详细资料，评估风险，并将其与竞争对手进行比较。你还可以通过建立要求和期望来建立持久的供应商关系。
 
5. 按部门分散采购
 
目前的采购流程往往在孤立的系统中运作。因此，C级管理人员很难看到任何数据点的一致性。当然，他们可以看到整体的支出，但要评估采购的战略性或必要性是很困难的。
 
电子采购将一个零散的系统组合在一起，使人们能够更好地了解采购过程。有了更多的透明度，高管们可以对成本和浪费有更多的了解。通过减少两者，企业可以提高他们的底线。更重要的是，他们可以保持竞争力，因为他们可以腾出资源，用于其他领域。
 
6. 人工输入采购数据
 
如果你有多个移动部件并且由人手动完成任务，就会有更大的出错机会。纸质发票在这两方面都存在很多问题。此外，它们使你难以自动检查错误。
 
电子采购以电子方式存储信息，消除了数据输入错误的风险，加快了发票的处理时间。它也很容易检查错误，无需运行报告或手动整理数据。
 
7. 允许异常支出
 
当员工在采购时有意或无意地忽略了公司政策，异常支出就会发生。结果，企业错过了从经过审查和首选的供应商处可获得的折扣和其他好处。
 
异常支出是由于缺乏监督而发生的。电子采购增加了透明度，这意味着在采购过程中存在更多的责任。有了数字记录，你可以很容易地跟踪支出，看到哪里存在由异常支出造成的机会错失。如果员工违反公司政策，他们可以被追究责任。
 
8. 纸质发票
 
由于成本问题，纸质发票是一个主要的痛点。除了比电子发票贵得多外，纸质发票的数字并不一致。
 
电子采购使发票处理自动化，减少了时间，也降低了总体成本，节约纸张。
 
9. 没有将采购整合到你的流程中
 
从发票到付款处理，采购过程有多个移动系统。较大的企业有更多的步骤和流程，而且通常有更多的筒仓，这只会创造更复杂的系统。
 
使用电子采购可以使你连接这些流程，优化更多的业务工作流程。集成还可以加快处理速度，减少错误的发生。员工不再需要在多个平台上手动移动数据，使他们可以腾出手来做其他工作。

减少企业采购流程的痛点

随着业务不断发展，你的采购流程将变得更具战略意义且更有价值。但是，如果你不小心，它可能会成为阻碍业务增长的昂贵费用。成功的关键是通过连接每个采购关键流程并制定标准来统一整个企业的采购方式。

端到端的电子采购管理软件8Manage SRM可以帮助企业将采购从一个手动的、零散的、耗时的过程转变为一个综合的、高效的功能，为企业带来真正的价值。
 
1-随时随地跟踪：通过 360 度可见性和基于角色的访问控制来跟踪从采购到付款流程的任何方面。
 
2-主动支出分析：使用8Manage SRM可定制的、视觉丰富的报告，根据支出类别捕获数据并将数据分组。
 
3-实时协作：8Manage SRM 为供应商提供一个自助服务门户，使他们能够直接在系统内交流疑虑并进行查询。
 
4-精确的三向匹配：8Manage SRM通过自动三向匹配来控制暗采购，该匹配将发票与采购订单和 GRN 进行比较以确保一致性。
 
从基于纸质的采购流程转向电子采购管理软件可以为你的企业带来许多增值收益，简化端到端采购流程，并消除劳动密集型和繁重的管理流程。通过利用8Manage SRM避免常见的采购陷阱，将使你的企业走上一条随着你的成长而发展壮大的道路。