一般而言，沟通的过程是由信息发送者发出信息，经过一定的沟通渠道，传达给信息接收者，信息接收者在对接收的信息做出理解后再把接收的信息反馈给发送者。其中涉及如下九种要素，即发送者、信息、编码、渠道、译码、接收者、背景、噪音和反馈。

2．信息。如果说发送者和接收者是沟通活动中的主体，那么信息就是沟通传递的客体。接收者并不能领悟发送者内心的思想和观点，他只有通过接收发送者传递的信息来理解对方真正的意图。经过编码而进人沟通渠道的有用信息，往往受编码的选择与处理程序的影响。

3．编码。编码是发送者将思想、观念、想法、情感等信息内容符号化，编成一定的语言或非语言性的符号。当沟通者在清楚地知道自己要传递的信息后，第一步是把这些概念转变成适当的传递符号，例如：言语、文字、图片、模型、身体姿势、表情动作等，编码的水平要受信息发送者沟通技巧、态度、知识、信念、价值观与文化背景的影响。

编码是信息交流和人际沟通及交往极其关键的一环。若此环出现脱节的话，那么整个信息交流过程则会变得混乱不堪。毫无疑问，信息发送者所拥有的语言水平、表达能力和知识结构，对把所要发送的思想、观点、感情等进行编码的能力，起着至关重要的作用。

4．渠道。亦称通道或媒介，是指由发送者选择的，借以传递信息的工具或手段。不同的信息内容要求有不同的渠道，一般信息的渠道有口头和书面两种。有时根据需要，可以采用两种或两种以上的传递渠道。在各种方式的沟通中，最佳的渠道方式是面对面的原始沟通方式。因为面对面的沟通，除了传递词语本身的信息外，还可沟通双方的整体心理状态，发生情绪上的相互感染。

5．译码。译码与编码恰恰相反，是接收者在接收到信息后，将符号化的信息还原为思想，并理解其意义。信息接收者接收信息前，必须将编码的信息解译到能够了解的程度。如同信息发送者编码时受到其技巧、态度、知识、信念、价值观与文化背景的影响，信息接收者译码时也会受到这些因素的影响。

6．接收者。接收者是对发送者传递的信息进行解码并加以理解的人，他（她）是指接受信息的主体，也是信息到达的终端，与发送者相辅相成，相互制约。

7．背景。沟通总是在一定的背景下发生的，任何形式的沟通，都要受到各种环境因素的影响，背景可以从以下四个方面描述。一是心理背景，是指沟通双方的情绪和态度，如沟通者的心情、情绪。假设处于兴奋激动的状态和处于悲伤焦虑的状态时，这两种状态下的沟通意愿、沟通行为是完全不一样的。如果把背景搞错了，编码和译码将会受到很大的干扰。沟通双方对对方的态度也是重要的背景之一，如果是彼此敌视或关系冷漠，沟通也会出现偏差，双方可能都比较难以理解对方的思想。二是物理背景，是指沟通的场所，特定的物理背景往往造成特定的沟通氛围。三是社会背景，是指沟通双方的社会角色关系。不同的社会角色有着不同的沟通模式，人人都有特定的沟通方式，只有符合个体的沟通方式，才能有效沟通。社会背景还包括沟通情境中对沟通发生的影响但不直接参与沟通的其他人。四是文化背景，沟通者长期的文化积淀，也就是沟通者较稳定的价值取向、思维模式、心理结构的总和。是我们精神的核心，是思考、行动的内在依据。只有充分了解沟通双方的背景，才有可能完全准确的理解信息。

8．噪音。这里的“噪音”指的是信息传递过程中的干扰因素。在沟通过程中，沟通的每一要素出现的“噪音”干扰现象会影响信息的传送。发送者和接收者由于情绪好坏、理解差异、价值观、认知水平、地位不同等形成的沟通距离，以及编码和译码时采用的信息符号差异等都会影响沟通过程。

在个人之间的信息交流过程中，沟通要素产生的噪音会干扰信息的正常交流。主要噪音来源为：

(1)情绪状态于环境情景对正确发送或接收信息形成的障碍；

(2)双方个性特点如气质、性格、能力等会影响沟通顺利进行；

(3)价值标准与认知水平的不同导致无法理解双方的真正意思；

(4)地位级别所造成的心理落差和沟通距离；

(5)编码和解码时采用的信息符合系统的差异；

(6)信息通道本身的物理性问题。

总之，噪音作为一种干扰源，无论产生于交流过程中的哪一层次、哪一环节；无论有意或无意为之，其本身也是一种信息。只不过这种信息通常增加信息编码和解码中的不确定性，导致信号传送和接收时的模糊与失真，并将进一步干扰个人之间的信息交流。一般可以借助于重复传递信息或增加信息的强度（如提高音量）来克服。

9．反馈。反馈是指接收者把信息返回给发送者，并对信息是否被理解进行核实。是沟通过程的最后一环。如果接收者能充分译码，并使信息正确融人信息交流过程中的话，则会产生反馈。反馈使得传送者可以发现信息是否被接收。通过反馈，个人之间的信息交流变成一种双向或多向的动态过程。