意外延误是项目管理中最常见的问题之一。对于项目经理来说 ，了解项目延误在管理项目时是如何逐渐增加的至关重要 。只有这样，他们才能阻止延误的发生或在延误不经意间发生时进行处理。
 
以下是一些最常见的延误原因：
项目范围的变化
资源变得不可用
项目时间表未正确规划
项目目标和可交付成果在项目限制范围内不切实际
外部供应商不按时交货
项目利益相关者之间的沟通无效
不可预测的外部变化，如灾难

项目延误的影响
 
既然有这么多企业和项目经理遇到项目延误，那也没什么大不了的，对吧？错了！
 
最明显的，延误会增加项目成本。延误的每一天都是为预算中没有考虑到的人员和其他资源付出的另一天。毕竟，时间就是金钱，还有其他成本需要考虑。
 
如果你的项目延误，可能会占用其他地方需要的资源，从而导致其他项目的延误。当连锁效应堆积，整个项目就会崩溃并导致项目失败。
 
避免项目延误的六种方法
 
虽然无法阻止每一次延误，但你可以采取措施使你的项目保持在正轨上，并减轻延误造成的损害。
 
1. 为你的项目设定切合实际的目标
 
设定切合实际的目标可能是决定能否按时完成项目的最大因素。
 
承诺不足和交付过多比承诺过多和交付不足要好得多。好的目标是现实的、明确的和可衡量的。   
 
现实—— 能否在分配给我们的可用时间和资源下实现这个目标？
明确—— 是否确切知道对我们的要求是什么？大家明白了吗？
可衡量的—— 是否有可以用来判断每个目标的量化指标？
 
2.召开团队会议
 
在项目开始时，召集项目团队来传达项目的愿景。确保每个人都了解他们的角色以及整个项目的目的。突出显示你在项目计划中设置的关键项目里程碑，并解释成功的基准。   
 
花一些时间讨论项目的目标，并在必要时阐明如何衡量这些目标。
 
3.收集合适的资源
 
收集合适资源的重要性怎么强调都不为过。说到财务资源，几乎可以肯定你的预算是有限的；评估预算金额是否能真正覆盖项目成本，然后在一开始就做出调整或争取额外资金。
 
你最重要的资源是在项目中与你一起工作的人员。评估团队的组成，看你是否有足够的人来按时完成项目，以及是否所有这些人都具备必要的项目管理技能。
 
4. 仔细安排
 
项目进度表不仅仅是一个时间表。这是一份综合文档，详细说明了项目时间表和完成每项任务所需的组织资源。 
 
要创建项目进度表，请将项目划分为：
个人任务和活动，
项目的各个阶段，
确定项目依赖关系，
对活动进行排序，以及
估计每项任务所需的资源和持续时间
 
项目调度需要明确资源可用性和时间表。像8Manage PM这样的项目管理软件可以帮助提供这种清晰度。在8Manage PM的帮助下，团队每个成员都可以随时获得实时进度。
 
5. 跟踪和衡量进展
 
设定良好的目标很重要，但如果你不收集数据来跟踪和衡量项目实现这些目标的进度，从而提高项目的透明度，那将毫无用处。   
 
你必须拥有跟踪任务完成情况、质量和预算的系统，定期查看你的团队是否达到目标。
 
6. 预测
 
项目管理中的预测包括评估项目在给定时间点的当前状态，并根据可用数据进行推断以预测项目结束时的结果。
 
预测将项目风险考虑在内，可以根据时间、成本、质量或这些因素的组合进行预测。如果预测表明你偏离了目标，借此机会在项目延误之前纠正路线。 
 
如果发现为时已晚而无法避免延误，你可以采取一些措施来减轻延误的严重性。
 
使用项目管理工具和技术
 
合适的项目管理工具可以帮助避免项目延迟。在先进的项目管理软件8Manage PM的帮助下，通过规划和监控项目进度、分配和管理任务、监控和管理项目成本、实时沟通和协作以及风险管理，团队可以更好地管理项目，确保项目按照计划进行。
 
8Manage PM项目管理软件将帮助你：
 
在开始时详细计划你的项目，
将任务分配给团队成员，
进行无缝和实时的沟通，
主动保持更新，及时上报异常，
了解每个人的工作量。
 
凭着8Manage PM系统的数据管理真实性及完整性，以及责任跟踪能力，通过实现有效的任务和资源管理、沟通、风险管理和报告，能够在避免项目延误方面发挥关键作用。因此，选择适合团队需求的项目管理软件，并充分利用其功能，将有助于降低风险并避免项目延误。